Mange idrettslag og foreninger benytter seg av flere systemer for å håndtere medlemmer og drifte organisasjonen, noe som fort skaper utfordringer, feil og unødvendig tidsbruk. Heldigvis finnes det en løsning som gir en mer effektiv og enklere hverdag for alle i klubben.
Ofte brukes ulike systemer for alt fra medlemsregistrering, påmelding, dugnader, adgangskontroll og bookinger. Dette fører fort til mye tidkrevende manuelt arbeid for administrasjonen. Rubic, en alt-i-ett plattform for idrettslag og foreninger, tilbyr en løsning som kan effektivisere og forenkle driften av klubben. Der en app gjør at alle involverte, fra administrasjon og ledere til medlemmer og frivillige, har den samme oppdaterte informasjonen tilgjengelig i lomma.
Unngå feil i medlemslister og annen administrasjon
Flere forskjellige system, ofte også med manuelle endringer på ett sted av gangen, gjør at raske endringer av tider, personopplysninger og lignende ikke oppdateres alle steder samtidig. Dette fører fort til feil og unødvendig tidsbruk i alle ledd – fra at arrangementet er flyttet, og medlemmer ikke får det med seg, til at et medlem har byttet adresse og ikke får fakturaen sin. Ved å samle alt under «ett tak», der alle er oppdatert i sanntid, kan man unngå slike feil og sikre en mer effektiv administrasjon.
Spar tid og ressurser på administrativt arbeid
Med ett system som håndterer alt, kan man spare tid og ressurser på administrativt arbeid og skape effektivitet i alle ledd. Rubic medlemssystem håndterer alt fra medlemslister og påmeldinger til dugnader, booking og adgangskontroll – både akkrediteringer og digital opplåsning av bygg og rom. Dette bidrar til en langt mer effektiv og enklere hverdag for alle i klubben.
Les også «Bedre økonomisk flyt og mer involvering med årshjul»
Økt inntjening
Ved å bruke ett system for økonomistyring og medlemsadministrasjon kan man få bedre oversikt over økonomien. Alt fra medlemskontingenter til dugnadsinntekter kan følges opp i ett system, noe som gjør det enklere å ha kontroll og sørge for god økonomistyring.
Effektiv medlemsadministrasjon kan føre til økt inntjening. Ved å ha oversikt over medlemsmassen og tilby relevant informasjon og aktiviteter kan man tiltrekke seg flere medlemmer. I tillegg kan et effektivt påmeldingssystem gjøre det enklere å selge billetter til arrangementer og øke inntektene derfra.
Bedre oversikt for alle
En annen fordel med å bruke Rubic-appen er at den gir et bedre overblikk over klubbens medlemmer og aktiviteter. Appen gir tilgang til rapporter og analyser som gjør det enkelt å måle suksess og forbedre arbeidsprosessene. Dette gir klubbens ledelse muligheten til å ta mer informerte beslutninger basert på data, og dermed forbedre klubbens effektivitet.
Ta et titt på «Rubic Connect – et kraftig organiseringsverktøy for ALLE»
Bedre medlemsopplevelse
Når alle bruker samme system, blir det enklere å samhandle mellom ledere og medlemmer, støtteapparat og frivillige. Man kan dele informasjon og data på en enklere og mer effektiv måte, og dette kan bidra til bedre samarbeid og bedre resultater. Med all info i en app vil hver og en fange opp øyeblikkelig om det er noe som endrer seg, om det er et tidspunkt som er endret, informasjon om hvor du kan melde deg på aktiviteter, konkurranser eller betale kontingent, for å nevne noe.
Medlemmer kan registrere seg, betale og administrere sin egen informasjon uten at klubbens ansatte trenger å involvere seg i prosessen. Dette betyr at ansatte kan bruke mer tid på å organisere aktiviteter og arrangementer som gir verdi for medlemmene.
At appen også fungerer som et sosialt medie gjør at man kan føre en dialog, poste bilder og stille spørsmål. Dette er en fin måte å skape tettere bånd og god kommunikasjon, noe som igjen kan bidra til å øke engasjementet og tilhørigheten til klubben.
Mindre tidkrevende og mer effektiv dugnadsarbeid
Dugnadsarbeid er en viktig del av driften av et idrettslag eller en forening, men det kan være en tidkrevende og komplisert prosess. Med Rubic kan du enkelt administrere dugnadsarbeidet, inkludert påmelding og koordinering av arbeidsoppgaver, og du kan enkelt kommunisere med dugnadsarbeidere for å sikre at alt går som planlagt.
Les mer om Rubic sin frivillighetsløsning.
Sammen i ett system
For å få trenere og støtteapparat til å bruke samme løsning som alle andre i klubben, er gode og effektive løsninger avgjørende. Det kan være en utfordring, spesielt hvis det krever en endring i eksisterende arbeidsprosesser. Men med riktig motivasjon og informasjon kan det være enklere enn du tror. En app som henter alltid oppdaterte data fra medlemssystemet kan være en god og effektiv løsning som vil bli brukt av alle ledd i klubben. Motivasjonen ligger i at den enkelte raskt ser hvor mye mindre tid de trenger å bruke på å administrere alt, og at all informasjon alltid er tilgjengelig i lomma. Et brukervennlig system som er intuitivt og god opplæring fører til at alle får den informasjonen som er nødvendig for å forstå systemet.
Ved å bruke ett system effektivt i alle ledd, kan du effektivisere driften og gjøre det enklere for både administrasjonen og medlemmene.
Dette kan bidra til en bedre opplevelse for alle, og gjøre det lettere å fokusere på det som virkelig betyr noe – mer tid til aktivitet!
Trenger din forening et nytt medlemssystem? Book et møte med en av våre produkt eksperter i dag.
