I oktober 2022 tok Norsk Tempoklubb det store steget fra et gammelt og ikke veldig velfungerende medlemssystem til Rubic. Som en forening basert på frivillighet og dugnad, var det avgjørende å finne en løsning som kunne forenkle og effektivisere administrasjonen.
Norsk Tempoklubb, Norges største veteranklubb med over 5.300 medlemmer, ble stiftet i 1990 av Reidar Kjelløkken og Hans Tore Bråten. Målet var å samle alle nordmenn med interesse for norskproduserte totaktsmopeder og -motorsykler, med hovedvekt på Jonas Øglænds produkter. Bråten sitter i dag som formann, med Terje Flåt som nestformann. Vi har tatt en liten prat med dem om deres overgang til Rubic medlemssystem.
Utfordringer med det gamle systemet
Tidligere brukte Norsk Tempoklubb et medlemssystem som ikke lenger kunne håndtere klubbens voksende behov. Systemet var ikke brukervennlig, og det var utfordrende å tilpasse kontingenter og betalingsalternativer. Klubben bestemte seg derfor for å finne en ny løsning som kunne effektivisere administrasjonen og forbedre medlemsopplevelsen.
- Vi har egentlig alltid ligget i forkant, rent teknologisk. Formannen og jeg har jobbet med data hele livet. Men det som er lett og enkelt for oss, er ikke alltid det for en del av medlemmene våre – noen av dem eier ikke en gang en pc. For noen år siden innførte vi et system – en plugin til WordPress – men denne hadde en del svakheter. Du kunne kun betale med kort, og den satte kontingenten kunne ikke endres. Dette ble utslagsgivende for at vi begynte å se oss om etter et nytt system, forklarer Flåt.
Valget av Rubic medlemssystem
Etter en grundig evaluering valgte Norsk Tempoklubb Rubic medlemssystem som deres foretrukne plattform.
- Vi har ganske avanserte krav til et system, blant annet med behov for tilgangskontroll kun for medlemmer. Har du ikke betalt medlemskontingenten er det mye nyttig info på blant annet nettsidene våre som du ikke får tilgang til. Å innføre det ga oss mange nye medlemmer, fortsetter Bråten og blir supplert av Flåt;
- Vi var spent på om Rubic kunne takle dette. Det ble en del møter for å sikre at dette kunne løses, og at begge parter forsto hverandre, før vi så inngikk en avtale med fastpris.
Les også artikklen om:» Spesialtilpasset standardløsning holder orden på hytter og venteliste».
Implementering og brukervennlighet
Overgangen til et nytt system kan være utfordrende for både administrasjon og brukere.
- Det tok litt tid å komme i gang, det ble en liten lærekurve for oss som administrerer systemet. Vi har jo vært vant til hvordan det forrige fungerte, med sine feil og mangler.
- Noen utfordringer har det vært, de fleste allerede løst, men det vi merker mest, er at det er langt færre henvendelser om problemer fra våre medlemmer sammenlignet med det forrige. Ikke minst fordi de nå kan betale med vipps.
Med en variert gruppe medlemmer er det fremdeles noen som ønsker å betale kontingent med giro, og det får de selvfølgelig. Akkurat denne jobben må gjøres manuelt.
- Heldigvis er det enkelt å få det inn i systemet igjen. Vi har også periodisk kontingent, som gjør at kontingenten løper fra den måneden du starter opp medlemskapet. Dette måtte også systemet ta høyde for. Og, ikke minst, adgangskontrollen. Vi hadde litt oppstartsproblemer med dette, som nok gikk litt på dårlig kommunikasjon mellom oss og Rubic. Men det løste seg raskt.
Nettbutikk med medlemsfordeler
Veteranklubben har også egen nettbutikk med blant annet klubbeffekter og spesialproduserte deler som ellers er vanskelig å få tak i.
- Nettbutikken har vi nå fått integrert i systemet, som snakker direkte med medlemslistene, og skiller mellom medlemmer og ikke-medlemmer.
Nettbutikken er åpen for alle, men medlemmer med betalt kontingent får tilgang til rabatterte priser og en del andre medlemsfordeler, som Tempoposten. Veldig godt fornøyd med hvordan dette ble løst. Et avansert system som trengte litt jobb for å få integrert, men det gikk veldig bra.
Fordeler med Rubic medlemssystem
Det å gå fra et system du har selv spesialtilpasset for å få det til å passe klubbens ønsker, har de nå fått en standardløsning tilpasset sine behov.
- Det har vært en kjempefordel, for det du lager selv blir vanskelig å holde oppdatert. Vi har innsett at vi må ha et system som er et kommersielt produkt. Det forrige var ikke mulig å få support på, og hadde mange begrensninger.
- Det er en stor fordel at de er norske, vi har møtt de personlig og blitt kjent, både digitalt og fysisk, noe som selvfølgelig gir langt enklere kommunikasjon.
- Vi har også sett at medlemstallet har gått opp litt i det siste. Mye av æren kan nok tilskrives at det er enklere for de aller fleste å kunne betale med Vipps. Men også at det var vanskeligheter med å melde seg inn i det gamle systemet, noe som er gjort veldig enkelt med Rubic.
Les også artikkelen om: «Holmenkollen Skifestival samarbeider med Rubic om ny frivilligportal.»
Fremtidsutsikter og kontinuerlig støtte
I dag bruker Norsk Tempoklubb kun noen få av systemets moduler. Fremover er det mulig de vil ta i bruk flere av mulighetene og utvidelsene systemet byr på.
- Vi har diskutert å gi våre mange lokalavdelinger tilgang på sikt. Er jo et kostnadsspørsmål også. Vi har en del treff, som blir arrangert av lokale – diskutert også å få inn påmeldingsdel. Men foreløpig fortsetter vi med å bli kjent med systemet, og bruke de funksjonene vi har. Vi jobber jo alle på frivillig basis, så hovedpoenget er å gjøre dette så enkelt som mulig for både oss og medlemmene. Og der føler vi nå at vi er på god vei.
