Ett gratis medlemsregister kan räcka länge för en liten förening. Men när medlemsavgifter, påminnelser och avstämning börjar äta upp kvällarna lönar det sig att titta på vad systemet faktiskt måste klara av.
För de flesta klubbar och föreningar är medlemsavgiften den viktigaste fasta intäkten. Därför handlar valet av medlemsregister om mer än en lista med namn: det avgör hur lätt det är att få in pengarna — och hur mycket tid kassören lägger på att ta reda på vem som har betalat.
Det här måste ett medlemsregister klara för ekonomin
- Medlemsavgift och träningsavgift: skapa krav till rätt medlemmar, med kategorier, familjer och eventuella rabatter.
- Betalning så som medlemmarna vill betala: Vipps, kort och faktura med KID — gärna även eFaktura.
- Avstämning: inbetalningar som kopplas till rätt medlem utan att någon jämför kontoutdrag med ett kalkylark.
- Påminnelser: påminnelser som går ut av sig själva till dem som inte har betalat.
- Översikt: vem som har betalat, vem som är skyldig och vad som har fakturerats — i dag, inte efter bokslutet.
- Rapportering: siffror till styrelsen, revisorn och — för idrottsföreningar — samordnad rapportering till idrottsrörelsen.
När ett gratis register räcker
Har ni få medlemmar, en enda medlemsavgift och en kassör som har tid kan ett kalkylark eller ett enkelt gratis register fungera bra. Det viktigaste är att någon har ansvaret och att listorna hålls uppdaterade.
Det är ofta dags att titta på en annan lösning när
- kassören lägger flera kvällar varje säsong på att stämma av inbetalningar,
- påminnelser skickas manuellt via sms eller e-post,
- ni har flera lag, sektioner eller medlemskategorier att hålla reda på,
- medlemmarna frågar efter Vipps eller kort medan ni bara erbjuder banköverföring, eller
- styrelsen inte kan se hur det ser ut med medlemsavgifterna utan att fråga kassören.
Så räknar ni ut vad det kostar
Priset på ett medlemsregister är sällan bara licensen. Ta med tre saker när ni jämför:
- Licens eller abonnemang per månad eller år.
- Transaktionsavgifter för Vipps, kort, faktura och KID — kontrollera vad som gäller per betalning.
- Tiden det tar att fakturera, stämma av, skicka påminnelser och rapportera. Ideella timmar är också en kostnad, även om ingen skickar en räkning för dem.
Ett system som kostar något, men som får in medlemsavgifterna snabbare och frigör tid för kassören, kan bli billigare totalt sett än ett gratis alternativ. Och omvänt: använder ni bara en liten del av funktionerna är det inte säkert att det lönar sig.
Så gör Rubic
I Rubic hänger medlemsregister och betalning ihop. Ni skapar medlemsavgifter och andra avgifter för rätt grupper, och medlemmarna betalar med Vipps, kort, eFaktura eller faktura med KID. Inbetalningarna stäms av mot medlemmen, påminnelser går ut automatiskt och styrelsen ser status i realtid. Medlemsavgifter och andra avgifter kan också faktureras i omgångar, till exempel vår och höst.
Kortbetalning kostar 2,5 % + 2 NOK och Vipps 2,5 % + 3 NOK per transaktion, och OCR/KID kostar 15 NOK per inbetalning. Paketpriserna och alla avgifter finns på prissidan. För idrottsföreningar är registret kopplat till NIF.
Läs mer om betalningar, betalningsplaner och Rubic Medlem.
Prova innan ni bestämmer er
Ni kan prova Rubic gratis i 30 dagar, utan bindningstid under provperioden och med en egen rådgivare. Vill ni hellre se hur det ser ut med era egna grupper och medlemsavgifter kan ni boka en genomgång på 30 minuter eller starta provperioden.