Venneforeningen består af flere tusinde engagerede medlemmer, primært fra Lillehammer og omegn. Indtil for nylig havde ledelsen i løbet af et helt år kun tre udgaver af medlemsbladet Maihaugbladet som kommunikationskanal til sine medlemmer. Blandt andet for bedre at kunne nå ud til medlemmerne skrev foreningen i januar 2017 kontrakt med Rubic og gik over til deres digitale medlemssystem.
Enklere medlemsregistrering, betaling og kommunikation
Formanden for venneforeningen, Svend Strand, fortæller, hvordan de først hørte om Rubic, og hvordan det gik til, at de i dag har udskiftet gamle, tidskrævende løsninger med et moderne medlemssystem.
– Vi hørte om Rubic gennem foreninger, der bruger systemet. Så kontaktede vi Rubic. Rune fra Rubic besøgte os, viste os en demo og fortalte mere om systemet. I dag bruger vi det til medlemsregistrering, vedligeholdelse af medlemsskaren, betaling af kontingent og eventuelle andre ydelser samt kommunikation med medlemmerne.
Svend Strand, formand for De Sandvigske Samlingers venner
Udskiftede tidskrævende løsninger
Venneforeningen arrangerer blandt andet særlige rundvisninger for sine medlemmer på Maihaugen ved Lillehammer. Det er et tilbud, hvor medlemmerne kan se museets skjulte skatte, gå ind i de fantastiske huse eller få en rundvisning i magasinerne, hvor genstande af historisk værdi opbevares. Tidligere har det været svært for venneforeningen at nå ud til medlemmerne med information om disse rundvisninger.
– Vi har et medlemsblad, som alle medlemmer får tilsendt med posten tre gange om året. Før vi begyndte at bruge Rubic, skulle vi have informationen om den særlige rundvisning klar fire-fem måneder før arrangementet, så vi kunne nå at bringe den i bladet. Det betød, at vi skulle informere i marts om en rundvisning, der skulle finde sted i juli. Det var let for vores medlemmer at glemme, og der var få, der mødte op. Derudover måtte vi annoncere i avisen et par dage før for at minde medlemmerne om rundvisningen, fortæller Strand.
– Vi har haft en voldsom tilstrømning
Skiftet til Rubics system har virkelig sat skub i de særlige rundvisninger, som venneforeningen arrangerer. Informationen når ud til så godt som alle de 2.700 medlemmer, og langt flere får den med nu end før. Rundvisningerne er et rigtig godt tilbud og en eksklusiv mulighed for at se museets skatte, så det ville være synd, hvis medlemmerne gik glip af chancen.
– Når vi skal arrangere en særlig rundvisning for vores medlemmer, sender vi bare information ud på e-mail eller sms en uges tid i forvejen. Det når næsten alle vores medlemmer og giver meget stor respons. Der er langt flere, der møder op nu end tidligere, fortæller Strand.
Han tilføjer, at der i dag er så mange, der viser interesse for rundvisningerne, at de har været nødt til at sige nej til nogle.
– Efter at vi tog Rubics system i brug, har vi haft en voldsom tilstrømning. Nu er det sådan, at vi må gøre opmærksom på, at det kun er de første, der tilmelder sig, som kan komme med.
Nemmere at sende fakturaer ud
Efter at venneforeningen begyndte at bruge Rubic, er det også blevet langt nemmere at sende fakturaer ud til medlemmerne. I dag sender ledelsen ganske enkelt en sms eller en e-mail til medlemmerne med et link til fakturaen.
– Før vi begyndte at bruge Rubic, sendte vi breve ud med et girokort for at få betalinger ind fra vores medlemmer. Det siger sig selv, at det tog lang tid. Der sad vi og pakkede kuverter med over 2.000 breve. I dag er denne proces blevet meget mere rationel, fortæller Strand.
– Det er sket, at jeg har ringet til Anders
Rubic ønsker at være en partner for sine kunder. Derfor tilbyder de alle kunder oplæring i systemet samt adgang til hjælp og support. Da De Sandvigske Samlingers venner begyndte at bruge det nye medlemssystem, var repræsentanter fra venneforeningen på oplæring hos Anders, daglig leder i Rubic, og fik god hjælp.
– Hvis jeg har brug for hjælp, kontakter jeg Rubics helpdesk på e-mail. Så får jeg næsten altid svar meget hurtigt. Det er også sket, at jeg har ringet direkte til Anders, men som regel sender jeg en henvendelse til helpdesken.
Anbefaler alle foreninger at bruge Rubic
Strand lægger ikke skjul på, at der har været visse udfordringer forbundet med omstillingen, men er i sidste ende tilfreds med at have skiftet til et mere moderne system. Selvom bestyrelsen i venneforeningen har brugt meget tid på at digitalisere kontaktoplysninger og sætte sig ind i systemet, er det allervigtigste, at den nye løsning gør det muligt at nå direkte ud til medlemmerne, og at det er nemmere for medlemmerne at få vigtig information med.
– Jeg synes, det er en stor fordel, hvis andre foreninger af vores type bruger Rubic. Når det er sagt, er der to ting, der er vigtige for mig at fremhæve: Det kræver forberedelse, før man kan tage systemet i brug, og man skal have adgang til medlemmernes kontaktoplysninger og e-mailadresser.
Strand tilføjer:
– Det er jo med Rubic som med alle systemer; de har langt flere funktioner, end den enkelte har brug for. Sådan vil det altid være. Derfor skal foreningen selv have kompetence til at forklare, hvilke behov den har, og gøre sig en mening om, hvordan den kan udnytte systemet til at dække disse behov. Det betaler sig også at have en it-kyndig person i foreningen, som kan stå for systemet. Selv har jeg arbejdet inden for it-faget i flere årtier. Det har været en stor fordel.