Øyafestivalen, som feiret sitt 25-årsjubileum i år, har alltid vært kjent for sin evne til å fornye seg og skape uforglemmelige opplevelser for både publikum, frivillige og ansatte. I år deltok hele 2554 frivillige, i tillegg til flere dugnadsgrupper, og festivalen hadde omtrent 2500 akkrediterte deltakere. For å håndtere den store mengden frivillige og akkrediterte har Øyafestivalen valgt å samarbeide med Rubic, som skal bidra til å forenkle og effektivisere prosessene.
Erik Stangeby prosjektleder hos Øyafestivalen, om det nye samarbeidet med Rubic:
Valg av Rubic som leverandør
Valget av Rubic som leverandør var basert på flere nøkkelfaktorer. Øyafestivalen ønsket en partner som kunne hjelpe med å forenkle behandlingen av frivilligsøknader og akkrediteringssøknader ytterligere. Rubic tilbød en løsning som var skreddersydd for festivalens behov, med et nytt system utviklet fra bunnen av. Dette systemet tar hensyn til Øyafestivalens spesifikke ønsker og behov, noe som var avgjørende for valget av ny leverandør, sier Prosjektleder Erik Stangeby.
Med Rubic Organizer og det nye akkrediteringssystemet forventer Øyafestivalen at organiseringen vil bli både enklere og mer effektiv. Dette gjelder både for søkerne og for de som behandler søknadene. I tillegg vil det nye systemet gjøre innsjekk av alle godkjente akkrediterte på festivalen mye smidigere neste år.
Langsiktig strategi til Øyafestivalen
Samarbeidet med Rubic passer perfekt inn i Øyafestivalens langsiktige strategi om å videreutvikle festivalen. Øyafestivalen har alltid hatt som mål å fornye seg og skape den beste festivalopplevelsen. Ved å samarbeide med Rubic om å utvikle et nytt system, tar festivalen et stort skritt mot å nå dette målet.
Utfordringer og løsninger
Den største utfordringen med implementeringen av Rubics løsninger vil være opplæringen av alle involverte. Det er viktig at alle forstår hvordan det nye systemet fungerer og hvilke muligheter og begrensninger det har, sier Erik. Øyafestivalen sammen med Rubic planlegger å takle denne utfordringen ved å sørge for grundig opplæring og støtte til alle brukere.
Øyafestivalen håper at det nye systemet vil være intuitivt og enkelt å bruke, slik at de kan spare tid og ressurser på opplæring. Målet er at systemet skal være så brukervennlig som mulig, slik at både nye og erfarne brukere kan dra nytte av det uten store utfordringer.
Tilbakemeldinger og fremtidige forventninger
Øyafestivalen har høye forventninger til samarbeidet med Rubic, både før og under festivalen. Vi forventer at Rubic vil følge opp utviklingen av det nye systemet nøye, ta festivalens innspill seriøst, og anse Øyafestivalen som en viktig samarbeidspartner. Spesielt viktig er det at Rubic følger opp tett før og under selve festivalen, sier Erik.
Så langt har teamet på Øyafestivalen ikke mottatt mange tilbakemeldinger, men det er stor spenning knyttet til å se det første utkastet til det nye systemet i oktober. Øyafestivalen ser frem til å implementere nye løsninger, spesielt innen adgangskontroll, og håper å lære av Rubics erfaringer fra andre kundesegmenter, som idrett og idrettsarrangementer.
Med Rubic som partner ser Øyafestivalen frem til en ny epoke med forbedret organisering og en enda bedre festivalopplevelse for alle involverte.
Les også: Palmesus: Spennede nytt tilskudd til Rubic-familien
