I torsdags och fredags var Rune och Anders från Rubic på Club 5 Ski Classics-workshoppen i Italien – en dag som gäster på Autodromo di Monza för att lära av Formel 1, och en dag i panel med FIS och arrangörerna bakom världscupens största alpina tävlingar.
Torsdag och fredag den här veckan var Rune Solholm Bakken och Anders Retterås från Rubic på Club 5 Ski Classics-workshoppen i Italien – en dag som gäster på Autodromo di Monza för att lära av Formel 1, och en dag i panel med FIS och arrangörerna bakom världscupens största alpina tävlingar, där vi höll vårt eget anförande. Här är vad vi upplevde och vad vi berättade.
Från Club 5:s egen story: ”Norwegian company Rubic giving us some interesting insights on accreditation and volunteer management”.
Club 5 Ski Classics är sammanslutningen av de klassiska världscuparrangörerna i alpint. Kitzbühel, Wengen, Val Gardena, Garmisch-Partenkirchen och Val d’Isère grundade klubben 1988, och i dag räknar den omkring 25 destinationer – med Kvitfjell, Åre och Levi som de nordiska medlemmarna. Vartannat år samlas arrangörerna till en workshop som denna för att dela erfarenheter och lösa gemensamma utmaningar.
Årets workshop ägde rum 2–4 september vid Gardasjön och på Monza, och Rubic var inbjudet som enda teknikleverantör på programmet. Vi var på plats torsdag och fredag.
Torsdag: gäster på Autodromo di Monza under Formel 1-veckan
I torsdags var vi med Club 5 som gäster på Autodromo di Monza – mitt i veckan för Italiens Grand Prix. Den här dagen handlade inte om Rubic, utan om att lära: hur drivs ett av världens största idrottsevenemang?
Torsdagens ackreditering: Race Club på Autodromo di Monza – med Club 5 Ski Classics på passet.
SIAS, bolaget som driver banan, tog emot oss i hospitality-loungen. Formel 1-chefen Stefano Domenicali tittade förbi med en kort hälsning, innan banans operativa direktör, Umberto Andreoletti, gav oss en genomgång av hela maskineriet bakom ett Grand Prix: marknadsföring och kommunikation, biljettförsäljning, logistik och säkerhet, mobilitetsplan och crowd management, hantering av utövare och hållbarhet. Därefter öppnade fanzonen, och vi fick gå genom paddocken och pit lane inför helgens lopp.
Ingången till paddocken.
Pit lane – dagen före tävlingshelgen.
Det som slog oss var hur igenkännbara problemen är. Ett Formel 1-lopp och en världscuphelg i alpint har samma grundstruktur: en liten fast stab, en armé av tillfällig personal under några få dagar, tusentals människor som ska igenom rätt grindar vid rätt tid – och noll utrymme för listor som är inaktuella. Skalan är annorlunda. Mekaniken är densamma.
Fredag: i panel med FIS – och vårt anförande
Fredagen var paneldag i Lazise med temat strategi och framtida drift. FIS generalsekreterare Urs Lehmann inledde med förbundets inriktning och förväntningar på arrangörerna – sedan var det vår tur, med punkten ”Rubic: Volunteer Management & Digitalisation”.
Vi kallade anförandet ”The event behind the event” – evenemanget bakom evenemanget – och lade tonvikt på tre saker:
En person, ett register. Volontären, den ackrediterade och appanvändaren är samma post. Det är den delen som är svår att köpa separat – och den som tar bort kalkylarken som möts vid samma staket.
Regler, inte manuell inmatning. Korttyp, zoner och dagar tilldelas automatiskt utifrån kategori, funktion och organisation. Människor hanterar undantagen.
Värdet är inte passchemat. Det är det du fortfarande har i maj: en stab som överlever året, så att nästa säsong börjar med dina bästa människor – inte ett tomt blad.
Varför det här betyder något för oss
Allt vi visade i Italien är utvecklat tillsammans med världscuparrangörer och används i dag för allt från en enskild tävlingshelg till FIS Nordic World Ski Championships 2025. Nästa milstolpe är skid-VM i Narvik 2029, som vi redan bygger för.
Att få presentera det för arrangörerna i Kitzbühel, Wengen, Cortina och Val Gardena – med FIS i samma rum och Formel 1 färskt i minnet från dagen innan – är en bekräftelse på att problemen vi har löst i Norge är samma problem som alla stora arrangörer brottas med.
Vill du se det live?
Trettio minuter med skärmdelning är värt mer än någon slide. Vi visar gärna hela lösningen för alla Club 5-arrangörer – och delar med oss av det vi har lärt oss den hårda vägen. Misstagen är gratis.
Boka 30 minuter direkt med Rune – välj en tid som passar dig:
Tack till Club 5 Ski Classics för inbjudan, och till SIAS och Autodromo di Monza för värdskapet.