– Vi räknar med att komma upp i 400 funktionärer innan starten går, och de flesta arbetar i fem till nio dagar. Förberedelserna tar en vecka, innan mellan åtta och tio tusen åskådare intar arenan, berättar Bjørge. Några få volontärer får ersättning för att ta ledigt inför evenemanget och rigga säkerhetsanordningarna i backen, och dessutom är hela elevkåren vid Ringebu folkehøgskole på plats i den ideella andan.
– Vi är beroende av att ha med dem som funktionärer, och volontärerna belönas med säsongskort eller dagskort i backen beroende på hur mycket de arbetar, säger hon. Trots att de hade ett eget, skräddarsytt datasystem föll valet på Rubic för att organisera alla funktionärer.
Rapporter för allt
Bente Fjellstad Bjørge och Per Arne Kleven i organisationskommittén för World Cup Kvitfjell utvärderar Rubic tillsammans med verksamhetschefen Anders Retterås under evenemangsveckan. – Nästa gång vi ska använda det är nästan ett år bort, och då har vi glömt vad vi ville ändra på, säger Bjørge. (Foto: Liv Maren Mæhre Vold)
– Vi behövde något nytt, eftersom systemet vi hade började bli föråldrat. Vi behövde ett system där funktionärer kan anmäla sig och där vi kan kartlägga behov av boende och mat, samt ett belöningssystem. Kocken tar fram en egen rapport över alla matallergier, och vi kan se vem som ska ha vad och vid vilken tid. Alla våra önskemål är inte uppfyllda än, men det blir hela tiden bättre, berättar volontärchefen. Utvärderingsmötena med Rubic håller de löpande.
– Det är viktigt att få det gjort medan vi minns vilka anpassningar vi behöver. När World Cup är över är det ju ett halvår till nästa gång vi använder Rubic-systemet ordentligt, säger Bjørge.
Avgörande
Banchefen Per Arne Kleven använder Rubic-systemet, som han själv säger, “hela tiden”.
– Jag måste bara lära mig att använda det ordentligt, skrattar han.
– Möjligheterna finns ju där! Jag skickar sms varje eftermiddag till backpersonalen, där de får besked om var och när de ska samlas i backen. Bara back-, ban- och arenapersonalen är mellan 160 och 170 personer, berättar Kleven.
– Vi hade inte klarat det här utan ett fungerande verktyg. Det är helt enkelt avgörande. I dag har vi många fler möjligheter att märka och dela in i funktioner. Tidigare skickade Bente ut allt, nu kan jag själv ta hand om mina egna. Ingen är viktigare än någon annan, och alla behövs för att det ska gå runt. Saknas det någon någonstans blir det tvärstopp. Det är lite kris om det till exempel saknas någon på tidtagningen när morgonen kommer.
Viktigt för kommunen
FOLKFEST: World Cup i Kvitfjell är en folkfest och viktig för Ringebu kommun. Bakom ligger tusentals volontärtimmar. (Foto: Stein B. Olsen)
Organisationskommittén möter mycket positivitet när World Cup-cirkusen ska dra i gång. Om det inte vore för störtloppsbackarna skulle Ringebu kommun knappast vara som den är i dag, menar Kleven.
– Vissa avvaktar alltid, och det är en utmaning för en del företag att avvara folk de dagar vi arrangerar. Samtidigt är det ett sätt för näringslivet att ge tillbaka. Om vi hade haft en funktionär från varje företag i Ringebu hade vi varit väl täckta, understryker han. World Cup är utan tvekan det största evenemanget i Ringebu under året.
– Om de inte hade lyckats den gången OS kom, hade vi aldrig fått en sådan anläggning. Det finns 120 arbetstillfällen bara i skidanläggningen. Vi hade inte heller haft en toppmodern anläggning för snötillverkning, konstaterar Bjørge.
Betydande ringeffekter
Ringeffekterna efter OS har varit betydande, även för övrig verksamhet i kommunen.
– I dag är vi den största fritidshuskommunen i Oppland, och en stuga kostar lätt uppemot fyra miljoner norska kronor. Det hade inte funnits tre stora matbutiker i Fåvang om det inte vore för Kvitfjell, understryker Kleven.
– Vi tycker om att tänka att vi gör ett viktigt jobb, och de flesta har förståelse för vad som krävs för att få till ett sådant evenemang som World Cup, säger banchefen Kleven. När den första åkaren susar nerför banan som har krävt timmar av ideellt arbete är arbetsdagen långt ifrån slut för organisationskommittén.
– Det är inte alla av oss som arbetar under evenemanget som hinner se vem som vinner, skrattar Bjørge. För min del ligger fokus på att funktionärerna ska bli väl omhändertagna hela vägen – det är de som ser till att tävlingen genomförs.
Prova gratis i 30 dagar!
Rubic gör medlems- och föreningsarbete enkelt, effektivt och roligt!
Kontakta oss, så tittar vi tillsammans på vad Rubic kan göra för din organisation.