Torsdag og fredag var Rune og Anders fra Rubic på Club 5 Ski Classics-workshoppen i Italien – én dag som gæster på Autodromo di Monza for at lære af Formel 1 og én dag i panel med FIS og arrangørerne bag verdenscuppens største alpine løb.
Torsdag og fredag i denne uge var Rune Solholm Bakken og Anders Retterås fra Rubic på Club 5 Ski Classics-workshoppen i Italien – én dag som gæster på Autodromo di Monza for at lære af Formel 1 og én dag i panel med FIS og arrangørerne bag verdenscuppens største alpine løb, hvor vi holdt vores eget oplæg. Her er, hvad vi oplevede, og hvad vi fortalte.
Fra Club 5's egen story: »Norwegian company Rubic giving us some interesting insights on accreditation and volunteer management«.
Club 5 Ski Classics er sammenslutningen af de klassiske verdenscuparrangører i alpint. Kitzbühel, Wengen, Val Gardena, Garmisch-Partenkirchen og Val d’Isère stiftede klubben i 1988, og i dag tæller den omkring 25 destinationer – med Kvitfjell, Åre og Levi som de nordiske medlemmer. Hvert andet år samles arrangørerne til en workshop som denne for at dele erfaringer og løse fælles udfordringer.
Årets workshop fandt sted den 2.–4. september ved Gardasøen og på Monza, og Rubic var inviteret som eneste teknologileverandør på programmet. Vi var på plads torsdag og fredag.
Torsdag: gæster på Autodromo di Monza i Formel 1-ugen
Torsdag var vi med Club 5 som gæster på Autodromo di Monza – midt i ugen for Italiens Grand Prix. Denne dag handlede ikke om Rubic, men om at lære: Hvordan drives et af verdens største idrætsarrangementer?
Torsdagens akkreditering: Race Club på Autodromo di Monza – med Club 5 Ski Classics på passet.
SIAS, selskabet der driver banen, tog imod os i hospitality-loungen. Formel 1-chef Stefano Domenicali kiggede forbi med en kort hilsen, før banens operative direktør, Umberto Andreoletti, gav os en gennemgang af hele maskineriet bag et Grand Prix: markedsføring og kommunikation, billetsalg, logistik og sikkerhed, mobilitetsplan og crowd management, håndtering af udøvere og bæredygtighed. Bagefter åbnede fanzonen, og vi fik lov at gå gennem paddocken og pit lane før weekendens løb.
Indgangen til paddocken.
Pit lane – dagen før løbsweekenden.
Det, der slog os, var, hvor genkendelige problemerne er. Et Formel 1-løb og en verdenscupweekend i alpint har den samme grundstruktur: en lille fast stab, en hær af midlertidigt mandskab i nogle få dage, tusindvis af mennesker, der skal gennem de rigtige porte på det rigtige tidspunkt – og nul plads til forældede lister. Skalaen er en anden. Mekanikken er den samme.
Fredag: i panel med FIS – og vores oplæg
Fredag var paneldag i Lazise med strategi og fremtidig drift som tema. FIS' generalsekretær Urs Lehmann åbnede med forbundets retning og forventninger til arrangørerne – så var det vores tur med punktet »Rubic: Volunteer Management & Digitalisation«.
Vi kaldte oplægget »The event behind the event« – arrangementet bag arrangementet – og lagde vægt på tre ting:
Én person, ét register. Den frivillige, den akkrediterede og app-brugeren er den samme post. Det er den del, der er svær at købe separat – og den, der fjerner de regneark, der mødes ved det samme hegn.
Regler, ikke indtastning. Korttype, zoner og dage tildeles automatisk ud fra kategori, funktion og organisation. Mennesker håndterer undtagelserne.
Værdien er ikke vagtplanen. Det er det, du stadig har i maj: en stab, der overlever året, så næste sæson starter med dine bedste folk – ikke et blankt ark.
Hvorfor det betyder noget for os
Alt, hvad vi viste i Italien, er udviklet sammen med verdenscuparrangører og kører i dag alt fra en enkelt løbsweekend til FIS Nordic World Ski Championships 2025. Næste milepæl er ski-VM i Narvik 2029, som vi allerede bygger til.
At få lov at præsentere det for arrangørerne i Kitzbühel, Wengen, Cortina og Val Gardena – med FIS i samme rum og Formel 1 frisk i erindringen fra dagen før – er en bekræftelse af, at de problemer, vi har løst i Norge, er de samme problemer, som alle store arrangører kæmper med.
Vil du se det live?
Tredive minutter med skærmdeling er mere værd end noget slide. Vi viser gerne hele løsningen til enhver Club 5-arrangør – og deler det, vi har lært på den hårde måde. Fejlene er gratis.
Book 30 minutter direkte med Rune – vælg et tidspunkt, der passer dig:
Tak til Club 5 Ski Classics for invitationen og til SIAS og Autodromo di Monza for værtskabet.