Club5 – Rubic Organizer, Ackreditering & Connect

Club5 Workshop 2026

Autodromo di Monza · 4 september 2026 · Rubic AS, en del av ECIT

Rubic Organizer · Ackreditering · Connect

Evenemanget bakom evenemanget.

Volontärer, ackreditering och crew — styrt från en plattform. Byggt för världscupen i Kvitfjell 2017, omskrivet för VM 2025 och används allt från en enskild tävlingshelg till Norway Cups 1 700 volontärer.

Boka en skärmdelning på 30 minuter Se de tre verktygen

Välj en tid direkt i Runes kalender. Inga förpliktelser — och misstagen vi redan har gjort bjuder vi på.

Beprövat i stor skala

2017

version 1, byggd för världscupen i Kvitfjell

2025

version 2.0, lanserad vid skid-VM i nordiska grenar

1 700

volontärer och 4 000 pass på Norway Cup

500+

klubbar, förbund och arrangörer i daglig drift

Lillehammer, Norge — en halvtimme nedför dalen från Kvitfjell. Majoritetsägt av ECIT, ~3 000 anställda i 11 länder.

Evenemang som körs på Rubic

• World Cup Kvitfjell
• Hafjell
• Holmenkollen Ski Festival
• FIS Nordic World Ski Championships 2025
• Norway Cup
• Tons of Rock
• Øyafestivalen

Det här hör vi från arrangörer

Tre tävlingsdagar. Tolv månaders arbete. Och väldigt många kalkylark.

Volontärer

Namn i ett ark, pass i ett annat, telefonnummer i ett tredje. Varje år börjar listan om från noll.

Ackreditering

Lag, media, partner och crew kommer in via fyra olika processer — och möts vid en enda entré.

Kommunikation

Ändringar på tävlingsmorgonen sprids via sms, telefonsamtal och förhoppningar. Ingen vet vem som faktiskt har läst dem.

01 · Rubic Organizer

En plan. Varje funktion, varje dag.

Volontärplanering, rekrytering och passhantering — från en lokal tävlingshelg till ett VM. Rader är funktioner, kolumner är dagar och färgen visar luckorna: grönt är bemannat, orange är tunt, rött behöver folk.

• Öppna för anmälan. Volontärerna anmäler sig själva — ensamma eller tillsammans som klubb eller grupp.
• Bekräfta & förbered. Godkänn, tilldela och skicka bekräftelser, dokument och klädstorlekar.
• Styr dagen. Incheckning per pass och en realtidsbild av vem som har kommit och var det saknas folk.
• Utvärdera & ta med vidare. Vem som kom, vem ni vill ha tillbaka och hur nästa års plan ska se ut.

Norway Cup — världens största fotbollsturnering för ungdomar — rekryterar, godkänner och checkar in 1 700 volontärer fördelade på 4 000 pass i Rubic Organizer. Nästa år följer planen och crew med i stället för att allt börjar om.

Passchemat för Kvitfjell — Audi FIS Ski World Cup Finals 2026.

02 · Rubic Ackreditering

Sex grupper. Sex processer. En entré.

Idrottare och lag, media, VIP och partner, volontärer och crew, leverantörer, funktionärer och säkerhet — ett register med olika regler, i stället för fyra kalkylark som möts vid samma staket.

• Sex dörrar, ett register. Individuella ansökningar och gruppansökningar, registrering av admin, filimport, godkända volontärer från Organizer och anmälningar till evenemanget hamnar på samma ställe.
• Regler, inte inmatning. Korttyp, behörighetszoner, dagar och tidsfönster tilldelas automatiskt utifrån kategori, funktion och organisation. Ändra manuellt för det enstaka undantaget.
• QR-koden är nyckeln. Samma kod på papper och i appen. Inget att dela ut två gånger, inget att samla in igen.
• En entré som en volontär kan sköta. En telefon, en skanning och en grön eller röd skärm som förklarar vilken zon, dag eller vilket tidsfönster som saknas. Dra in ett passerkort så stoppas det vid nästa skanning.

Hafjell och Kvitfjell ackrediterade över två Organizer-evenemang förra säsongen — den godkända volontären fanns redan som en person att ackreditera.

Kortet fyller i sig självt utifrån reglerna.

Skanningen svarar på en fråga — och en röd skärm förklarar sig själv.

03 · Rubic Connect

Passet, meddelandet och passerkortet — i telefonen de redan har med sig.

iOS och Android. Samma app som en norsk klubbmedlem använder till träningen — nu med ett pass, en ackreditering och pushmeddelandet som ändrades kl. 06:00 i morse.

• Mina pass. Var man ska vara, när, med vem och vem man ska ringa. Ändringar syns utan att någon behöver skicka ut en lista igen.
• Push till exakt rätt personer. Alla, en funktion eller ett pass — riktat, så att folk fortsätter att läsa.
• Självincheckning och förmåner. Ett tryck vid ankomst håller LOC:s lägesbild levande. Måltider, liftkort och kuponger löses in med QR-kod.
• Dokument och genomgångar på samma ställe som passet de hör till.

Det här ersätter det: gruppsms:et till 400 nummer, Facebookgruppen som halva crew inte är med i, det utskrivna passchemat som var inaktuellt redan vid frukosten.

Mina aktiviteter — med det som ännu inte är bekräftat.

Bekräfta med ett tryck — LOC-översikten uppdateras.

Så hänger det ihop

Tre verktyg. Ett register i botten.

Det här är den del som är svår att köpa separat: volontären, den ackrediterade personen och appanvändaren är samma post. Registrera en person en gång — ackrediteringen, passet och appen pekar alla tillbaka på den.

Organizer

Planera · rekrytera · pass · incheckning

Ackreditering

Ansök · godkänn · zoner · skanna

Connect

Pass · meddelanden · passerkort · dokument

Ett register över personer, roller och behörigheterAnmälan och betalning · kommunikation · rapportering · ekonomi, med ECIT:s redovisningskonsulter i ryggen om ni vill

LOC-översikten — anmälningar, godkännanden och obekräftade pass, uppdaterad i takt med att folk agerar.

Därför står vi här

Det började med världscupen i Kvitfjell.

Allt på den här sidan finns för att en arrangör av alpina världscupen bad om det först. Rubic är ett företag från Lillehammer som grundades 2014; version 1 av Organizer byggdes för Kvitfjell 2017, och hela plattformen skrevs om till ett enda system inför skid-VM i nordiska grenar 2025. Nästa på listan: Oslo 2029 — vi bygger redan för det.

• 500+ klubbar, förbund och arrangörer i daglig drift — med ett eget supportteam i Norge
• Majoritetsägt av ECIT sedan 2023: ~3 000 anställda, ~120 kontor i 11 länder. Ett mästerskap planeras flera år i förväg; er programvaruleverantör bör finnas kvar då också.
• Tjugo moduler på en plattform — personer, evenemang och ekonomi. Slå på dem ni behöver.

Era talare på Club5

Rune Solholm Bakken

Vd & partner, Rubic AS

Anders Retterås

Utvecklingschef & partner, Rubic AS

Trettio minuter med skärmdelning är värda mer än vilken presentationsbild som helst. Vi går igenom er egen tävlingshelg — funktioner, zoner, antal personer — och delar gärna med oss av det vi har lärt oss den hårda vägen.

Välj en tid med Rune

Boka ett möte

30 minuter. Er tävlingshelg, på skärmen.

Välj en tid som passar dig. Mötet är en live-genomgång av Organizer, Ackreditering och Connect med ert evenemang som exempel.

• Systemet live — inga presentationsbilder
• Ärligt svar på om Rubic passar er LOC
• Prisindikation under samtalet
• Inga förpliktelser, ingen påtryckning efteråt

Föredrar du e-post? Skriv till rune@rubic.no. Laddas inte kalendern? Öppna bokningssidan i en ny flik.

Bra att veta

Frågor som LOC brukar ställa

Fungerar det utanför Norge?

Ja. Plattformen finns på engelska, och anmälningssidor, meddelanden och ackreditering sätts upp på ert språk. Data lagras inom EU.

Kan vi använda Organizer eller Ackreditering var för sig?

Ja. Varje modul kan användas fristående. Tillsammans delar de ett register, så en godkänd volontär är redan en person att ackreditera.

Kan lag och mediehus ansöka för hela sin delegation?

Ja. Med gruppansökningar kan ett lag, ett mediehus eller en partner skicka in alla på en gång; godkännandet fördelas sedan mellan de avdelningar som äger respektive kategori.

Hur stort — eller litet — kan evenemanget vara?

Från några dussin volontärer på en tävlingshelg till 1 700 volontärer och 4 000 pass på Norway Cup. Upplägget är detsamma; skalan bestämmer ni.

Vad kostar det?

Priset beror på moduler och evenemangets storlek — vi ger en prisindikation redan vid första samtalet, så att det inte blir några överraskningar.

Vi visar gärna hela lösningen live för alla arrangörer på Club5.

Boka 30 minuter direkt i Runes kalender eller skriv till rune@rubic.no.

Boka ett möte med Rune