Hvor mange timer bruker idrettslaget ditt på administrativt arbeid som en maskin kunne gjørt på fem minutter? En Rubic-bruker estimerte at deres kasserer brukte 6 timer per uke på manuelt arbeid. Det var 300 timer per år — nesten to hele månedsverk.
Med et ordentlig system kan mye av det forsvinne. Her er 9 konkrete måter idrettslaget sparer tid:
1. Automatisk fakturering — spares 4–6 timer per måned
Før: Kasseren skriver fakturaer for medlemskap, kanskje i Word eller Excel. Noen medlemmer får feil beløp. Nummer blir feil. Det tar 20 minutter per faktura, ganger 50 medlemmer = 17 timer per måned.
Etter: Du setter opp medlemskapet en gang i Rubic. Systemet lager fakturaer automatisk på den datoen du setter — til riktige personer med riktig beløp. Kasseren bruker 30 minutter per måned på å starte prosessen. Bespares: 6–7 timer per måned.
Prøv gratis i 30 dager – ingen kredittkort, ingen binding.
Over året: 72–84 timer frigjort.
2. Kampimport fra FIKS eller TurneringsAdmin — spares 2–3 timer per uke under sesong
Før: Trener eller kampansvarlig skriver inn alle kamper manuelt. Lagoppstilling, motstandernavn, klokkeslett — alt skrives eller kopieres for hånd.
Etter: Rubic integrerer direkte med FIKS (fotball), TurneringsAdmin (handball, hockey, bandy) og andre. Kamper importeres automatisk. Ingen manuell innskrivning. En gang-oppsett, så kjører det av seg selv hele sesongen.
Under sesong (20 uker): 40–60 timer spares.
3. Aktivitetsbesvaring i app — spares 1–2 timer per uke
Før: Trener eller aktivitetsleder sender mail eller SMS og spør hvem som kan møte til trening. Folk svarer via ulike kanaler. Noen glemmer å svare. Treneren må ringe og sjekke. Kaotisk oversikt.
Etter: Rubic Connect-appen lar medlemmer svare direkte på aktivitet. Fremmøte blir registrert på minutter. Treneren ser med en gang hvem som kan møte. Systemet sender påminnelser til de som ikke har svart. Oversikten er perfekt.
Spartes per uke: 1–2 timer over hele sesongen (både hva gjelder spørring og oversikt).
4. Digital vaktfordeling — spares 2–3 timer per arrangement
Før: Arrangementsansvarlig gjør en tabell med hvem som skal hvor. Ringer rundt til frivillige. Noen sier ja, noen sier nei. Noen glemmer. Kanskje må det sendes et nytt varsel dagen før.
Etter: Rubic Organizer lar deg opprett skift direkte i systemet. Frivillige får beskjed i appen og melder seg på. Systemet sender automatisk påminnelser dagen før. Frivillige kan bytte med hverandre. Oppmøte blir registrert på dagen.
Per arrangement: 2–3 timer spares.
For et idrettslag som arrangerer 3 større stev per år: 6–9 timer.
5. Utlegg via app — spares 30 minutter per uke
Før: Noen kjøper drikke til turneringen og ber om å få pengene tilbake. De må huske å spørre kasseren. Eller de mailer et bilde av kvitteringen på mail. Kasseren skal kunne finne igjen det senere.
Etter: Rubic Utlegg-modulen lar medlemmer ta bilde av kvitteringen direkte i appen. Det vises i systemet med en gang. Kasseren godkjenner eller avslår. Utlegg blir samlet og betalt ut i én overføring.
Spartes per uke: 30 minutter (både registrering og oppfølging).
6. Banekalender med selvbetjening — spares 1–2 timer per uke
Før: Noen fra laget ringer og spør om det er ledig bane. Ansvarlig for banekalender må sjekke manuelt. Noen reservasjoner blir glemt. Misforståelser oppstår.
Etter: Rubic Lokasjon har selvbetjeningsbanekalender. Laget ser direkte hvilke tider som er ledige. Bestiller sin gang. Ansvarlig for banen godkjenner. Alt er automatisk registrert.
Spartes per uke: 1–2 timer (særlig relevant for lag som har egen bane eller deler bane med andre).
7. Automatisk purring — spares 1–2 timer per måned
Før: Kasseren har en liste over folk som ikke har betalt. Kasseren må skrive purring for hånd — eller bare hoppe over det. Folk som glemte, betaler ikke fordi de ikke ble purret.
Etter: Rubic sender automatisk purring X dager etter fakturaen ble sendt. Og ny purring igjen hvis det ikke er betalt. Kasseren gjør ingenting — systemet gjør det. Og på slutten av måneden kan kasseren se hvilke som er ubetalt.
Spartes per måned: 1–2 timer, pluss at inntektene blir høyere fordi flere betaler når de blir purret.
8. Oppmøteregistrering — spares 30 minutter til 1 time per aktivitet
Før: Etter hver trening eller aktivitet må treneren eller leder notere hvem som var tilstede. Noen ganger skrives det opp på papir. Noen ganger må data føres inn i Excel etterpå.
Etter: Rubic-app lar treneren registrere oppmøte direkte på mobilen — med QR-kode eller liste. Data lagres automatisk. Ingen manuell innskrivning senere.
Per aktivitet: 30 minutter til 1 time spares.
Over sesongen (40 treninger): 20–40 timer.
9. Integrert regnskap — spares 2–3 timer per måned
Før: Kasseren fører Excel-regneskap. Medlemsbetaling ligger der. Utlegg ligger der. Utgifter ligger der. Alt må puttes inn for hånd, og det oppstår feil.
Etter: Med Rubic Regnskap flyter alt automatisk inn. Betaling fra medlem vises med en gang. Utlegg registreres via app og bokføres automatisk. Utgifter fra leverandør kobles til når de kommer inn. Månedlig resultat er klart på sekunder.
Spartes per måned: 2–3 timer på bokføring og rapportlaging.
Samlet tidsbesparelse
La oss summere for et typisk idrettslag:
- Automatisk fakturering: 6 timer/måned
- Kampimport (20 uker): 3 timer/uke = 60 timer/år
- Aktivitetsbesvaring: 1 time/uke gjennom sesongen = 20 timer/år
- Vaktfordeling (3 arrangement): 8 timer/år
- Utlegg: 30 minutter/uke = 26 timer/år
- Banekalender: 1,5 timer/uke = 78 timer/år
- Purring: 1,5 timer/måned = 18 timer/år
- Oppmøte: 30 timer/år
- Integrert regnskap: 2,5 timer/måned = 30 timer/år
Totalt: Minimalt 276 timer per år, realistisk 350+ timer per år.
For et idrettslag er det omtrent 9–11 hele arbeidsveker som frigjøres. Eller omtrent 2 månedsverk per år.
Det er tid som kasserer, trener og leder kan bruke på det som faktisk betyr noe: å være tilgjengelig for medlemmene, å planlegge aktiviteter, og å bygge et sterkere idrettsmiljø.
Kostnaden er minimal
Rubic koster fra omkring 500 kroner per måned for et mindre idrettslag. Over året er det 6 000 kroner. Hvis systemet sparer kasseren 350 timer, og kasseren ville ha brukt den tiden på lønnsomt arbeid til 200 kroner/timen, ville det vært verdt 70 000 kroner.
Men selv hvis timene er verdt 100 kroner hver (som frivillig innsats), så betaler systemet seg 12 ganger over på første året.
Ikke bare kasserer — alle sparer tid
Det er ikke bare kasserer som sparer tid. Treneren slipper å maile alle medlemmer hver gang noe endres. Styreleder slipper å spørre kasserer om status hver gang. Medlemmene slipper å ringe og spørre når neste trening er — de ser det i appen.
Systemet frigjør tid for alle — ikke bare en person.
Starten gjør bare én gang
Det viktige å forstå er at oppsettet gjøres bare én gang. Du setter opp medlemskapet, konfigurerer fakturering, integrerer kampdata — så kjører det av seg selv år etter år.
Første år er kanskje tidsbesparelsen litt mindre fordi det er oppstart og læring. Men fra år to er det fullt utnyttet.
Se selv hvor mye tid du kan spare
Interessert i å se hvor mye tid idrettslaget ditt kan spare?
- Utforsk Rubic Sport og alle tidsparende moduler
- Test gratis og se hvordan kampimport, automatisk fakturering og app-funksjoner jobber
- Spør support hvis du lurer på hvordan det fungerer i din situasjon — svar under 2 minutter
Det eneste du har å tape, er den tiden du bruker på manuelle oppgaver i dag.