Det å planlegge et bytte av medlemssystem kan være en nyttig prosess for foreninger og organisasjoner. Det gir muligheten til å gå igjennom hva man driver med i dag og hvordan man gjør det. Det kan være prosesser som er unødvendige eller kompliserte, som bør revurderes eller ting man absolutt trenger å begynne med. Et bytte av medlemssystem vil også gi en unik mulighet til å rydde opp, ved å gjennomgå all data som er samlet opp over flere år og få en bedre oversikt over medlemmene sine. Hele prosessen kan skape interesse og fokus på hva som er viktig, og hvilke muligheter man har til å utvikle foreningen.
Her kommer noen tips til hva som egentlig er behovet og hva man bør tenke på?
1. Velg et system med enkle og trygge betalingsløsninger
Vi alle ønsker å føle oss trygge når vi handler på nettet, for vi ønsker å stole på at betalingen skjer på en sikker måte som beskytter personopplysningene.
Jo smidigere opplevelsen er for kundene, desto større er sannsynligheten for at et kjøp blir gjennomført. Ved å tilby flere betalingsmetoder og mulighet til å lagre opplysninger, går du ikke glipp av kjøp på grunn av unødvendige komplikasjoner. Ikke minst må fakturaen være lett tilgjengelig enten via mail, min side eller app hvor medlemmene selv får oversikt hva som skal betales.
Som forening tar man gjerne betalt for medlemskontingent, aktiviteter, påmeldinger eller annet som er en viktig inntektskilde for foreningen. Like viktig er det å gjøre det enkelt å fakturere og holde oversikt over hva som er betalt og ubetalt. Det er muligheter for å kunne sende ut e-poster, purringer og sjekke status på betalinger til enhver tid.
Sliter du med å få inn medlemskontigentene? Les mer her.
2. Kommunikasjon
Kommunikasjon er krevende – men mulig å gjøre effektivt. Kommunikasjon er ofte nøkkelen til suksess. Når du velger et medlemssystem som gir deg god oversikt over alle medlemmene, bør du også sørge for at du har mulighet til å kommunisere med dem fra samme system. Med mange medlemmer kan det være vanskelig å ha oversikt, få inn kontingenter, og enda vanskeligere å nå ut til alle med viktig informasjon.
God kommunikasjon er avgjørende for at en forening skal fungere effektivt og godt – enten det gjelder fordeling av vakter, gjennomføring av arrangementer, endring av treningstider, påmeldinger til kurs, innkallinger til møter eller registrering av betalinger. Ofte skyldes det rett og slett dårlig kommunikasjon, at man ikke har gode nok verktøy til å nå alle. Derfor er det viktig at man har gode kommunikasjonsverktøy som mail, sms, direktemeldinger og mulighet til å sende ut push varsler via app.
Ett system – integrert med medlemssystemet – rett på telefonen vil forbedre kommunikasjonen radikalt for de aller fleste foreninger. Meldingssystemet til Rubic er kraftfullt og enkelt. Med noen tastetrykk kan man nå enkelt ut til sine medlemmer eller enkeltmedlemmer.
3. Medlemssystem med tilhørende app
Et medlemssystem skal være enkelt for brukerne og lett tilgjengelig, helst alt på ett sted rett i lomma via telefonen. Som organisasjon må du ha et system som fungerer både for medlemmer i alle aldre og støtteapparatet. Med en app blir terskelen lavere for å engasjere seg, sette seg inn i funksjonaliteten og bruke det daglig.
“ Rubic Connect en app for alt!”
Rubic var først i Norge med både app og medlemsregister, og ser en stor fordel i at appen kom først. Vi har lang erfaring, og i disse dager kommer det en ny generasjon Rubic.I høsten lanserer vi splitter ny app “Rubic Connect” som skal erstatte LagetMitt.
4. Skreddersydd og tilpasset til hver rolle
Rubic medlemssystemer brukes av både idrettslag, arrangører og foreninger. Også særforbund som Norsk selskap for fotografi (NSFF) og Norges Skytterforbund(NSF), med helt spesielle og komplekse utfordringer. Nylig har vi lansert nytt system til Oslo krets av Norsk kolonihageforbund med spesialutviklet ventelistesystem. Min side, fakturering og ventelister blir håndtert av Rubic sitt standardsystem for medlemmer.
Rubic er bygget slik at det er enkelt å gjøre spesialtilpasninger, og vår lange erfaring med skreddersydde løsninger for alle typer foreninger, ser vi på som en stor fordel. Det gjør også at vi kan tilby gode priser på spesialtilpasninger av medlemssystemet. Systemet er norskutviklet og derfor tilpasset virkeligheten og behovene til norske foreninger.
I en organisasjon, idrettsklubb eller forening er noen lønnet, andre jobber frivillig. Det er viktig å velge et system som er skreddersydd de ulike rollene og vervene man har. Det frigir tid. Fordeler du treningstider har du ikke behov for den samme tilgangen, som økonomifunksjonen har. I Rubic er grensesnittet tilpasset hver rolle, og alle unødvendige funksjoner for rollen man fyller er fjernet. Når du logger deg inn som daglig leder, trener, dugnadsansvarlig eller styremedlem vil du ha tilgang på de funksjonene som underletter dine oppgaver.
5. Sett frivilligheten i system
De viktigste menneskene i Dugnads-Norge er de frivillige. De som tar på seg verv og er primus motor – det er de som bruker fritiden sin for å holde hjulene i gang. For å beholde disse ressursene er det viktig med verktøy som forenkler. Med et enkelt, oversiktlig og digitale løsninger fjerner man de manuelle oppgavene. Det frigjør tid til det som er viktig og øker lysten til å bidra. På den måten hindrer man også høy utskiftning av sentrale roller.
Å få tak i mange nok frivillige hvert år er for de fleste arrangører den virkelig store jobben. Rekrutteringsprosessen kan være utfordrende, etter 2 år med pandemi har det ikke blitt enklere for arrangører. Heldigvis finnes det alltid noen ildsjeler som møter trofast opp år etter år, men man trenger som oftest langt fler enn det. Da hjelper det godt om arrangøren har et velfungerende rekrutteringssystem, som skal være lett tilgjengelige og enkelt å melde seg på. Vi ser også at det er lønnsomt og enkelt å la de frivillige velge vakter selv, se hvordan Norway Cup har løst det.
App for de frivillige med kommunikasjonsplattform, oversikt over vakter, akkreditering og kommunikasjon. Den nylig lanserte Rubic Connect appen brukes både aktivt av arrangørene og de frivillige. I appen får de frivillige oversikt over sine vakter med tilhørende informasjon. De ansvarlige kan enkelt kommunisere via gruppemeldinger og finne nødvendig kontaktinfo til de frivillige. Man finner også en nyhetsfeed i appen, hvor man enkelt kan legge ut viktige meldinger og statusoppdateringer hvor man også har mulighet til å laste opp bilder.
6. Lett tilgjengelig support og rådgivning
Sitter du med et ønske om å bytte fra gammelt til nytt? For alle foreninger, lag og idrettsklubber kommer det en tid der det er på tide å bytte til et nytt system for medlemshåndtering. Det å påta seg ansvaret for en slik overgang kan imidlertid virke skremmende for selv den sterkeste leder. Men, du trenger ikke lenger bekymre deg. Vi i Rubic geleider deg gjennom hele prosessen og sørger for at du kommer trygt i havn med ditt nye system. I Rubic har vi stor fokus på support fra start til slutt og vi er alltid tilgjengelig for våre kunder.
I tillegg til en god supportavdeling med hjelpeartikler og personlig support, tilbyr vi også en supportavtale som vi kaller for Rubic Kompis. Denne avtalen har vi opprettet, nettopp fordi mye foreningsarbeid og arbeid i andre organisasjoner gjøres på frivillig basis. For å gjøre arbeidet litt lettere for dere, kan vi ta på oss noen av de mest tidkrevende og kjedelige arbeidsoppgavene. Kort oppsummert vi gjør jobben for deg!
Prøv gratis i 30 dager!
Rubic gjør medlems- og foreningsarbeid enkelt, effektivt og morsomt!
Ta kontakt, så ser vi sammen på hva Rubic kan gjøre for din organisasjon. Vi garanterer at du som Rubic-bruker blir fornøyd!
