Norway Cup, även känd som världens största fotbollsturnering, har i många år samlat tusentals unga spelare från hela världen till en vecka med intensiv tävling och oförglömliga upplevelser. För tre år sedan tog Norway Cup steget mot en effektivare organisering av sitt omfattande volontärarbete genom att bli kund hos Rubic. Nu, under sitt tredje år med Rubics volontärsystem, har turneringen upplevt en betydande förbättring i hur den organiserar och kommunicerar med sina volontärer.
Med hela 1 751 volontärer som tillsammans täcker 4 324 pass, och totalt 26 008 arbetstimmar, är det avgörande att ha ett pålitligt och välfungerande system som kan hantera denna stora apparat. Rubics volontärsystem har visat sig vara precis det verktyg Norway Cup behövde för att säkerställa ett smidigt genomförande av turneringen. För att få insikt i hur systemet har påverkat volontärernas vardag har vi pratat med crewchefen Kai och flera andra engagerade gruppledare och volontärer som aktivt använder Rubic under årets turnering.
För många i BSK är vecka 31 en av årets höjdpunkter. Det är inte bara en tid för ideellt arbete, utan också för sammanhållning, social gemenskap och traditioner som har byggts upp genom åren. En av huvudorsakerna till framgången är förmågan att få tillräckligt många volontärer att ställa upp, och en viktig faktor är att barn får bidra under turneringen redan i tidig ålder. På avdelningen ”Städ och cykel” hjälper omkring 400 barn mellan 6 och 12 år till att hålla slätten fri från skräp och att hämta domarkort från planerna. Det ger de unga en känsla av att vara en del av något stort från början. BSK och Norway Cup har lyckats bygga upp en unik volontärkultur som många andra lag, föreningar och arrangörer kan lära sig mycket av.
Volontärer under Norway Cup
Kai om Rubic: en viktig del av organiseringen av Norway Cup
Crewchefen Kai har varit en central del av organiseringen av Norway Cup från början, och han har sett turneringen växa och utvecklas till det den är i dag. En av de mest betydelsefulla förändringarna de senaste åren har varit införandet av Rubic som verktyg för att hantera volontärerna.
Kai märker tydligt hur väl etablerat Rubic har blivit i organisationen, både bland de anställda och bland volontärerna. Systemet har gjort rekryteringsprocessen enkel, eftersom folk nu kan registrera sig själva och välja pass direkt i systemet. Dessutom kan volontärerna göra ändringar ända fram till att turneringen börjar.
”Som crewchef har jag full kontroll, samtidigt som volontärerna själva har överblick över var och när de ska infinna sig via Rubic Connect-appen” Kai, crewchef Norway Cup.
Kai har också märkt en betydande minskning av antalet förfrågningar från volontärer med frågor, eftersom de nu hittar all information de behöver i appen.
Även om införandet av Rubic har varit en framgång har det inte varit utan utmaningar. Kai betonar vikten av att ha tålamod under den första perioden. ”Det är en brant inlärningskurva, och jag rekommenderar alla arrangörer att vara förberedda på en inkörningsfas de första ett till två åren. Men när man når det tredje året går det som smort”, säger Kai. Han är strålande nöjd med systemet: ”Det kunde verkligen inte ha varit bättre. Dömer man efter det första året har man fel – men år två och tre har varit helt fantastiska.”
Kai är också imponerad av det låga antalet förfrågningar de har fått, vilket visar att volontärerna klarar sig bra på egen hand. ”Om vi behöver hjälp finns Rubics support alltid tillgänglig, och de gör ett utmärkt jobb. Servicen är helt i toppklass, och Rubic är en bra partner att ha i laget”, säger han.
Crewchef Kai Frydenlund-Holm (Norway Cup) och projektledare Lisa-Marie Hovland (Rubic).
Varje år börjar Norway Cup använda fler av Rubics funktioner, vilket gör Kais jobb som crewchef enklare. ”Det är skönt att kunna samla så många funktioner i ett system. Inte minst sparar jag mycket tid”, berättar Kai. I år har de bland annat börjat använda ackrediteringslösningen och ”belöningsuttag”. Tidigare hanterade Kai utdelningen av crewgåvor med separata listor, men nu görs allt detta i Rubic, vilket har förenklat efterarbetet avsevärt. Kai ser fram emot fortsättningen och är nyfiken på det nya systemet som ska lanseras i början av 2025 och som också ska användas under skid-VM i Trondheim. ”Det blir spännande att se hur det nya systemet ytterligare kommer att förbättra organiseringen”, avslutar han.
Digitalisering förenklar volontärarbetet: Erfarenheter från Nicklas och Henrik
Nicklas och Henrik, som är gruppledare för parkering, delar med sig av sina erfarenheter av Rubic Connect-appen, ett verktyg som har blivit en oumbärlig del av deras vardag som ideella ledare.
Gruppledare: Nicklas Lillerud Aanonsen och Henrik Thordén Kristiansen
”Appen har gjort vårt jobb betydligt enklare”, säger Nicklas. ”Vi använder den för att checka in volontärerna när de kommer till sitt pass, vilket gör det lättare att ha kontroll och överblick.” Rubic Connect har också visat sig vara ett mycket effektivt verktyg för kommunikation: ”Det är mycket enklare att hålla kontakten med volontärerna, och de får all information de behöver på ett ställe”, tillägger Henrik.
Appen är inte bara funktionell utan också användarvänlig. ”Den är snygg, överskådlig och enkel att hantera”, säger Henrik. De är särskilt nöjda med att all kontaktinformation finns tillgänglig i appen, vilket gör penna och papper överflödiga. ”Den funktionen är guld”, säger Nicklas.
Dessutom har de märkt en ökning av användningen av appen bland volontärerna, som också ger positiv återkoppling. ”Vi ser att appen utvecklas i rätt riktning. Den blir bättre och bättre för varje år, och det kommer hela tiden nya funktioner”, berättar Henrik. I år har Rubic Connect-appen till exempel fått en funktion som gör det möjligt för volontärerna att se vilka de ska arbeta med under Norway Cup.
”Vi ser att saker fungerar bättre och bättre år för år”, konstaterar Nicklas och Henrik, som ser fram emot att fortsätta använda appen i sitt arbete.