FRIVILLIGHET GJORT ENKELT (1)

Frivillighetssystem som forenkler organisering og kommunikasjon

Kommunikasjon er viktigere enn noensinne. I år er det frivillighetens år, og hva er da mer naturlig enn nettopp det å få på plass et godt system med både oversikt, brukervennlighet og gode kommunikasjonsmuligheter?

Store og små arrangementer er helt avhengig av frivillige. Men det kan være vanskelig å holde oversikt over så mange mennesker, hvor de skal være, plutselige endringer, og en god måte å kommunisere dette til hverandre.

  • Da er det viktig å ha et godt system med oversikt over de som har vært med tidligere og verktøy til å rekruttere nye. Men kanskje viktigst av alt; et system som gjør det enkelt å kommunisere seg imellom. Når flere hundre frivillige skal organiseres, er det viktig å ha et brukervennlig og effektivt system.

Frivillighet gjort enkelt og effektivt

Rubic Funksjonær er en av mange moduler Rubic tilbyr. Systemet er flittig brukt i større arrangementer som Norway Cup, ParaVM2022, Peergynt, World Cup Kvitfjell, og mange andre større og mindre arrangementer.

  • Her får du en komplett løsning for håndtering av frivillige, der du kan planlegge arrangementet fra planleggingsstadiet til ferdig nedrigging. Systemet er stadig under utvikling for å optimalisere løsninger som rekruttering, organisering, samhandling, akkreditering og planlegging av vakter, etter tilbakemelding fra brukerne, forklarer Lisa-Marie Hovland, som jobber med salg og markedsføring i Rubic.

Modulen er integrert med medlemsregisteret, der Rubic Medlem ligger i bunn. Alle funksjonærer fra de foregående årene ligger inne, med kontaktinfo og historikk. Som gjør det enkelt for arrangørene å holde kontakten med de frivillige under før, etter og under arrangementet.

1.600 frivillige og 5.200 vakter

Norway Cup er kjent for å være en av verdens største fotballturneringer. På Ekebergsletta samles mennesker fra hele verden første uken i august. Rundt 1.600 frivillige og 5.200 vakter skal koordineres på 17 forskjellige avdelinger. Da er det viktig å ha et velfungerende hjelpeverktøy som Rubic`s frivillighetssystem, som gjør det enkelt å kommunisere og organisere de frivillige. Dette var tilbakemelding fra Norway Cup;

  • Vi er veldig fornøyd med servicen og at Rubic er villig til å videreutvikle, samt gjøre endringer i systemet underveis i prosessen. Det tenker vi er helt avgjørende for videre samarbeid. Vi har valgt Rubic som vår nye samarbeidspartner fordi det er et enkelt system som vi tenker kan fungere sammen med vårt komplekse system. Både internt og eksternt.

Norway Cup har brukt frivillighetsmodulen til rekruttering, påmelding og planlegging av dugnadsvakter. Gjennom løsningen har det vært forholdsvis enkelt å få på plass nok frivillige til årets arrangement, i motsetning til mange andre arrangører, som melder om at det har vært krevende.

Tilhørende app med oppmøteregistrering

En app for de frivillige med innebygd kommunikasjonsplattform, oversikt over vakter, akkreditering og kommunikasjon – det er den nye hverdagen med Rubic.

  • Den nylig lanserte Rubic Connect appen brukes både aktivt av arrangørene og de frivillige. I appen får de frivillige oversikt over sine vakter med tilhørende informasjon. De ansvarlige kan enkelt kommunisere via gruppemeldinger og finne nødvendig kontaktinfo til de frivillige. Man finner også en nyhetsfeed i appen, hvor man enkelt kan legge ut viktige meldinger, statusoppdateringer og laste opp bilder, fortsetter Anders Retterås, Utviklingsansvarlig i Rubic.

Som arrangør er det viktig å ha oversikt over hvem som skal møte opp på dugnad og eventuelt føre fravær om noen ikke møter. Den frivillige kan også selv melde oppmøte via Rubic Connect via GPS koordinater i appen om de er i nærheten. Rubic Connect gir deg full oversikt over de frivillige.

Akkreditering

Under større arrangementer er det også ofte behov for å registrere personer for tilgang til spesielle steder. Det er tatt høyde for, med mulighet for et digitalt eller fysisk akkrediteringskort med mulighet for bilde av personen på kortet.

  • Akkrediteringsfunksjonen til Rubic gjør det enkelt å holde kontroll på hvem som er hvor og hvem som skal ha tilgang til de forskjellige områdene i arenaene. Rubic har også en integrasjon opp mot FIS sitt system for deltakere, støtteapparat og øvrige roller, fortsetter Anders Retterås.

Rekruttering

Mange arrangører sliter med å få tak i frivillige. Rekrutteringsprosessen skal være enkel og lett tilgjengelig både for de som er interessert og de som er arrangører. Rubic Funksjonær hjelper deg bort fra regneark og gule lapper og over i en strukturert, enkel og effektiv hverdag. Her kan frivillige melde seg på, eller hentes fra medlemssystemet.

  • Med Rubic Funksjonær oppretter du en egen landingsside med alt av innhold for arrangementet. Linken til denne kan sendes på mail til fjorårets frivillige eller andre kontaktlister, eller, kanskje det beste, du bruker medlemsregisteret til Rubic. Modulen er nemlig integrert i Rubic Medlem. Når landingssiden er etablert og distribuert, melder alle positive ildsjeler i fra om når de kan stille på samme side. Du som arrangør får oversikt og en enkel måte å kommunisere med de frivillige på. SMS- og e-postverktøyet er veldig effektive hjelpemidler før, under og etter arrangementet, avslutter Lisa-Marie Hovland.

Husk: Frivillighetens år 2022!

Landet vårt har mange store helter inne frivilligheten, og de fortjener alle en stor hyllest. Uten dem hadde vært stusselig både på idrettsarenaer, kulturarenaer og annet som samler mye folk. Se hvordan man kan hedre dem på siden til “frivillighetens år”! 

Les mer om hvordan man kan motivere de frivillige her.

Ønsker du mer informasjon om Rubic Frivillighet, ta kontakt med oss!

Vi kan hjelpe deg med

Kom i gang

RUBIC har hjulpet over tusen organisasjoner og deres medlemmer til en enklere hverdag. Få mer tid til aktivitet – prøv RUBIC uten forpliktelser.

Kom i gang

RUBIC har hjulpet over tusen organisasjoner og deres medlemmer til en enklere hverdag. Få mer tid til aktivitet – prøv RUBIC uten forpliktelser.

Del denne artikkelen

Prøv GRATIS i 30 dager!

Prøv Rubic helt uforpliktende for å se om RUBIC kan hjelpe dere til å spare tid og få mer kontroll på medlemmene. 

“Drift smartere, øk inntektene og frigjør tid til bedre aktivitet”

Rubic AS skal være best på å hjelpe foreninger til å

  • drive profesjonelt
  • yte god service til medlemmene
  • frigjøre mest mulig tid hos administrasjon og frivillige
  • sørge for god kommunikasjon og samhandling mot grupper/medlemmer, grupper og mellom medlemmer

Logg inn