Når Norges Studentidrettsforbund samler opp mot 2500 studenter til Studentlekene, stilles det høye krav til struktur, fleksibilitet og gjennomføring. Med opptil 25 idretter – fra rumpeldunk til EM-kvalifiseringer – er dette blant de mest komplekse idrettsarrangementene i Norge.
For å møte denne kompleksiteten valgte de å samarbeide med Rubic. Resultatet ble utviklingen av Rubic Event med avansert lagspåmelding, kombinert med digital akkreditering i app.
– Studentlekene er et komplekst arrangement med mange idretter som foregår samtidig. Det krever løsninger som skiller seg fra det man ser i tradisjonelle særforbund, forteller Birte Sunde Leirvåg i Norges Studentidrettsforbund.
Prøv gratis i 30 dager – ingen kredittkort, ingen binding.
Behovet for en mer robust løsning
I over ti år har Studentidrettsforbundet brukt et egenutviklet system for påmelding. Etter hvert som arrangementene vokste, ble behovet for en mer robust og skalerbar løsning tydelig.
– Vi har hatt en løsning som har fungert lenge, men så behovet for en mer bærekraftig og fremtidsrettet løsning.
Valget falt på Rubic – og et samarbeid med høyt tempo fra start.
Et tett samarbeid med høy fremdrift
Samarbeidet mellom Rubic og Studentidrettsforbundet har vært tett og operativt, med fokus på fremdrift og leveranse.
– Hos Rubic opplevde vi å bli hørt og forstått. Gjennom jevnlige statusmøter, tydelige prioriteringer og rask oppfølging, sikret vi god fremdrift frem mot de første Studentlekene med Rubic Event.
Kort vei til beslutninger og løpende utvikling har vært avgjørende for å lykkes.
Lagspåmelding som håndterer kompleksiteten
En av de viktigste delene av løsningen har vært å håndtere lagspåmelding på tvers av mange idretter, med ulike regler og krav.
– Lagspåmelding har fungert godt, spesielt i de tradisjonelle ballidrettene.
For Studentidrettsforbundet er dette kritisk funksjonalitet:
– Vi har blant annet krav til maks antall ikke-studenter per lag, som varierer fra idrett til idrett. At dette fungerer i Rubic Event er avgjørende for oss.
Samtidig fortsetter utviklingen i tett samarbeid:
– Vi jobber videre med å forbedre løsninger, blant annet knyttet til lagledere.
Digital akkreditering gir full kontroll
Under Studentlekene ble også Rubic Akkreditering tatt i bruk. Deltakerne fikk digitale akkrediteringskort direkte i appen – inkludert tilgang til arrangementer og produkter de hadde kjøpt.
Dette ga tydelige gevinster for arrangøren:
– Fra arrangørs ståsted frigjør digitale akkrediteringskort ekstremt mye tid.
-I tillegg bidrar digitale akkrediteringskort til å gjøre arrangementene mer bærekraftige ved å redusere behovet for fysiske bånd og materiell.
Tidligere har de brukt fysiske løsninger som festivalbånd og nøkkelbånd – noe som er krevende å administrere over flere dager.
Med digital løsning fikk de:
– Rask og effektiv adgangskontroll
– Full oversikt over deltakere og tilganger
– Fleksibilitet til å justere tilganger underveis
– Det fungerte veldig godt å legge inn bankett og åpningsseremoni som produkter. Vi kunne enkelt legge til eller fjerne tilganger ved behov.
Gode tilbakemeldinger fra deltakern
Tilbakemeldingene etter Studentlekene i Tromsø er gjennomgående gode, med en score på 4,04 av 5,00 på påmeldingssystemet.
– Laglederne setter stor pris på å til enhver tid ha oversikt over laget sitt.
Samtidig har de fått nyttig innsikt
– I idretter hvor man melder seg på flere grener, oppleves løsningen noe mer kompleks. Dette tar vi med oss videre.
Et samarbeid som skaper verdi
For Studentidrettsforbundet er det ikke bare løsningen som er viktig – men hvordan den er utviklet.
– Den største fordelen er hvor tett vi jobber med Rubic. Det er kort vei til beslutninger og lite byråkrati.
Neste steg er å ta løsningen enda videre:
– Til neste Studentleker vil vi bruke appen mer aktivt til informasjonsflyt og oppdateringer underveis.
Samarbeidet viser hvordan tett dialog mellom arrangør og teknologipartner kan skape løsninger som faktisk fungerer i praksis – og legger et solid grunnlag for videre utvikling.