Norway Cup, også kendt som verdens største fodboldturnering, har i mange år samlet tusindvis af unge spillere fra hele verden til en uge med intens konkurrence og uforglemmelige oplevelser. For tre år siden tog Norway Cup skridtet mod en mere effektiv organisering af sit omfattende frivilligarbejde ved at blive kunde hos Rubic. Nu, i sit tredje år med Rubics frivilligsystem, har turneringen oplevet en betydelig forbedring i, hvordan den organiserer og kommunikerer med sine frivillige.
Med hele 1.751 frivillige, der tilsammen dækker 4.324 vagter, og i alt 26.008 arbejdstimer, er det afgørende at have et pålideligt og velfungerende system, der kan håndtere dette store apparat. Rubics frivilligsystem har vist sig at være præcis det værktøj, Norway Cup havde brug for til at sikre en smidig afvikling af turneringen. For at få indsigt i, hvordan systemet har påvirket de frivilliges hverdag, har vi talt med mandskabsleder Kai og flere andre engagerede gruppeledere og frivillige, som aktivt bruger Rubic under årets turnering.
For mange i BSK er uge 31 et af årets højdepunkter. Det er ikke kun en tid for frivilligt arbejde, men også for sammenhold, socialt fællesskab og traditioner, der er bygget op gennem årene. En af hovedårsagerne til succesen er evnen til at få nok frivillige til at stille op, og en vigtig faktor er, at børn får lov til at bidrage under turneringen fra en tidlig alder. I afdelingen »Oprydning og cykel« hjælper omkring 400 børn mellem 6 og 12 år med at holde sletten fri for affald og med at hente dommerkort fra banerne. Det giver de unge en følelse af at være en del af noget stort fra starten. BSK og Norway Cup har formået at opbygge en unik frivilligkultur, som mange andre hold, foreninger og arrangører kan lære meget af.
Frivillige under Norway Cup
Kai om Rubic: en vigtig del af organiseringen af Norway Cup
Mandskabschef Kai har været en central del af organiseringen af Norway Cup fra starten, og han har set turneringen vokse og udvikle sig til det, den er i dag. En af de mest betydningsfulde ændringer i de seneste år har været implementeringen af Rubic som værktøj til at håndtere de frivillige.
Kai mærker tydeligt, hvordan Rubic er blevet godt etableret i organisationen, både blandt de ansatte og de frivillige. Systemet har gjort rekrutteringsprocessen enkel, eftersom folk nu selv kan registrere sig og vælge vagter direkte i systemet. Derudover har de frivillige mulighed for at foretage ændringer helt frem til turneringens start.
»Som mandskabschef har jeg fuld kontrol, samtidig med at de frivillige selv har overblik over, hvor og hvornår de skal møde op, via Rubic Connect-appen« Kai, mandskabschef Norway Cup.
Kai har også mærket et betydeligt fald i antallet af henvendelser fra frivillige med spørgsmål, da de nu finder al den information, de har brug for, i appen.
Selvom indførelsen af Rubic har været en succes, har det ikke været uden udfordringer. Kai understreger vigtigheden af at være tålmodig i den første periode. »Der er en stejl læringskurve, og jeg anbefaler alle arrangører at være forberedt på en indkøringsfase de første et til to år. Men når man når det tredje år, kører det som smurt,« siger Kai. Han er strålende tilfreds med systemet: »Det kunne virkelig ikke have været bedre. Dømmer man ud fra det første år, tager man fejl – men år to og tre har været helt formidable.«
Kai er også imponeret over det lave antal henvendelser, de har modtaget, hvilket viser, at de frivillige klarer sig godt på egen hånd. »Hvis vi har brug for hjælp, er Rubic-supporten altid tilgængelig, og de gør et fremragende stykke arbejde. Servicen er helt i top, og Rubic er en god partner at have på holdet,« siger han.
Mandskabschef Kai Frydenlund-Holm (Norway Cup) og projektleder Lisa-Marie Hovland (Rubic).
Hvert år tager Norway Cup flere af Rubics funktioner i brug, hvilket gør Kais arbejde som mandskabschef lettere. »Det er godt at kunne samle så mange funktioner i ét system. Ikke mindst sparer jeg meget tid,« fortæller Kai. I år har de blandt andet taget akkrediteringsløsningen og »belønningsudtag« i brug. Tidligere håndterede Kai udleveringen af mandskabsgaver med separate lister, men nu foregår alt dette i Rubic, hvilket har forenklet efterarbejdet betydeligt. Kai ser frem til fortsættelsen og er spændt på det nye system, der skal lanceres i starten af 2025, og som også skal bruges under ski-VM i Trondheim. »Det bliver spændende at se, hvordan det nye system vil forbedre organiseringen yderligere,« slutter han.
Digitalisering forenkler frivilligarbejdet: Erfaringer fra Nicklas og Henrik
Nicklas og Henrik, der er gruppeledere på parkering, deler deres erfaringer med Rubic Connect-appen, et værktøj, der er blevet en uundværlig del af deres hverdag som frivillige ledere.
Gruppeledere: Nicklas Lillerud Aanonsen og Henrik Thordén Kristiansen
»Appen har gjort vores arbejde betydeligt lettere,« siger Nicklas. »Vi bruger den til at tjekke de frivillige ind, når de møder op til deres vagt, hvilket gør det lettere at have kontrol og overblik.« Rubic Connect har også vist sig at være et meget effektivt værktøj til kommunikation: »Det er meget lettere at holde kontakten med de frivillige, og de får al den information, de har brug for, ét sted,« tilføjer Henrik.
Appen er ikke kun funktionel, men også brugervenlig. »Den er pæn, overskuelig og nem at håndtere,« siger Henrik. De er særligt tilfredse med, at alle kontaktoplysninger er tilgængelige i appen, hvilket gør pen og papir overflødige. »Den funktion er guld,« siger Nicklas.
Derudover har de bemærket en stigning i brugen af appen blandt de frivillige, som også giver positiv feedback. »Vi kan se, at appen udvikler sig i den rigtige retning. Den bliver bedre og bedre for hvert år, og der kommer hele tiden nye funktioner,« fortæller Henrik. I år har Rubic Connect-appen for eksempel fået en funktion, der gør det muligt for de frivillige at se, hvem de skal arbejde sammen med under Norway Cup.
»Vi kan se, at tingene fungerer bedre og bedre år for år,« konkluderer Nicklas og Henrik, som ser frem til at fortsætte med at bruge appen i deres arbejde.