Vänföreningen består av flera tusen engagerade medlemmar, främst från Lillehammer med omnejd. Fram till nyligen hade ledningen under ett helt år bara tre nummer av medlemstidningen Maihaugbladet som kommunikationskanal till sina medlemmar. Bland annat för att lättare kunna nå ut till sina medlemmar skrev föreningen i januari 2017 kontrakt med Rubic och gick över till deras digitala medlemssystem.
Enklare medlemsregistrering, betalning och kommunikation
Vänföreningens ordförande, Svend Strand, berättar hur de först hörde talas om Rubic och hur det kom sig att de i dag har bytt ut gamla, tidskrävande lösningar mot ett modernt medlemssystem.
– Vi hörde talas om Rubic via föreningar som använder systemet. Då kontaktade vi Rubic. Rune från Rubic besökte oss, visade en demo och berättade mer om systemet. I dag använder vi det för medlemsregistrering, underhåll av medlemsregistret, betalning av medlemsavgift och eventuella andra tjänster samt kommunikation med medlemmarna.
Svend Strand, ordförande i De Sandvigske Samlingers venner
Bytte ut tidskrävande lösningar
Vänföreningen arrangerar bland annat specialvisningar för sina medlemmar på Maihaugen i Lillehammer. Det är ett erbjudande där medlemmarna kan se museets dolda skatter, gå in i de fantastiska husen eller få en visning av magasinen där föremål av historiskt värde förvaras. Tidigare har det varit svårt för vänföreningen att nå ut till sina medlemmar med information om dessa visningar.
– Vi har en medlemstidning som alla medlemmar får hemskickad med posten tre gånger om året. Innan vi började använda Rubic måste vi ha informationen om specialvisningen klar fyra–fem månader innan evenemanget skulle hållas, så att vi kunde publicera den i tidningen. Det innebar att vi måste informera i mars om en visning som skulle äga rum i juli. Det var lätt för våra medlemmar att glömma, och det var få som kom. Dessutom måste vi annonsera i tidningen ett par dagar innan för att påminna medlemmarna om visningen, berättar Strand.
– Vi har haft en enorm tillströmning
Bytet till Rubics system har verkligen satt fart på specialvisningarna som vänföreningen arrangerar. Informationen når så gott som alla de 2 700 medlemmarna, och det är betydligt fler som får del av den nu än tidigare. Visningarna är ett jättebra erbjudande och en exklusiv möjlighet att se museets skatter, så det hade varit synd om medlemmarna missade chansen.
– När vi ska arrangera en specialvisning för våra medlemmar skickar vi bara ut information via e-post eller sms ungefär en vecka i förväg. Det når nästan alla våra medlemmar och ger mycket hög respons. Det är betydligt fler som kommer nu än tidigare, berättar Strand.
Han tillägger att det i dag är så många som visar intresse för visningarna att de har varit tvungna att säga nej till några.
– Sedan vi började använda Rubics system har vi haft en enorm tillströmning. Nu är det så att vi måste meddela att det bara är de första som anmäler sig som får komma.
Enklare att skicka ut fakturor
Sedan vänföreningen började använda Rubic har det också blivit betydligt enklare att skicka ut fakturor till medlemmarna. I dag skickar ledningen helt enkelt ett sms eller ett e-postmeddelande till sina medlemmar med en länk till fakturan.
– Innan vi började använda Rubic skickade vi ut brev med inbetalningskort för att få in betalningar från våra medlemmar. Det säger sig självt att det tog lång tid. Där satt vi och packade kuvert med över 2 000 brev. I dag har den här processen blivit mycket mer rationell, berättar Strand.
– Det har hänt att jag har ringt till Anders
Rubic vill vara en partner för sina kunder. Därför erbjuder de alla kunder utbildning i systemet samt tillgång till hjälp och support. När De Sandvigske Samlingers venner började använda det nya medlemssystemet gick representanter från vänföreningen en utbildning med Anders, verksamhetschef på Rubic, och fick god hjälp.
– Om jag behöver hjälp kontaktar jag Rubics helpdesk via e-post. Då får jag nästan alltid svar väldigt snabbt. Det har också hänt att jag har ringt direkt till Anders, men oftast skickar jag en förfrågan till helpdesken.
Rekommenderar alla föreningar att använda Rubic
Strand stickar inte under stol med att det har funnits vissa utmaningar i samband med omställningen, men är i slutändan nöjd med att ha bytt till ett modernare system. Även om styrelsen i vänföreningen har lagt mycket tid på att digitalisera kontaktuppgifter och sätta sig in i systemet, är det allra viktigaste att den nya lösningen gör det möjligt att nå ut direkt till medlemmarna och att det är enklare för medlemmarna att ta del av viktig information.
– Jag tycker att det är en stor fördel om andra föreningar av vår typ använder Rubic. Med det sagt finns det två saker som är viktiga för mig att lyfta fram: det krävs förberedelser innan du kan börja använda systemet, och du måste ha tillgång till medlemmarnas kontaktuppgifter och e-postadresser.
Strand tillägger:
– Det är ju med Rubic som med alla system; de har betydligt fler funktioner än vad den enskilda användaren behöver. Så kommer det alltid att vara. Därför måste föreningen själv ha kompetens att förklara vilka behov den har och bilda sig en uppfattning om hur den kan utnyttja systemet för att täcka dessa behov. Det lönar sig också att ha en datakunnig person i föreningen som kan ansvara för systemet. Själv har jag arbetat inom databranschen i flera decennier. Det har varit en stor fördel.