Et gratis medlemsregister kan holde lenge for et lite lag. Men når kontingent, purringer og avstemming begynner å spise kveldene, lønner det seg å se på hva systemet faktisk må kunne.
Kontingenten er for de fleste lag og foreninger den viktigste faste inntekten. Derfor handler valget av medlemsregister om mer enn en liste med navn: Det avgjør hvor lett det er å få pengene inn — og hvor mye tid kassereren bruker på å finne ut hvem som har betalt.
Dette må et medlemsregister kunne for økonomien
- Kontingent og treningsavgift: lage krav til riktige medlemmer, med kategorier, familier og eventuelle rabatter.
- Betaling slik medlemmene vil betale: Vipps, kort og faktura med KID — gjerne også eFaktura.
- Avstemming: innbetalinger som kobles til riktig medlem uten at noen sammenligner kontoutskrifter med et regneark.
- Påminnelser: purringer som går ut av seg selv til dem som ikke har betalt.
- Oversikt: hvem som har betalt, hvem som skylder, og hva som er fakturert — i dag, ikke etter årsoppgjøret.
- Rapportering: tall til styret, revisor og — for idrettslag — samordnet rapportering til idretten.
Når et gratis register er nok
Har dere få medlemmer, én kontingent og en kasserer som har tid, kan regneark eller et enkelt gratis register fungere godt. Det viktigste er at noen har ansvaret og at listene holdes oppdatert.
Det er gjerne på tide å se på et annet oppsett når
- kassereren bruker flere kvelder hver sesong på å stemme av innbetalinger,
- purringer sendes manuelt på SMS eller e-post,
- dere har flere lag, avdelinger eller medlemskategorier å holde styr på,
- medlemmene spør etter Vipps eller kort, mens dere bare tilbyr bankoverføring, eller
- styret ikke kan se hvordan kontingenten ligger an uten å spørre kassereren.
Slik regner dere på hva det koster
Prisen på et medlemsregister er sjelden bare lisensen. Ta med tre ting når dere sammenligner:
- Lisens eller abonnement per måned eller år.
- Transaksjonsgebyrer på Vipps, kort, faktura og KID — sjekk hva som gjelder per betaling.
- Tiden det tar å fakturere, stemme av, purre og rapportere. Dugnadstimer er også en kostnad, selv om ingen sender regning for dem.
Et system som koster noe, men som får kontingenten raskere inn og frigjør tid hos kassereren, kan bli rimeligere totalt enn et gratis alternativ. Og omvendt: Bruker dere bare en liten del av funksjonene, er det ikke sikkert det lønner seg.
Slik gjør Rubic det
I Rubic henger medlemsregister og betaling sammen. Dere lager kontingent og avgifter for riktige grupper, og medlemmene betaler med Vipps, kort, eFaktura eller faktura med KID. Innbetalingene stemmes av mot medlemmet, påminnelser går ut automatisk, og styret ser status i sanntid. Kontingent og avgifter kan også faktureres i terminer, for eksempel vår og høst.
Vipps og kort koster 2,5 % + 2 kr per transaksjon (fra 2,3 % ved avtale eller volum), og OCR/KID koster 15 kr per innbetaling. Pakkeprisene og alle gebyrene står på prissiden. For idrettslag er registeret koblet til NIF.
Les mer om betaling, betalingsplaner og Rubic Medlem.
Prøv før dere bestemmer dere
Dere kan teste Rubic gratis i 30 dager, uten binding i prøveperioden og med egen rådgiver. Vil dere heller se hvordan det ser ut med deres egne grupper og kontingenter, book en gjennomgang på 30 minutter, eller start prøveperioden.