Club5 – Rubic Organizer, Akkreditering & Connect

Club5 Workshop 2026

Autodromo di Monza · 4. september 2026 · Rubic AS, en del af ECIT

Rubic Organizer · Akkreditering · Connect

Arrangementet bag arrangementet.

Frivillige, akkreditering og crew — styret fra én platform. Bygget til World Cup i Kvitfjell i 2017, omskrevet til VM i 2025 og brugt fra en enkelt løbsweekend til Norway Cups 1.700 frivillige.

Book 30 minutters skærmdeling Se de tre værktøjer

Vælg et tidspunkt direkte i Runes kalender. Helt uforpligtende — og de fejl, vi selv har begået, deler vi gratis ud af.

Afprøvet i stor skala

2017

version 1, bygget til World Cup i Kvitfjell

2025

version 2.0, lanceret ved VM i nordisk skisport

1.700

frivillige og 4.000 vagter ved Norway Cup

500+

klubber, forbund og arrangører i daglig brug

Lillehammer, Norge — en halv time ned ad dalen fra Kvitfjell. Majoritetsejet af ECIT, ~3.000 medarbejdere i 11 lande.

Arrangementer, der kører på Rubic

• World Cup Kvitfjell
• Hafjell
• Holmenkollen Ski Festival
• FIS Nordic World Ski Championships 2025
• Norway Cup
• Tons of Rock
• Øyafestivalen

Det hører vi fra arrangører

Tre løbsdage. Tolv måneders arbejde. Og rigtig mange regneark.

Frivillige

Navne i ét ark, vagter i et andet, telefonnumre i et tredje. Hvert år starter listen forfra fra nul.

Akkreditering

Hold, medier, partnere og crew kommer ind via fire forskellige processer — og mødes ved én indgang.

Kommunikation

Ændringer på løbsdagens morgen sendes ud via sms, telefonopkald og håb. Ingen ved, hvem der faktisk har læst dem.

01 · Rubic Organizer

Én plan. Hver funktion, hver dag.

Planlægning af frivillige, rekruttering og vagtstyring — fra en lokal løbsweekend til et VM. Rækker er funktioner, kolonner er dage, og farven viser hullerne: grøn er dækket, orange er tyndt, rød mangler folk.

• Åbn for tilmelding. De frivillige melder sig selv — alene eller sammen som klub eller gruppe.
• Bekræft & forbered. Godkend, tildel og send bekræftelser, dokumenter og tøjstørrelser.
• Styr dagen. Check-in pr. vagt og et live-overblik over, hvem der er mødt op, og hvor I mangler folk.
• Evaluer & tag med videre. Hvem mødte op, hvem vil I have tilbage, og hvordan skal næste års plan se ud.

Norway Cup — verdens største fodboldturnering for unge — rekrutterer, godkender og checker 1.700 frivillige ind fordelt på 4.000 vagter i Rubic Organizer. Næste år føres planen og crewet videre i stedet for at starte forfra.

Vagtplanen for Kvitfjell — Audi FIS Ski World Cup Finals 2026.

02 · Rubic Akkreditering

Seks grupper. Seks processer. Én indgang.

Atleter og hold, medier, VIP og partnere, frivillige og crew, leverandører, officials og sikkerhed — ét register med forskellige regler i stedet for fire regneark, der mødes ved det samme hegn.

• Seks døre, ét register. Individuelle ansøgninger og gruppeansøgninger, registrering via admin, filimport, godkendte frivillige fra Organizer og tilmeldinger til arrangementet lander alle samme sted.
• Regler, ikke indtastning. Korttype, adgangszoner, dage og tidsvinduer tildeles automatisk ud fra kategori, funktion og organisation. Overstyr manuelt for den ene undtagelse.
• QR-koden er nøglen. Samme kode på papir og i appen. Intet at dele ud to gange, intet at samle ind igen.
• En indgang, som en frivillig kan betjene. En telefon, en scanning og en grøn eller rød skærm, der forklarer, hvilken zone, dag eller hvilket tidsvindue der mangler. Inddrag et adgangskort, og det stoppes ved næste scanning.

Hafjell og Kvitfjell akkrediterede på tværs af to Organizer-arrangementer sidste sæson — den godkendte frivillige fandtes allerede som en person, der kunne akkrediteres.

Kortet udfylder sig selv ud fra reglerne.

Scanningen besvarer ét spørgsmål — og en rød skærm forklarer sig selv.

03 · Rubic Connect

Vagten, beskeden og adgangskortet — på den telefon, de allerede har med.

iOS og Android. Den samme app, som et norsk klubmedlem bruger til træning — nu med en vagt, en akkreditering og den push-besked, der blev ændret kl. 06:00 i morges.

• Mine vagter. Hvor man skal være, hvornår, med hvem, og hvem man skal ringe til. Ændringer vises, uden at nogen skal sende en liste ud igen.
• Push til præcis de rigtige personer. Alle, én funktion eller én vagt — målrettet, så folk bliver ved med at læse.
• Selv-check-in og belønninger. Ét tryk ved ankomst holder LOC'ens live-overblik levende. Måltider, liftkort og kuponer indløses med QR-kode.
• Dokumenter og briefinger samme sted som den vagt, de hører til.

Det erstatter: gruppe-sms'en til 400 numre, Facebook-gruppen, som halvdelen af crewet ikke er med i, og den printede vagtliste, der var forældet allerede ved morgenmaden.

Mine aktiviteter — med det, der endnu ikke er bekræftet.

Bekræft med ét tryk — LOC-dashboardet opdateres.

Sådan hænger det sammen

Tre værktøjer. Ét register nedenunder.

Det er den del, der er svær at købe separat: den frivillige, den akkrediterede person og app-brugeren er den samme post. Registrér en person én gang — akkrediteringen, vagten og appen peger alle tilbage på den.

Organizer

Planlæg · rekruttér · vagter · check-in

Akkreditering

Ansøg · godkend · zoner · scan

Connect

Vagter · beskeder · adgangskort · dokumenter

Ét register over personer, roller og rettighederTilmelding og betaling · kommunikation · rapportering · økonomi, med ECIT's bogholdere i ryggen, hvis I ønsker det

LOC-dashboardet — tilmeldinger, godkendelser og ubekræftede vagter, opdateret i takt med, at folk handler.

Derfor står vi her

Det begyndte med World Cup i Kvitfjell.

Alt på denne side findes, fordi en arrangør af World Cup i alpint bad om det først. Rubic er en virksomhed fra Lillehammer, grundlagt i 2014; version 1 af Organizer blev bygget til Kvitfjell i 2017, og hele platformen blev omskrevet til ét system til VM i nordisk skisport i 2025. Næste på listen: Oslo 2029 — vi bygger allerede til det.

• 500+ klubber, forbund og arrangører i daglig brug — med vores eget supportteam i Norge
• Majoritetsejet af ECIT siden 2023: ~3.000 medarbejdere, ~120 kontorer i 11 lande. Et mesterskab planlægges flere år frem; jeres softwareleverandør bør også være der til den tid.
• Tyve moduler på én platform — personer, arrangementer og økonomi. Slå dem til, som I har brug for.

Jeres oplægsholdere på Club5

Rune Solholm Bakken

Administrerende direktør & partner, Rubic AS

Anders Retterås

Udviklingschef & partner, Rubic AS

Tredive minutter med skærmdeling er mere værd end noget slide. Vi gennemgår jeres egen løbsweekend — funktioner, zoner, antal personer — og deler gerne ud af det, vi har lært på den hårde måde.

Vælg et tidspunkt med Rune

Book et møde

30 minutter. Jeres løbsweekend, på skærmen.

Vælg et tidspunkt, der passer dig. Mødet er en live-gennemgang af Organizer, Akkreditering og Connect med jeres arrangement som eksempel.

• Live-system — ingen slides
• Ærligt svar på, om Rubic passer til jeres LOC
• Vejledende pris under samtalen
• Uforpligtende, intet pres bagefter

Foretrækker du e-mail? Skriv til rune@rubic.no. Indlæses kalenderen ikke? Åbn bookingsiden i en ny fane.

Godt at vide

Spørgsmål, som LOC'er plejer at stille

Virker det uden for Norge?

Ja. Platformen kører på engelsk, og tilmeldingssider, beskeder og akkreditering sættes op på jeres sprog. Data hostes i EU.

Kan vi bruge Organizer eller Akkreditering hver for sig?

Ja. Hvert modul kan køre selvstændigt. Sammen deler de ét register, så en godkendt frivillig allerede er en person, der kan akkrediteres.

Kan hold og mediehuse ansøge for hele deres delegation?

Ja. Med gruppeansøgninger kan et hold, et mediehus eller en partner indsende alle på én gang; godkendelsen fordeles derefter mellem de afdelinger, der ejer hver kategori.

Hvor stort — eller lille — kan arrangementet være?

Fra nogle få dusin frivillige til en løbsweekend til 1.700 frivillige og 4.000 vagter ved Norway Cup. Opsætningen er den samme; skalaen bestemmer I.

Hvad koster det?

Prisen afhænger af moduler og arrangementets størrelse — vi giver jer en vejledende pris allerede ved første samtale, så der ikke kommer nogen overraskelser.

Vi viser gerne det hele live for enhver arrangør fra Club5.

Book 30 minutter direkte i Runes kalender, eller skriv til rune@rubic.no.

Book et møde med Rune