Et gratis medlemsregister kan holde længe for en lille klub. Men når kontingent, rykkere og afstemning begynder at æde aftenerne, betaler det sig at se på, hvad systemet faktisk skal kunne.
For de fleste klubber og foreninger er kontingentet den vigtigste faste indtægt. Derfor handler valget af medlemsregister om mere end en liste med navne: Det afgør, hvor nemt det er at få pengene ind — og hvor meget tid kassereren bruger på at finde ud af, hvem der har betalt.
Det skal et medlemsregister kunne for økonomien
- Kontingent og træningsgebyr: opret opkrævninger til de rigtige medlemmer med kategorier, familier og eventuelle rabatter.
- Betaling, som medlemmerne vil betale: Vipps, kort og faktura med KID — gerne også eFaktura.
- Afstemning: indbetalinger, der kobles til det rigtige medlem, uden at nogen sammenligner kontoudtog med et regneark.
- Påmindelser: rykkere, der går ud af sig selv til dem, der ikke har betalt.
- Overblik: hvem der har betalt, hvem der skylder, og hvad der er faktureret — i dag, ikke efter årsafslutningen.
- Rapportering: tal til bestyrelsen, revisor og — for idrætsforeninger — samordnet indrapportering til idrætten.
Når et gratis register er nok
Har I få medlemmer, ét kontingent og en kasserer, der har tid, kan et regneark eller et simpelt gratis register fungere fint. Det vigtigste er, at nogen har ansvaret, og at listerne holdes opdateret.
Det er som regel på tide at se på en anden opsætning, når
- kassereren bruger flere aftener hver sæson på at afstemme indbetalinger,
- rykkere sendes manuelt på sms eller e-mail,
- I har flere hold, afdelinger eller medlemskategorier at holde styr på,
- medlemmerne spørger efter Vipps eller kort, mens I kun tilbyder bankoverførsel, eller
- bestyrelsen ikke kan se, hvordan det står til med kontingentet, uden at spørge kassereren.
Sådan regner I ud, hvad det koster
Prisen på et medlemsregister er sjældent kun licensen. Tag tre ting med, når I sammenligner:
- Licens eller abonnement pr. måned eller år.
- Transaktionsgebyrer på Vipps, kort, faktura og KID — tjek, hvad der gælder pr. betaling.
- Tiden det tager at fakturere, afstemme, rykke og rapportere. Frivillige timer er også en omkostning, selvom ingen sender en regning for dem.
Et system, der koster noget, men som får kontingentet hurtigere ind og frigør tid hos kassereren, kan blive billigere samlet set end et gratis alternativ. Og omvendt: Bruger I kun en lille del af funktionerne, er det ikke sikkert, at det betaler sig.
Sådan gør Rubic
I Rubic hænger medlemsregister og betaling sammen. I opretter kontingent og gebyrer for de rigtige grupper, og medlemmerne betaler med Vipps, kort, eFaktura eller faktura med KID. Indbetalingerne afstemmes mod medlemmet, påmindelser går ud automatisk, og bestyrelsen ser status i realtid. Kontingent og gebyrer kan også faktureres i rater, for eksempel forår og efterår.
Kortbetaling koster 2,5 % + 2 NOK og Vipps 2,5 % + 3 NOK pr. transaktion, og OCR/KID koster 15 NOK pr. indbetaling. Pakkepriserne og alle gebyrer står på prissiden. For idrætsforeninger er registret koblet til NIF.
Læs mere om betaling, betalingsplaner og Rubic Medlem.
Prøv, før I beslutter jer
I kan prøve Rubic gratis i 30 dage, uden binding i prøveperioden og med jeres egen rådgiver. Vil I hellere se, hvordan det ser ud med jeres egne grupper og kontingenter, så book en gennemgang på 30 minutter, eller start prøveperioden.