– Vi regner med at nå op på 400 hjælpere, før starten går, og de fleste arbejder i fem til ni dage. Forberedelserne tager en uge, før mellem otte og ti tusinde tilskuere indtager arenaen, fortæller Bjørge. Nogle få frivillige får kompensation for at tage fri forud for arrangementet og rigge sikringen på pisten til, og derudover møder hele elevflokken på Ringebu folkehøgskole op i frivillighedens ånd.
– Vi er afhængige af at have dem med som hjælpere, og de frivillige belønnes med sæsonkort eller dagskort til pisterne alt efter, hvor meget de arbejder, siger hun. Selvom de havde deres eget skræddersyede it-system, faldt valget på Rubic til at organisere alle hjælperne.
Rapporter til alt
Bente Fjellstad Bjørge og Per Arne Kleven fra organisationskomitéen for World Cup Kvitfjell evaluerer Rubic sammen med daglig leder Anders Retterås undervejs i arrangementsugen. – Næste gang, vi skal bruge det, er næsten et år ude i fremtiden, og så har vi glemt, hvad vi ønskede ændret, siger Bjørge. (Foto: Liv Maren Mæhre Vold)
– Vi skulle have noget nyt, da det system, vi havde, var ved at blive forældet. Vi havde brug for et system, hvor hjælpere kan tilmelde sig, og hvor vi kan kortlægge behov for overnatning og mad, samt et belønningssystem. Kokken trækker en særskilt rapport over alle madallergier, og vi kan se, hvem der skal have hvad og hvornår. Ikke alle vores ønsker er opfyldt endnu, men det bliver hele tiden bedre, fortæller frivilligchefen. Evalueringsmøderne med Rubic holder de løbende.
– Det er vigtigt at få det gjort, mens vi kan huske, hvilke tilpasninger vi har brug for. Når World Cuppen er slut, er der jo et halvt år til næste gang, vi bruger Rubic-systemet for alvor, siger Bjørge.
Afgørende
Pistechef Per Arne Kleven bruger Rubic-systemet, som han selv siger, “hele tiden”.
– Jeg skal bare lære at bruge det ordentligt, klukker han.
– Mulighederne ligger der jo! Jeg sender sms hver eftermiddag til pistemandskabet, hvor de får besked om, hvor og hvornår de skal møde op på pisten. Alene piste-, løjpe- og arenamandskabet er mellem 160 og 170 personer, fortæller Kleven.
– Vi havde ikke klaret det her uden et værktøj, der fungerer. Det er simpelthen afgørende. I dag har vi mange flere muligheder for at mærke og inddele i funktioner. Tidligere sendte Bente alt ud, nu kan jeg selv tage mig af mine egne folk. Ingen er vigtigere end andre, og alle skal til, for at det kan løbe rundt. Mangler der nogen et sted, går alt i stå. Det er lidt af en krise, hvis der for eksempel mangler en til tidtagningen, når morgenen kommer.
Vigtigt for kommunen
FOLKEFEST: World Cup i Kvitfjell er en folkefest og vigtig for Ringebu kommune. Bag ligger tusindvis af frivillige timer. (Foto: Stein B. Olsen)
Organisationskomitéen møder meget positivitet, når World Cup-cirkusset skal i gang. Hvis det ikke havde været for styrtløbspisterne, havde Ringebu kommune næppe været, som den er i dag, mener Kleven.
– Nogle venter altid på sidelinjen, og det er en udfordring for nogle virksomheder at undvære folk de dage, vi arrangerer. Samtidig er det en måde for erhvervslivet at give noget tilbage på. Hvis vi havde haft en hjælper fra hver virksomhed i Ringebu, havde vi været godt dækket, understreger han. World Cup er uden tvivl årets største arrangement i Ringebu.
– Hvis de ikke havde fået det til at lykkes dengang OL kom, havde vi aldrig fået et sådant anlæg. Der er 120 arbejdspladser alene i skianlægget. Vi havde heller ikke haft et førsteklasses sneproduktionsanlæg, fastslår Bjørge.
Betydelige afledte effekter
De afledte effekter efter OL har været betydelige, også for den øvrige aktivitet i kommunen.
– I dag er vi den største hyttekommune i Oppland, og en hytte koster hurtigt op mod fire millioner norske kroner. Der havde ikke været tre store supermarkeder i Fåvang, hvis det ikke havde været for Kvitfjell, understreger Kleven.
– Vi kan godt lide at tænke, at vi gør et vigtigt stykke arbejde, og de fleste har forståelse for, hvad der kræves for at få et arrangement som World Cup på plads, siger pistechef Kleven. Når den første løber suser ned ad løjpen, som har krævet timevis af frivilligt arbejde, er arbejdsdagen langtfra slut for organisationskomitéen.
– Det er ikke alle os, der arbejder under arrangementet, der når at se, hvem der vinder, griner Bjørge. For mit vedkommende er fokus, at hjælperne skal blive godt taget hånd om hele vejen – det er dem, der sørger for, at løbet bliver gennemført.
Prøv gratis i 30 dage!
Rubic gør medlems- og foreningsarbejde nemt, effektivt og sjovt!
Kontakt os, så ser vi sammen på, hvad Rubic kan gøre for din organisation.