Det er over 9.000 på venteliste til kolonihagehytter i Oslo, der rundt 40 blir ledig i året. Det trengte Oslo krets av Kolonihageforbundet et nytt system som håndterte bedre. For Rubic er det viktig å holde seg mest mulig til standardløsninger, samtidig som kunders forskjellige behov tas vare på.
Oslo krets av Norsk Kolonihageforbund er en interesseorganisasjon for kolonihager og parsellhager i Oslo. Oslokretsen ivaretar de enkelte kolonihage-foreningenes interesser og samarbeider med Norsk Kolonihageforbund. De har ansvar for Oslos ni kolonihager, med til sammen 1.100 parseller, der hele 9.000 står på venteliste. Noen av dem har stått der i 15 år.
Behov for et bedre system
Oslokretsen har hatt et spesiallaget system for å holde orden på tildeling av parseller, ventelister og forskjellige indikatorer som påvirker tildeling. Dette systemet skulle produsenten avvikle, og gå over til et nytt.
- Vi måtte da velge mellom å følge med over på en ny plattform hos samme leverandør, eller finne noe nytt. Det vi brukte hadde mange svakheter og var kostbart å vedlikeholde. Ønsket var å komme over på en plattform med mange andre brukere, så leverandøren også var interessert i å fortsette å videreutvikle den, forklarer Bente Mogård, leder Oslo krets av Norsk kolonihageforbund.
Prisgunstig og skreddersydd
Mogård gjorde et søk på leverandører av tilsvarende program, og sendte forespørsel til rundt 10 med ønsker om hva programmet måtte dekke av behov.
- Det var tre, fire som kom tilbake med positive svar, deriblant Rubic. Etter en ny runde med disse, falt valget på Rubic. Grunnen var at løsningen var bygget på en standardløsning som kunne tilpasses våre behov, samtidig som den var prisgunstig. Og ikke minst, at den krever lite vedlikehold fra vår side. Noe som er viktig, siden mye av administrasjonsjobben er basert på frivillighet.
Tilpasset standardløsning
Løsningen som ble valgt er i utgangspunktet en standardmodul hos Rubic. I tillegg har den blitt tilpasset spesielle behov Kolonihagene har:
- For å søke om å ha parsell i Oslo må du har fast bopel i Oslo. Dette kreves både når du melder deg på venteliste, og når du får tildelt hytte. Systemet må derfor kunne sjekke opp mot Folkeregisteret for å sikre at dette stemmer. Samtidig har noen tildelinger som krav at søkeren er en del av en barnefamilie, derfor må det også være mulig å registrere flere familiemedlemmer og deres alder.
I tillegg har de bestilt Rubics påmeldingsmodul, som de kaller “hyttetorget”. Hytter som blir ledige, legges ut her.
- Vi har en omsetning på rundt 40 hytter i året, og disse legges ut på hyttetorget med bilde og beskrivelser. Der kan de som står på venteliste melde sin interesse til visning. Hver hage har en omsetningskommité som må ha tilgang – derfor er det også behov for forskjellige tilgangsnivåer for hva den enkelte kan gjøre i systemet.
Spennende kunde
For Rubic er Kolonihagene en veldig spennende kunde, som bidrar til videreutvikling av systemet, samtidig som de øker antallet brukere i systemet.
- De kontaktet oss før jul i fjor, og avtalen ble skrevet i januar. Allerede i mai gikk vi “live”. Dette er en spennende kunde med mange medlemmer. For oss et strategisk valg, da vi ønsker nettopp å tilpasse standardløsninger til den enkelte kunde. Samtidig som vi prøver å påvirke kunden til å velge mest mulig standardløsninger, for enkle, raske og økonomisk gunstige oppdateringer.
- Underveis tar vi også med oss erfaringer knyttet til den enkelte kunde i videre utvikling av systemene, som gjør at det passer til de fleste organisasjonsformer, forklarer Rune Solholm Bakken, som er en av gründerne av Rubic.
Løsningsorientert og profesjonell
- For oss har det vært en veldig positiv prosess, med dyktige tekniske utviklere som har vært gode til å følge opp og vært veldig ryddige. Ikke minst har de vært gode på å levere på tid. Det føles som en lettelse å komme over på en mer standardisert løsning, som jeg opplever at brukere og administratorer synes er enkel å bruke, i motsetning til den forrige, som både var tidkrevende og komplisert.
- Rubic har vært veldig løsningsorientert, positive og veldig profesjonelle. Det at de var veldig flinke på å enten oppfylle ønsker, eller forklare at dette vil gjøre det veldig komplisert – men funnet andre løsninger som løser samme oppgave. Vi er veldig godt fornøyd, og anbefaler Rubic videre, avslutter Mogård.
Trenger din forening et nytt medlemssystem? Book et møte med en av våre produkt eksperter i dag.
