Er medlemslisten et regneark? Er der kaos omkring betaling og kommunikation? Her er 7 tegn på, at der er brug for en ny løsning.
Ikke alle foreninger har brug for et medlemssystem. En meget lille forening kan klare sig med regneark og mundtlige beskeder. Men når foreningen vokser, eller når administrationen bliver kaotisk, kommer tidspunktet, hvor du indser, at du bruger flere timer på «systemet» end på egentligt foreningsarbejde.
Her er 7 tegn på, at tiden er inde til at gøre noget.
1. Medlemslisten er et regneark (og du er ikke helt sikker på, hvornår det sidst blev opdateret)
Måske er medlemslisten et Excel-ark på en eller andens computer derhjemme. Måske ligger den på SharePoint, men ingen ved helt hvor. Måske er der flere medlemslister, som aldrig stemmer overens.
Hvorfor det betyder noget: Et regneark skalerer ikke. Det blev lavet til små mængder data. Når foreningen har 150, 300 eller 500 medlemmer, bliver arket langsommere, det bliver sværere at finde folk, og risikoen for dubletter og fejl stiger kraftigt.
Hvordan et system løser det: En god medlemsliste er en central database. Alle arbejder ud fra samme kilde. Ingen dubletter. Når nogen meldte sig ind i går, dukker vedkommende op i systemet med det samme. Du søger på navn og finder personen på få sekunder.
Rubic har et medlemsregister, der håndterer både små og store foreninger — fra 50 til 35.000 medlemmer (som Norges Skytterforbund).
2. Ingen ved helt, hvem der har betalt for medlemskabet
Kassereren ved det måske. Men hvis kassereren ikke er tilgængelig, eller hvis en ny kasserer skal tage over, bliver det uoverskueligt. Du har sendt en faktura, men hvem modtog den? Hvem har betalt? Hvem skal rykkes?
Hvis svarene kommer fra forskellige kilder — en Excel-liste, en gammel mail, kassererens notesbog — er det et tegn på, at systemet ikke fungerer.
Hvorfor det betyder noget: Når du ikke ved, hvem der har betalt, kan du ikke reelt styre medlemsbasen. Du kan ikke rykke præcist. Du risikerer at rykke folk, der allerede har betalt, eller at glemme at rykke folk, der skylder. Og kassereren sidder fast med manuelle opgaver hver eneste måned.
Hvordan et system løser det: Et medlemssystem kobler automatisk medlemskabet til betalingen. Rubic sender automatisk faktura på den dato, du vælger, og når betalingen kommer ind, markeres medlemmet som betalt. Systemet kan rykke automatisk. Kassereren slipper for manuelle rykkere — systemet klarer det.
3. Kommunikationen foregår via 5 forskellige kanaler
Nogle får informationen via mail, andre via sms, nogle har en Messenger-gruppe, andre er på WhatsApp, og nogle unge mennesker har ikke læst en mail i tre år.
Hvorfor det betyder noget: Ikke alle får beskeden. Og hvis nogen ikke dukker op til arrangementet, er det, fordi de aldrig fik besked — ikke fordi de valgte ikke at komme.
Hvordan et system løser det: Et ordentligt medlemssystem har indbygget beskedsystem. Du skriver en besked én gang, og den sendes til alle medlemmer, der har brug for at vide det — enten via pushnotifikation i appen, e-mail eller sms, afhængigt af hvad medlemmerne har valgt. Én kilde til sandheden, og du ved, at alle, der har brug for at vide det, ved det.
Rubic Connect-appen sender beskeder direkte til medlemmerne. De får besked om mødetider, arrangementer og ændringer på få sekunder.
4. Kassereren gør alt manuelt og bruger 10 timer på regnskab hver måned
Hvis kassereren bruger hele aftener på at lave fakturaer, afstemme betalinger manuelt og skrive rykkere i hånden, er det ikke bæredygtigt. Og hvis kassereren bliver syg eller må stoppe, ved ingen helt, hvordan det var tænkt.
Hvorfor det betyder noget: Det er ikke rimeligt at forvente, at en frivillig kasserer skal bruge energi på administrativt arbejde, som et system kan klare automatisk. Kassererens energi skal gå til at styre økonomien, ikke til at administrere papirbunker.
Hvordan et system løser det: Med Rubic Regnskap og automatisk fakturering slipper kassereren for næsten alt manuelt arbejde. Systemet laver fakturaer, modtager betalinger og sender rykkere. Kassererens job bliver at tjekke, at tingene går rigtigt for sig, og at træffe strategiske økonomiske beslutninger — ikke at skrive fakturaer.
5. Nye bestyrelsesmedlemmer starter fra nul, fordi al systemviden ligger hos én person
Når det eneste menneske, der ved, hvordan alt fungerer, bliver syg eller skifter job, havner foreningen i krise. Systemet findes ikke på papir eller noget tilgængeligt sted — det findes kun i hovedet på personen.
Hvorfor det betyder noget: Det er risikabelt. En bestyrelsesformand kan ikke være ansvarlig for at vedligeholde alle systemer. Og en ny kasserer skal ikke være nødt til at bede forgængeren om en tre timer lang introduktion — vedkommende skal kunne logge ind og forstå, hvad der ligger der.
Hvordan et system løser det: Et veludviklet medlemssystem er designet, så det er intuitivt at navigere i. Nye bestyrelsesmedlemmer kan logge ind, og systemet viser, hvad der skal gøres — send faktura, registrer betaling osv. Der findes vejledning og support på norsk, hvis de er usikre.
6. Foreningen søger aldrig momskompensation, fordi processen virker for kompliceret
Mange foreninger ved, at de kunne søge momskompensation, men processen virker indviklet. Så de giver op og går glip af penge hvert år.
Hvorfor det betyder noget: Hvor meget foreningen kan få i momskompensation, afhænger blandt andet af de omkostninger, den har haft. Det er penge, der burde gå direkte til medlemmer og aktiviteter, men som bliver hos staten, fordi den administrative byrde virkede for stor.
Hvordan et system løser det: Med Rubic Regnskap fører en fast bogholder regnskabet løbende og sørger for, at grundlaget for momskompensation er klart. Ansøgningen sendes til Lotteri- og stiftelsestilsynet, eventuelt via det centrale led, hvis foreningen hører til en organisation med flere led.
7. Medlemmerne kan ikke opdatere deres egne oplysninger
Når medlemmerne skal ringe til kassereren og bede om at få ændret adresse, telefonnummer eller andet, opstår der flere problemer:
- Kassereren bliver kontaktet om småting, der tager 2 minutter, men som sker 10 gange
- Medlemmer giver op og opdaterer ikke oplysninger, de burde have opdateret
- Foreningens overblik bliver forældet
- Medlemmer, der skal have breve eller mails, får dem ikke
Hvorfor det betyder noget: Medlemmerne ønsker selvbetjening. De vil kunne logge ind, opdatere deres nummer, skifte størrelse på dragten eller melde, at de er skadet denne sæson. Hvis de ikke kan gøre det selv, bliver det kassererens job, og foreningens overblik bliver dårligt.
Hvordan et system løser det: Rubic Connect-appen lader medlemmerne logge ind og opdatere deres egen profil. De kan tilmelde og framelde sig aktiviteter. De kan give besked om, at de ikke kan komme. Alt klares af dem selv — og oplysningerne opdateres øjeblikkeligt i systemet.
Hvad skal du kigge efter i et medlemssystem?
Hvis du kan genkende tre eller flere af punkterne ovenfor, er det tid til at se efter en løsning. Her er det vigtigste:
- Nemt at bruge. Du skal ikke have en IT-uddannelse for at lave en faktura.
- Rimelige omkostninger. Prisen bør stå i forhold til foreningens størrelse. Se priserne.
- Automatisering. Systemet skal frigøre tid, ikke bruge den.
- Support, der virker. Du skal kunne få svar, når du har brug for det.
- Medlemsapp. Nutidens medlemmer forventer en app.
Rubic har alt dette. Over 500 organisationer bruger Rubic hver dag.
Start din gratis prøveperiode
Vil du se, hvordan det rigtige medlemssystem kan ændre organiseringen af din forening?
- Se Rubic for medlemmer
- Læs mere om hvilke moduler der findes
- Spørg supporten, hvis du har spørgsmål
Du kan prøve Rubic gratis i 30 dage uden binding og finde ud af, om det passer til din forening.