Hvert år innen 30. april må idrettslag tilknyttet Norges idrettsforbund levere samordnet rapportering. Fører klubben medlemmer manuelt, betyr det dobbeltarbeid, eksport og opprydding. Med Rubic synkroniseres medlemsdataene mot idrettens egne registre gjennom året.
Samordnet rapportering er Norges idrettsforbunds årlige innmelding av medlemmer og aktive utøvere fra alle idrettslag i Norge. Fristen er 30. april hvert år, og tallene danner grunnlaget for momskompensasjon, lokale aktivitetsmidler fra kommunen, statlige tilskudd via NIF, kontingent til særforbund og statistikken for norsk idrett.
Klubber som leverer for sent, eller leverer mangelfulle tall, risikerer å miste støtte som for et middels stort idrettslag utgjør titusener av kroner. Rapporteringen er derfor ikke en formalitet — den er en av årets viktigste administrative oppgaver.
Det er sjelden selve innsendingen som koster tid. Det er alt som må ryddes først.
Medlemslistene ligger i flere systemer
Noen står i regneark, noen i medlemssystemet, noen bare i en e-posttråd. Tallene stemmer ikke overens.
Rubic har ett register. Innmeldinger, gren-bytter og utmeldinger skjer der, og medlemsdataene synkroniseres mot NIF.
Aldersgrupper og status må fordeles manuelt
Aktive mot støttemedlemmer, riktig årskull, riktig gren — alt telles opp for hånd.
Kategoriseringen følger av medlemsdataene. Rubic fyller ut rapporten og viser hva den bygger på.
Avvik oppdages først i innsendingen
Mangler en fødselsdato eller står kontingenten ubetalt, stopper det hele prosessen — og dere starter på nytt.
Usikre poster flagges i forkant, med lenke rett til medlemmet som må rettes.
Tre steg gjennom året — der det første er noe dere gjør uansett.
Innmeldinger, kontingent og gren-bytter skjer i Rubic gjennom hele året, og medlemsdataene synkroniseres mot NIF.
Se over aktive medlemmer, betalte kontingenter og aldersgrupper i Rubic, så tallene stemmer.
Rapporteringen leveres til NIF med tall dere allerede har ryddet — uten eksport fra regneark.
Når dere bytter til Rubic, tar vi medlemsoverføringen. Vi importerer registeret fra det systemet dere bruker i dag — eller fra regneark. Se hva Rubic Sport ellers dekker av klubbdriften.
Avvik flagges, slik at dere kan rydde opp én gang for alle i stedet for hvert år. Etter den første rapporteringen har klubben et register som holder seg selv oppdatert.
Klubber som bytter i god tid før april, rekker oppsettet og slipper å gjøre rapporteringen manuelt én siste gang. Book 30 minutter, så viser vi hvordan det ser ut med deres tall.
