Varje år senast den 30 april måste idrottsföreningar anslutna till Norges idrettsforbund lämna in samordnad rapportering. Om klubben för medlemsregister manuellt innebär det dubbelarbete, export och städning. Med Rubic synkroniseras medlemsuppgifterna mot idrottens egna register under hela året.
Samordnad rapportering är Norges idrettsforbunds årliga inrapportering av medlemmar och aktiva idrottare från alla idrottsföreningar i Norge. Sista dag är den 30 april varje år, och siffrorna ligger till grund för momskompensation, lokala aktivitetsstöd från kommunen, statliga bidrag via NIF, avgifter till specialförbund och statistiken för norsk idrott.
Klubbar som lämnar in för sent, eller lämnar ofullständiga siffror, riskerar att förlora stöd som för en medelstor idrottsförening uppgår till tiotusentals norska kronor. Rapporteringen är därför ingen formalitet — den är en av årets viktigaste administrativa uppgifter.
Det är sällan själva inlämningen som tar tid. Det är allt som måste städas först.
Medlemslistorna ligger i flera system
Några finns i kalkylark, några i medlemssystemet, några bara i en e-posttråd. Siffrorna stämmer inte överens.
Rubic har ett register. Inskrivningar, sektionsbyten och utträden sker där, och medlemsuppgifterna synkroniseras mot NIF.
Åldersgrupper och status måste fördelas manuellt
Aktiva kontra stödmedlemmar, rätt årskull, rätt sektion — allt räknas för hand.
Kategoriseringen följer av medlemsuppgifterna. Rubic fyller i rapporten och visar vad den bygger på.
Avvikelser upptäcks först vid inlämningen
Saknas ett födelsedatum eller är medlemsavgiften obetald stoppar det hela processen — och ni får börja om.
Osäkra poster flaggas i förväg, med länk direkt till medlemmen som behöver rättas.
Tre steg under året — där det första är något ni gör ändå.
Inskrivningar, medlemsavgifter och sektionsbyten sker i Rubic under hela året, och medlemsuppgifterna synkroniseras mot NIF.
Gå igenom aktiva medlemmar, betalda medlemsavgifter och åldersgrupper i Rubic, så att siffrorna stämmer.
Rapporteringen lämnas till NIF med siffror som ni redan har städat — utan export från kalkylark.
När ni byter till Rubic sköter vi medlemsöverföringen. Vi importerar registret från det system ni använder i dag — eller från kalkylark. Se vad Rubic Sport i övrigt täcker av klubbdriften.
Avvikelser flaggas, så att ni kan städa upp en gång för alla i stället för varje år. Efter den första rapporteringen har klubben ett register som håller sig självt uppdaterat.
Klubbar som byter i god tid före april hinner med uppsättningen och slipper göra rapporteringen manuellt en sista gång. Boka 30 minuter, så visar vi hur det ser ut med era siffror.
