Bedre økonomisk flyt og mer involvering med årshjul

For mange lag og foreninger er dette høysesong for planlegging. Da lønner det seg å sette opp et årshjul – et kraftig verktøy som gjør det enklere for alle involverte, enten det er et idrettslag, forening eller arrangør.

Et årshjul er en ofte sirkulær og månedlig oversikt over hva som skjer i organisasjonen i løpet av året. Et praktisk og godt verktøy som både gir oversikt og forutsigbarhet til administratorer, ledere, støtteapparat og medlemmer.

Rubic`s kunder bruker årshjul

Et årshjul trenger ikke å være sirkulært. Du har også lineære, satt mer opp som en kalender. Mange har sett hvor stor nytte de har av årshjul, så også Elverum fotball, som bruker den lineære versjonen. Nylig var vi på besøk der, og de kunne ikke få fullrost den hjelpen et årshjul er for dem.

  • Denne tavlen er gull verdt for oss. Den gjør at alle til enhver tid vet hva som skjer -en god huskelapp for oss alle sammen. Jeg vil si at tavlen er en av de beste investeringene vi har gjort. 
  • Vi satt opp punktene i fellesskap rett før jul. Det gjorde det veldig behagelig å komme tilbake på nyåret og ha full oversikt over hva en skal gjøre og ikke minst; hva en skal huske på, kunne daglig ledere Georg Flatgård i Elverum fotball fortelle.

Hvordan lage et årshjul

Start med en workshop, et fellesmøte eller en diskusjonstråd, der alle kan komme med innspill. Ta for dere måned for måned, og la alle komme med innspill om viktige tidspunkt og datoer for f.eks:

  • Konkurranser
  • Idrettsrapportering 
  • Treningsleir
  • Eventer
  • Påmeldingsfrister
  • Innbetalingsfrister (konkurranse, kontingent etc)
  • Årsmøte
  • Julebord
  • Sommerfest
  • Ferie
  • Turer
  • Dugnad
  • etc.

Husk; at det ikke er et statisk dokument, det vil komme nye viktige datoer som må inn gjennom hele året. Norges Idrettsforbund tilbyr gratis digitalt årshjul for alle idrettslag. Du kan også laste ned en hos Visma. Det finnes også egne årshjul som kan integreres opp mot Teams og SharePoint.

Involverer og begeistrer

Ved å kartlegge alle aktiviteter og oppgaver med et årshjul engasjerer du både frivillige, medlemmer og støtteapparat. De aller fleste har travle liv og mange andre mennesker de må ta hensyn til når de planlegger. Jo tidligere viktigere datoer er på plass, jo enklere er det å planlegge ferie og andre eventer utenom dette. Det vil mest sannsynlig sikre større oppmøte på de viktige dagene, enten det er et event, en konkurranse, dugnad eller fest.

Heng årshjulet opp i garderobe eller annet fellesareal, der alle kan se det. I tillegg til å ha det tilgjengelig digitalt – på nettside, i sosiale medier samt kommunisere det i Rubic Connect. Da vil alle være oppdaterte til enhver tid. Her kan man også lage en forslagskasse (fysisk eller digital), der den enkelte kan komme med innspill om hva som bør innlemmes i årshjulet.

Fordeler

Alt er enklere med en plan. Det er lettere å håndtere endringer. Ikke minst, det skaper tiltro og trygghet når alle føler de er med på planene, og den enkelte har full oversikt over både egne og andre oppgaver.

Fordeler for organisasjonen:
  • Enklere å budsjettere
  • Oversikt over kostnader
  • Enklere fordeling av halltider og oppsett av aktivitetskalender
  • Enkel idrettsrapportering
  • Bedre økonomisk flyt ved at flere betaler inn, og i tide
  • Muligheter for å forhandle inn gode priser over tid
  • Ha nok frivillige til de forskjellige arrangement
  • Legge inn dugnad og andre måter å få inn penger til planlagte event
For medlemmer, utøvere, ledere og foreldre:
  • Forutsigbarhet
  • Enklere å legge opp treningsplan opp mot konkurranser
  • Forventninger til spennende ting som skal skje
  • Mulig å spare opp over tid til større økonomiske løft, som turer og treningsleir.
  • enklere å planlegge hverdagen uten at den kolliderer med treningen

Proaktivt

Et årshjul kan være så omfattende du vil, og likevel gi god oversikt. Et rundt årshjul kan for eksempel ha en ring for hver årsklasse eller idrettsgren. Da er det enkelt å se om noe overlapper hverandre, og planlegge ut fra det – kanskje to arrangementer som havner på samme dag, og hvordan fordele ledere, frivillige og utøvere fornuftig ut i fra dette.

Ikke minst er dette et godt planleggingsverktøy for alle digitale flater og eventuell annonsering av eventer utad. Med denne oversikten kan du tidlig få lagt ut arrangementer, fyllt opp påmeldinger og gjort folk oppmerksom på hva som skjer hos dere. Det igjen gir langt større mulighet for at du får nok påmeldte, frivillige og publikum til det du arrangerer.

Siste fra blogg

Kom i gang

RUBIC har hjulpet over tusen organisasjoner og deres medlemmer til en enklere hverdag. Få mer tid til aktivitet – prøv RUBIC uten forpliktelser

Kom i gang

RUBIC har hjulpet over tusen organisasjoner og deres medlemmer til en enklere hverdag. Få mer tid til aktivitet – prøv RUBIC uten forpliktelser

Del denne artikkelen

Mer tid til motorsykkel

Med over 1500 medlemmer nasjonalt og ti lokalklubber, ble det tidkrevende for BMW MC Norge å håndtere medlemsregister og kontingenter. I dag har de tatt

Les mer »

Jeg ønsker å bli mer effektiv

Book et møte med en av våre produktspesialister som vil hjelpe dere med å bli mer effektiv. Dette møte er helt uforpliktende

Prøv Gratis

Prøv Rubic helt uforpliktende for å se om RUBIC kan hjelpe dere til å spare tid og få mer kontroll på medlemmene.

“Drift smartere, øk inntektene og frigjør tid til bedre aktivitet”

Rubic AS skal være best på å hjelpe foreninger til å:

  • Drive profesjonelt
  • Yte god service til medlemmene
  • Frigjøre mest mulig tid hos administrasjon
  • Sørge for god kommunikasjon mellom grupper og medlemmer