Hvert år inden 30. april skal idrætsforeninger tilknyttet Norges idrettsforbund indsende samordnet rapportering. Fører klubben medlemmer manuelt, betyder det dobbeltarbejde, eksport og oprydning. Med Rubic synkroniseres medlemsdataene med idrættens egne registre året rundt.
Samordnet rapportering er Norges idrettsforbunds årlige indberetning af medlemmer og aktive udøvere fra alle idrætsforeninger i Norge. Fristen er 30. april hvert år, og tallene danner grundlag for momskompensation, lokale aktivitetsmidler fra kommunen, statslige tilskud via NIF, kontingent til specialforbund og statistikken for norsk idræt.
Klubber, der indsender for sent eller indsender mangelfulde tal, risikerer at miste støtte, der for en mellemstor idrætsforening udgør titusindvis af norske kroner. Rapporteringen er derfor ikke en formalitet — den er en af årets vigtigste administrative opgaver.
Det er sjældent selve indsendelsen, der tager tid. Det er alt det, der skal ryddes op i først.
Medlemslisterne ligger i flere systemer
Nogle står i regneark, nogle i medlemssystemet, nogle kun i en e-mailtråd. Tallene stemmer ikke overens.
Rubic har ét register. Indmeldelser, afdelingsskift og udmeldelser sker dér, og medlemsdataene synkroniseres med NIF.
Aldersgrupper og status skal fordeles manuelt
Aktive kontra støttemedlemmer, den rigtige årgang, den rigtige afdeling — alt tælles op i hånden.
Kategoriseringen følger af medlemsdataene. Rubic udfylder rapporten og viser, hvad den bygger på.
Afvigelser opdages først ved indsendelsen
Mangler en fødselsdato, eller står kontingentet ubetalt, stopper det hele processen — og I starter forfra.
Usikre poster markeres på forhånd med et link direkte til det medlem, der skal rettes.
Tre trin i løbet af året — hvor det første er noget, I gør alligevel.
Indmeldelser, kontingent og afdelingsskift sker i Rubic hele året, og medlemsdataene synkroniseres med NIF.
Gennemgå aktive medlemmer, betalte kontingenter og aldersgrupper i Rubic, så tallene stemmer.
Rapporteringen indsendes til NIF med tal, I allerede har ryddet op i — uden eksport fra regneark.
Når I skifter til Rubic, står vi for overførslen af medlemmer. Vi importerer registeret fra det system, I bruger i dag — eller fra regneark. Se, hvad Rubic Sport ellers dækker af klubdriften.
Afvigelser markeres, så I kan rydde op én gang for alle i stedet for hvert år. Efter den første rapportering har klubben et register, der holder sig selv opdateret.
Klubber, der skifter i god tid før april, når opsætningen og slipper for at lave rapporteringen manuelt en sidste gang. Book 30 minutter, så viser vi, hvordan det ser ud med jeres tal.
