Holmenkollen Skifestival samarbeider med Rubic om ny frivilligportal!

Det har alltid vært Rubic`s filosofi å utvikle system etter kundenes behov, og siden la alle brukere dra nytte av de nye funksjonene. Så også i samarbeidet med Holmenkollen Skifestival, der de oppgraderte frivilligmodulen for å håndtere et stort antall frivillige på best mulig måte.

Holmenkollen Skifestival er et kjent navn for de aller fleste. Hvert år inviterer de til folkefest i Kollen, med verdenscup i nordiske grener og skiskyting, i tillegg til RAW AIR. For å håndtere tusenvis av tilskuere, utøvere, treningsapparat, presse og en hel del andre oppgaver er de avhengig av mange frivillige. Og for at det skal fungere, trenger de et system som tar høyde for dette.

Utviklet i samarbeid

På vårparten i år begynte ledelsen i Holmenkollen Skifestival å se seg om etter et alternativ til den frivilligportalen de allerede hadde. World Cup Kvitfjell og World Cup Lillehammer har allerede benyttet seg av frivilligmodulen til Rubic i mange år, og det var sistnevnte arrangør som tipset Skifestivalen om dette systemet.

  • Det er ikke så mange av denne typen system på markedet, og World Cup Lillehammer snakket varmt om det. Den opprinnelige frivilligportalen er nok mer enn bra nok for de aller fleste, med mange gode løsninger for å håndtere frivillige. Samtidig er vi en relativt kompleks arrangør, med en del spesielle behov. Derfor inngikk vi et samarbeid med Rubic for å utvikle den eksisterende løsningen til også å ta høyde for disse behovene, forklarer Jonas Islann Fremstad, markedskoordinator og frivilligansvarlig i Holmenkollen Skifestival.

  • Vi har hele veien hatt et veldig godt samarbeid, der vi har jobbet tett for å finne de beste løsningene sammen. Jeg føler vi forstår hverandre godt. Så er vi også veldig stolte av å få jobbe med en så stor og anerkjent kunde som det Holmenkollen Skifestival er, og er helt avhengig av denne typen samarbeid for å utvikle våre løsninger. De som jobber med dette til daglig ser behovene som oppstår, og ser hva som fungerer, utdyper Lisa-Marie Hovland, rådgiver i Rubic.


Les også artikkelen om «Norway Cup – Verdens største fotballfest» bruker Rubic.

Foto av: Jacques Holst

Spilt på lag

Løsningen er så godt som ferdig, og frivilligportalen for både Verdenscupen i skiskyting og Skifest & RAW Air i mars 2023 er åpen for påmelding av frivillige. Allerede sitter arrangøren med en frivilligbase på nesten 2.000, men det kommer stadig nye inn hvert år. Og en ukes skifest krever såpass.

  • Rubic`s frivilligportal håndterer alt fra å registrere personopplysninger, til matallergier, hvilke dager den frivillige vil jobbe på og ikke minst, hvilke arenaer de ønsker å jobbe på. Her har Rubic virkelig spilt på lag, og laget en løsning der det er mulig å velge tre forskjellige alternativ, der leder for den enkelte arena kan godkjenne eller avvise forespørselen. Blir den avvist pushes man videre til neste ønsket alternativ automatisk. En god løsning som sparer oss for mye arbeid, utdyper Fremstad før han fortsetter;

  • En ny vaktplanfuksjon har vi også samarbeidet om. Den vet jeg vi kommer til å dra mye nytte av. Den gir blant annet muligheten for å gi vakter til en hel gruppe eller flere personer på en gang. Det er veldig tidseffektivt. Vi driver nå og ser litt på akkrediteringssystemet, og hvilke endringer det er behov for der. Foreløpig printer vi ut fysiske akkrediteringskort, men på sikt ønsker vi nok å bruke løsningen som allerede finnes i Rubic Connect, med akkrediteringen i appen – det er mer bærekraftig. 

  • Holmenkollen Skifestival har veldig selvstendige gruppeledere, så her har vi bygget opp et helt nytt brukergrensesnitt der det er mye enklere å fordele vakter og ha oversikt på forskjellige nivåer og avdelinger. Vi ser jo at vi har et veldig sterkt frivilligverktøy som vi er ganske alene om å tilby, legger Hovland til.

Trygghet i god tilgjengelighet

Det er stadig flere innen vintersporten som velger å bruke Rubic, ikke minst på grunn av de mulighetene som ligger i frivillighåndteringen.

  • Rubic har de siste månedene rett og slett erobret vinter-Norge. Vi ser jo at mange av de vi samarbeider med og har dialog med nå også bruker samme system som oss. Det ser vi på som en stor fordel, sier Stefan Marx, daglig leder i Holmenkollen Skifestival, og fortsetter; Da trenger de frivillige kun registrere kontaktinformasjonen én gang og etterpå velge arrangement de vil bidra i. Våre fantastiske frivillige bidra jo gjerne i flere arrangement per år. 

  • Nå ser vi frem til til å komme ordentlig i gang med systemet og bruke alle funksjoner. Vi forventer at det forenkler administrasjonen av våre komplekse arrangement og kommunikasjonen med våre frivillige betraktelig, legger han til.

  • Vi har opplevd samarbeidet som veldig bra, både med Lisa-Marie og Rune, som vi har hatt mest kontakt med, og også utviklerne, som har vært med på møter og er tilgjengelig for spørsmål. Særlig tilgjengeligheten vil jeg rose dem for – Vi kan ringe når som helst på døgnet. Det er en veldig trygghet for oss, som vi tar med oss inn i arrangementene i mars 2023, avslutter Fremstad og suppleres av Hovland;

  • World Cup Lillehammer og World Cup Kvitfjell har jo vært med oss siden starten, og vært med å bygge opp den opprinnelige frivilligmodulen. I år har vi, i tillegg til Holmenkollen Skifestival, fått med Vikersund Hoppsenter, Skiforeningen og Ski-NM på Gjøvik i januar 2023. Målet er å samle skisportorganisasjonene etter ett år for å sammen høste erfaringer, lære av hverandre og skape et sterkt fellesskap, der alle kan dra nytte av hverandre, samt utvikle modulen stadig videre.

Foto av: Jacques Holst

Meld deg som frivillig til året arrangement i Holmenkollen:

Klikk på linken og meld deg på som frivillig:
World Cup Skiskyting
World Cup Nordisk (Langrenn, Kombinert og Raw Air)

Siste fra blogg

Kom i gang

RUBIC har hjulpet over tusen organisasjoner og deres medlemmer til en enklere hverdag. Få mer tid til aktivitet – prøv RUBIC uten forpliktelser

Kom i gang

RUBIC har hjulpet over tusen organisasjoner og deres medlemmer til en enklere hverdag. Få mer tid til aktivitet – prøv RUBIC uten forpliktelser

Del denne artikkelen

Månedens nye kunder i desember og januar!

Vi ønsker følgende organisasjoner velkommen til Rubic:  Landsforeningen for pårørende innen psykisk helse LPP er en landsomfattende ideell interesse- og brukerorganisasjon for pårørende innen psykisk helse. Organisasjonen

Les mer »

Friskis&Svettis Norge

Vi i Rubic er stolte og veldig fornøyde med at Friskis&Svettis har valgt Rubic sine løsninger for fremtiden. Større fokus på medlem og forenkling av driften

Les mer »

Jeg ønsker å bli mer effektiv

Book et møte med en av våre produktspesialister som vil hjelpe dere med å bli mer effektiv. Dette møte er helt uforpliktende

Prøv Gratis

Prøv Rubic helt uforpliktende for å se om RUBIC kan hjelpe dere til å spare tid og få mer kontroll på medlemmene.

“Drift smartere, øk inntektene og frigjør tid til bedre aktivitet”

Rubic AS skal være best på å hjelpe foreninger til å:

  • Drive profesjonelt
  • Yte god service til medlemmene
  • Frigjøre mest mulig tid hos administrasjon
  • Sørge for god kommunikasjon mellom grupper og medlemmer