Norway Cup, også kjent som verdens største fotballturnering, har i flere år samlet tusenvis av unge spillere fra hele verden til en uke med intens konkurranse og uforglemmelige opplevelser. For tre år siden tok Norway Cup steget mot en mer effektiv organisering av sitt omfattende frivillighetsarbeid ved å bli kunde hos Rubic. Nå, i sitt tredje år med Rubic´s frivillighetssystem, har turneringen opplevd en betydelig forbedring i hvordan de organiserer og kommuniserer med sine frivillige.
Med hele 1 751 frivillige som til sammen dekker 4 324 vakter, og totalt 26 008 timer med arbeid, er det avgjørende å ha et pålitelig og velfungerende system som kan håndtere dette store apparatet. Rubic sitt frivillighetssystem har vist seg å være akkurat det verktøyet Norway Cup trengte for å sikre en smidig gjennomføring av turneringen. For å få innsikt i hvordan dette systemet har påvirket hverdagen til de frivillige, har vi tatt en prat med mannskapsleder Kai og flere andre dedikerte gruppeledere og frivillige som aktivt bruker Rubic under årets turnering.
For mange i BSK er uke 31 et av årets høydepunkter. Det er ikke bare en tid for frivillig arbeid, men også for samhold, sosialt fellesskap og tradisjoner som har blitt bygget opp gjennom årene. En av hovedgrunnene til suksessen er evnen til å få nok frivillige til å stille opp, og en viktig faktor er at barn i tidlig alder får lov til å bidra under turneringen. I «Rydde og Sykkel»-avdelingen hjelper omtrent 400 barn mellom 6 og 12 år med å holde sletta fri for søppel, og å hente dommerkort fra banene. Dette gir de unge en følelse av å være en del av noe stort fra starten av. BSK og Norway Cup har klart å bygge opp en unik frivillighetskultur som mange andre lag, foreninger og arrangører kan lære mye av.
Kai om Rubic: En Essensiell Del av Norway Cup-organiseringen
Mannskapssjefen Kai har vært en sentral del av organiseringen av Norway Cup fra starten av, og han har sett turneringen vokse og utvikle seg til det den er i dag. En av de mest betydningsfulle endringene de siste årene har vært implementeringen av Rubic som et verktøy for å håndtere de frivillige.
Kai merker tydelig hvordan Rubic har blitt godt etablert i organisasjonen, både blant de ansatte og de frivillige. Systemet har gjort rekrutteringsprosessen enkel, ettersom folk nå kan registrere seg selv og velge vakter direkte i systemet. I tillegg har de frivillige mulighet til å gjøre endringer helt frem til turneringen starter.
«Som mannskapssjef har jeg full kontroll, samtidig som de frivillige selv har oversikt over hvor og når de skal møte opp via Rubic Connect-appen» Kai, Mannskapssjef Norway Cup.
Kai har også merket en betydelig nedgang i antall henvendelser fra frivillige med spørsmål, da de nå finner all informasjon de trenger i appen.
Selv om innføringen av Rubic har vært en suksess, har det ikke vært uten utfordringer. Kai understreker viktigheten av å være tålmodig i den første perioden. «Det er en stigende læringskurve, og jeg anbefaler alle arrangører å være forberedt på en bli-kjent-fase de første ett til to årene. Men når man når det tredje året, går ting som smurt,» sier Kai. Han er strålende fornøyd med systemet: «Det kunne virkelig ikke ha vært bedre. Dømmer man etter det første året, bommer man – men år to og tre har vært helt formidabel.»
Kai er også imponert over den lave mengden henvendelser de har mottatt, noe som viser at de frivillige klarer seg godt på egen hånd. «Hvis vi trenger hjelp, er Rubic-supporten alltid tilgjengelig, og de gjør en utmerket jobb. Servicen er helt på topp, og Rubic er en god partner å ha med på laget,» sier han.
Hvert år tar Norway Cup i bruk flere av Rubic`s funksjoner, noe som gjør Kai`s jobb som mannskapssjef enklere. «Det er godt å kunne samle så mange funksjoner i ett system. Ikke minst sparer jeg mye tid,» forteller Kai. I år har de blant annet tatt i bruk akkrediteringsløsningen og «belønningsuttak». Tidligere håndterte Kai utlevering av mannskapsgaver med separate lister, men nå gjøres alt dette i Rubic, noe som har forenklet etterarbeidet betydelig. Kai ser frem til fortsettelsen og er spent på det nye systemet som skal lanseres i starten av 2025, og som også skal brukes under ski-VM i Trondheim. «Det blir spennende å se hvordan det nye systemet vil forbedre organiseringen ytterligere,» avslutter han.
Digitalisering forenkler frivilligarbeidet: Erfaringer fra Nicklas og Henrik
Nicklas og Henrik, som er gruppeledere på parkering, deler sine erfaringer med Rubic Connect-appen, et verktøy som har blitt en uunnværlig del av hverdagen deres som frivillige ledere.
«Appen har gjort jobben vår betydelig enklere,» sier Nicklas. «Vi bruker den for å sjekke inn de frivillige når de kommer på vakt, noe som gjør det lettere å ha kontroll og oversikt.» Rubic Connect har også vist seg å være et svært effektivt verktøy for kommunikasjon: «Det er mye enklere å holde kontakten med de frivillige, og de får all informasjonen de trenger på ett sted,» legger Henrik til.
Appen er ikke bare funksjonell, men også brukervennlig. «Den er pen, ryddig og enkel å håndtere,» sier Henrik. De er spesielt fornøyde med at all kontaktinformasjon er tilgjengelig i appen, noe som gjør penn og papir overflødig. «Denne funksjonen er gull,» sier Nicklas.
I tillegg har de lagt merke til en økning i bruken av appen blant de frivillige, som også gir positive tilbakemeldinger. «Vi ser at appen utvikler seg i riktig retning. Den blir bedre og bedre for hvert år, og det kommer stadig nye funksjoner,» forteller Henrik. I år har Rubic Connect-appen for eksempel fått en funksjon som gjør det mulig for de frivillige å se hvem de skal jobbe med under Norway Cup.
«Vi ser at ting fungerer bedre og bedre år for år,» konkluderer Nicklas og Henrik, som ser frem til å fortsette å bruke appen i sitt arbeid.
