Norsk Selskap for Fotografi slet med et gammelt system som hadde blitt flikket på i mange år, og som til slutt var umulig å oppdatere. Samtidig hadde de så komplekse behov at det var vanskelig å finne et standardsystem som dekket alt. Løsningen var å få tilpasset systemet etter deres behov.
Inntrykket av Rubic er at det er et innovativt selskap som sitter tett på kunden, som har muligheten til å skreddersy og tilpasse løsninger raskt. Ingen stor og tung organisasjon som må bruke mye tid på å ta beslutninnger – Johnny Berg, sekretariatsleder i NFSS
Norsk selskap for fotografi (NSFF), stiftet i 1927, er topporganisasjon for alle 110 amatørfotoklubber i Norge, med rundt 3.500 medlemmer. Tidligere hadde de et hjemmesnekret medlemssystem, bygd på i alle retninger etter hvert som de har vokst seg større.
Fem grunner til å velge Rubics medlemssystem
Umulig å vedlikeholde gammelt system
Det ble til slutt et system det var umulig å vedlikeholde. Opprinnelig database-basert, men med mye data direkte fra excel og koblinger i alle retninger.
Deler av systemet var sortert på medlemsnummer, annet på navn eller e-postadresse, og kodingen var forskjellig i de forskjellige delene. Ved oppdateringer måtte ca. 1.200 sider gjennomgås, som i seg selv var en enorm jobb. Da han som hadde ansvaret for hele systemet ga seg, begynte vi å lete etter et ferdig system som kunne dekke alle våre behov. Det var ingen enkel oppgave, forklarer Johnny Berg, sekretariatsleder i NSFF.
Komplekst behov
De fikk et eksternt byrå til å evaluere systemet, og dommen ble at det var umulig å gjøre noe med.
Da strandet det hele litt, for vi hadde så spesielle behov. NSFF arrangerer blant annet NM i foto med flere runder gjennom året, håndterer internasjonale konkurranser, og har et premieringssystem for hederstegn og plaketter på forskjellige nivå.
Medlemssystemet Rubic har funksjoner for alle behov
Spesialtilpasset til NSFFs behov
Helt tilfeldig var Berg på Fakkelprisutdelingen på Lillehammer i februar 2019, der Rubic medlemssystemer var nominert til gründerprisen. Det vekket interessen, han tok kontakt og fikk en grundig presentasjon.
Da så jeg at deres system kunne dekke mange av de behovene vi hadde og i tillegg mye mer, samtidig som det jo hadde noen mangler. Men som medlemsregister for oss fungerte det tilsynelatende greit. Rune (Solholm Bakken i Rubic) tok en grundig gjennomgang av våre krav og hva vi allerede hadde og ga oss et gunstig tilbud som både dekket medlemssystem og en en spesialtilpasset konkurransedel som tok høyde for premiering og poengtildeling. Prisen gjenspeilet at Rubic også så dette som en fordel for eget selskap, og videreutvikling av systemet slik at det kunne passe for alle typer organisasjoner.
Tilpasninger og justeringer
Våren 2019 ble kontrakten skrevet med en plan om oppstart fra januar 2020, men en mengde tilpasninger og justeringer som måtte gjøres underveis.
Prosessen har vært veldig grei, med mange hyggelige møter og gjennomganger. Mange av møtene i oppstarten handlet om at Rubic måtte sette seg inn i vårt komplekse system. Bare den skreddersydde konkurransemodulen består av fire alternativ; med klubbkonkurranser, som kun skal være synlig for klubben det gjelder. Nasjonale konkurranser som skal være synlige for alle. Noen konkurranser gir patronasje (hederstegn), noen gir poeng, andre ikke. Og alt dette, samt selve NM, skal knyttes opp mot et medlemsregister.
Tett samarbeid med Abaris
Abaris Consulting i Gudbrandsdalen har vært med som sarbeidsparter til siden oppstart, og lagde den første versjonen av det som nå er Rubic. De har også vært en viktig brikke i den spesialtilpassede versjonen til NSFF;
Det har vært en glede for oss i Abaris å kunne levere et skreddersydd konkurransesystem til NSFF i samarbeid med Rubic. Rubic plattformen har bevist sin styrke og fleksibilitet ved at vi har klart å implentere det kunden ville ha med bruk av standard Rubic medlemsadministrasjon som kjerne. Vi er stolte av å kunne bidra til at NSFF nå har en moderne skybaser IT-løsning som medlemmene setter pris på, forklarer Lars Tungen, daglig leder i Abaris.
Enklere system gir økt deltagelse
Systemet ble, som planlagt, startet opp ved nyttår 2020, der de allerede har fått gjennomført del én av et NM ved bruk av den skreddersydde løsningen.
Vi hadde jo tenkt å få testet ut en del før oppstart, men nå ble det til at vi tester underveis. Som det ser ut nå går alt greit. Noe er annerledes enn i det gamle systemet, men det er nå mye enklere for de lokale klubbene å både arrangere og delta i konkurransene. Det igjen gjør at vi ser en økning i deltagelse. Vi jobber fremdeles med å finne beste mulighet for systemet til å takle de mange forskjellige måtene vi fakturerer på; Både på klubbnivå, organisasjonsnivå og det at flere er medlemmer i mer enn en klubb, men kun skal faktureres ett sted.
De Sandvigske Samlinger fikk langt større oppslutning med nytt system
Udelt positive tilbakemeldinger
Våren 2020 gir ikke det beste grunnlaget for oppstart av nye systemer. Likevel ser det ut som det har gått veldig bra for NSFF.
Jeg savner helt klart fysiske møter, den måten å kommunisere på. Samtidig har dette gått veldig bra, og vi har fått udelt positive tilbakemeldinger fra medlemmene, ikke minst at alt er samlet på en side og at det gir god oversikt. Jeg vil helt klart anbefale dette videre til andre. Inntrykket av Rubic er at det er et innovativt selskap som sitter tett på kunden, som har muligheten til å skreddersy og tilpasse løsninger raskt. De har en grunnpakke som kan justeres til brukere. Vi opplever kontinuerlige endringer, til fordel for oss. Ikke bare det vi selv ber om, men stadige oppdateringer som bedrer funksjonaliteten.
