F&S og RUBIC

Integrasjon med NIF

Alle F&S-klubber skal integreres med Idrettens Sentrale Database (ISD). Dette er en av årsakene til at Rubic ble valgt som system tidligere i år. Integrasjonen med NIF innebærer at medlemmer overføres til ISD og endringer i NIF kommer tilbake til Rubic Medlem. Dette blir en jobb nå i oppstarten men vil flyte mer av seg selv når medlemslistene er kommet ajour.

For å komme igang med denne integrasjonen anbefaler vi følgende fremgangsmåte:

  1. Medlemmer som ikke lenger er aktive (ikke betalt medlemskontingent i år) meldes ut av medlemsregisteret deres. Dere vil kunne hente de inn igjen senere via Rapporter -> Utmeldte medlemmer dersom dere ønsker

  2. Send epost til medlemmene deres med informasjon om hva som kommer til å skje de neste dagene. Se forslag til tekst under.

  1. Meld tilbake til Rubic (support@rubic.no) når dere er ferdig med å rydde medlemslistene deres og har informert medlemmene deres
    Rubic vil da klargjøre integrasjonen og slå den på.
    Vent på bekreftelse på at dette er gjort før dere går til steg 4

  2. Medlemmene deres kan nå overføres til NIF.
    Dette kan dere gjøre via medlemslisten:
    1. Ta opp kolonnen “NIF Status” og filtrer på alle som IKKE er “Integrert”
    2. Marker hele listen og gå til menyvalg NIF -> Send til NIF
    3. NIF Status vil da endres og deres medlemmer vil motta epost og SMS fra NIF med link for å bekrefte medlemskapet sitt.
      Mer utfyllende informasjon om hvordan integrasjonen oppleves for dere og medlemmene beskrives her.

Integrering av medlemmene deres er viktig i forhold til rapportering til NIF samt at dette er grunnlaget for fordeling av støtte (som f.eks. lokale aktivitetsmidler etc).
Det er ikke avgjørende at alle medlemmer er integrert før nyttår i år da NIF tillater at dere rapporterer antall medlemmer manuelt også for 2021 (når rapportering skjer i mars/april).
Manuell innrapportering skjer via Rapporter -> Rapport for idrettsrapporteringen i Rubic men da er det en fordel at dere i det minste er ferdig med punkt 1 over før nyttår slik at listene deres i Rubic er korrekte.

Når dere senere melder inn nye medlemmer i Rubic så vil de også meldes inn i ISD for deres klubb. Hver gang et nytt medlem meldes inn i ISD så vil medlemmet motta en epost og en SMS med en link man må trykke på for å bekrefte medlemskapet sitt i klubben.

Dersom dette er ukjent for medlemmene deres så kan en del medlemmer unnlate å bekrefte medlemskapet sitt og da vil ikke medlemmet bli integrert. Vi anbefaler derfor at dere informerer medlemmene deres om denne ordningen før de integreres.

Vi har derfor laget et forslag til en epost som dere kan sende ut før vi starter med å integrere medlemmer:


Snart vil du motta en mail fra Norges idrettsforbund med spørsmål om å verifisere dine personopplysninger. For som medlem i idrettslaget Friskis&Svettis xxxx er du også en del av Norges Idrettsforbund (NIF).
Det betyr at vi som idrettslag må forholde oss til lover og regler gitt av NIF. Dette gjelder blant annet at vi skal ha et godkjent elektronisk medlemssystem. Dette er endelig på plass ettersom vi tok i bruk Rubic nå i høst.  

Neste steg er at medlemmene i Friskis&Svettis xxxx må verifisere sine personopplysninger ovenfor NIF.
1. Du vil få tilsendt en link på mail eller sms med en verifiseringslink.
Denne er åpen i 24 timer og avsender er: noreply@idrettsforbundet.no

2. Du verifiserer deg med ditt fødselsnummer. Navn og adresseinformasjon vil bli hentet fra Folkeregisteret.

3. Dersom du ikke rekker å verifisere deg innen 24 timer, ta kontakt med Friskis&Svettis xxxx for å få tilsendt
ny verifiseringslenke.

4. Dersom ditt medlemskap hos Friskis&Svettis xxxx ikke skal opprettholdes, ta kontakt med Friskis&Svettis
xxxxx slik vi kan stryke deg fra vårt medlemsregister.
 
Hvorfor må NIF verifisere mitt fødselsnummer? På NIFs hjemmeside finner du utfyllende informasjon om hvorfor vi i Friskis&Svettis xxx ber om at du verifiserer ditt fødselsnummer
Bruk av fødselsnummer i forbindelse med innmelding til idrettslag (idrettsforbundet.no)

Eposten som medlemmene deres vil motta fra NIF ser slik ut:


Hei xxxx

Som medlem i idrettslaget Friskis&Svettis xxxx er du også en del av Norges Idrettsforbund (NIF), derfor er vi som Friskis idrettslag pålagt å sende dine personopplysninger til NIF.

Dersom du ikke er registrert hos NIF fra før må du nå verifisere deg med ditt fødselsnummer. Navn og adresseinformasjon vil bli hentet fra Folkeregisteret og fylles ut automatisk.

Dersom du opplever feil i registreringsprosessen kan det være at Friskis&Svettis xxx sender mangelfull eller feil informasjon om deg til oss i NIF. Se de vanligste feil og hva du må gjøre her: https://www.idrettsforbundet.no/digital/support/brukerverifisering/  

Dersom ditt medlemskap hos Friskis&Svettis xxxx ikke skal opprettholdes, ta kontakt med Friskis&Svettis xxxxx slik at de kan stryke deg fra sitt medlemsregister.

 

Vi kan hjelpe deg med

Prøv GRATIS i 30 dager!

Prøv Rubic helt uforpliktende for å se om RUBIC kan hjelpe dere til å spare tid og få mer kontroll på medlemmene. 

“Drift smartere, øk inntektene og frigjør tid til bedre aktivitet”

Rubic AS skal være best på å hjelpe foreninger til å

  • drive profesjonelt
  • yte god service til medlemmene
  • frigjøre mest mulig tid hos administrasjon og frivillige
  • sørge for god kommunikasjon og samhandling mot grupper/medlemmer, grupper og mellom medlemmer

Logg inn