Frivillighet
Organiser frivillige uten kaos. Vaktlister, oppgaver og personer på ett sted, med live-oversikt over hvem som står hvor akkurat nå. Skalerer fra en lokal dugnad til de største arrangementene.
Dette kan du gjøre
- Sett opp vaktlister og oppgaver, og fyll dem digitalt
- Live-oversikt over oppmøte og bemanning i sanntid
- Selvpåmelding til vakter for frivillige
- Kommuniser med crewet direkte i løsningen
- Bruk samme oppsett igjen neste år
Nyttig å vite om Frivillighet
Belønninger
Arrangøren kan gi de frivillige goder som mat i kiosken, t-skjorte eller kupong, med lagerbeholdning og varianter som størrelser. De frivillige løser dem inn i Rubic Connect under Kuponger, eller får dem utlevert ved innsjekk.
Les i hjelpesenteret: Belønninger (åpnes i ny fane)Tilhørigheter
Lag, klasser eller samarbeidspartnere kan fylle sine egne vakter. Hver tilhørighet får en egen påmeldingslenke og eventuelt private vakter, og en ansvarlig som tildeler vakter og tar ut rapport.
Les i hjelpesenteret: Tilhørigheter (åpnes i ny fane)Ekstravakter
Ledige vakter legges i en pulje som godkjente funksjonærer selv kan melde seg på. Det er nyttig når noen melder forfall tett opp mot arrangementet.
Les i hjelpesenteret: Ekstravakter (åpnes i ny fane)Oppmøte og innsjekk
Oppmøtet registreres på web, av gruppelederen i Rubic Connect, ved å skanne funksjonærens QR-kode, eller ved inn- og utsjekk på et innsjekkingspunkt.
Les i hjelpesenteret: Oppmøte og innsjekk (åpnes i ny fane)
Hvem passer Frivillighet for?
- Arrangører som koordinerer mange frivillige samtidig
- Klubber som vil gjøre dugnaden enklere for alle
- Organisasjoner som gjenbruker frivilligoppsett år etter år
Slik gjør du det i Rubic
Steg-for-steg-veiledninger for Frivillighet, skrevet av supportteamet vårt.
Alle hjelpeartikler →- Opprett vakterEn vakt er et tidsrom med et bestemt antall plasser, knyttet til en funksjon.
- Oppmøteregistrering i Rubic Organizer (web)Under Vakter → Oppmøteregistrering ser du alle funksjonærer som er allokert til vakter den valgte dagen, med oppmøtestatus.
- Velg type påmelding: Ønskeliste, Vakt eller KategoriType påmelding bestemmer hva den frivillige faktisk gjør når vedkommende melder seg på.
- Tildel vakter til funksjonærerDet finnes to veier inn: du kan gå ut fra vakten og fylle den med folk, eller ut fra funksjonæren og tildele vakter.
- Slik kommer du i gang med Rubic OrganizerRubic Organizer er verktøyet dere bruker til å rekruttere, organisere og følge opp frivillige og funksjonærer på et arrangement.
Vis alle 26 artiklene
- Legg til spørsmål i funksjonærpåmeldingenTrenger dere opplysninger utover navn og kontaktinfo – t-skjortestørrelse, førerkort, allergier – legger du inn egne spørsmål under Spørsmål.
- Send melding, vaktliste og be om bekreftelseAll kommunikasjon med funksjonærene kan gjøres fra Rubic Organizer – som e-post, SMS eller push-varsel i Rubic Connect.
- Produkter og lagerbeholdningUnder Belønninger → Produkter registrerer du varene dere deler ut til frivillige – t-skjorter, jakker, drikkeflasker og lignende – med egen lagerbeholdning.
- Integrasjoner på arrangementetUnder Innstillinger → Integrasjoner slår du på koblinger mot eksterne tjenester for dette arrangementet.
- Historikk – meldingsjobber og endringer på vakterUnder Historikk ser du hva som faktisk er sendt ut og hva som er endret.
- Legg dokumenter på arrangementetHar dere en frivillighetshåndbok, et områdekart eller en HMS-instruks, laster dere den opp under Dokumenter.
- Legg til en funksjonær manueltDe fleste melder seg på selv via påmeldingslenken.
- Tilganger og tilgangstyper i Rubic OrganizerTilganger styrer hvem som kan gjøre hva i arrangementet.
- Belønninger – sett opp goder til de frivilligeBelønninger er goder de frivillige får for innsatsen – mat i kiosken, en t-skjorte, en kupong.
- Ekstravakter – fyll hullene i vaktplanenEkstravakter er en pulje med vakter som godkjente funksjonærer kan melde seg på selv.
- Vanlige spørsmål om vakter (for administratorer)Svar på det arrangører oftest spør support om vakter i Rubic Organizer.
- Endre kategori og funksjon på flere funksjonærerKategori og funksjon settes normalt når funksjonæren får en vakt.
- Rapporter og eksport til ExcelRapporter er delt i tre grupper: Vakter, Funksjonærer og Belønninger.
- Visuell profil – banner og kortbildeUnder Innstillinger → Visuell profil laster du opp bildene som gir arrangementet et ansikt utad.
- Bekreftelsesmail til funksjonæreneNår noen melder seg som frivillig, sender Rubic en bekreftelse på e-post.
- Dato og dager – styr hvilke dager som er åpneUnder Innstillinger → Dato og dager bestemmer du hvilken periode arrangementet varer, og hvilke dager de frivillige kan melde seg på.
- Tilhørigheter – la lag og grupper fylle egne vakterEn tilhørighet er en gruppe frivillige som hører sammen – et lag, en klasse eller en ekstern samarbeidspartner.
- Godkjenn funksjonærer og endre statusAlle påmeldinger kommer inn med status Registrert og må behandles før personen kan settes opp på vakt.
- Funksjonærlisten – oversikt og navigasjonFunksjonærlisten er arbeidsbordet ditt. Her ser du alle som har meldt seg på, behandler påmeldinger, endrer status og kommuniserer med de frivillige.
- Legg til funksjonskategori og funksjonOrganiseringen er skjelettet i arrangementet.
- Opprett et funksjonærarrangementEt funksjonærarrangement er rammen rundt alt arbeidet med de frivillige.
Ofte stilte spørsmål
Hva koster frivilligstyring?
For arrangører inngår frivilligstyring i Rubic Arrangør fra 550 kr/mnd. Som tilleggsmodul for Sport- og Medlem-kunder koster Rubic Organizer 850 kr/mnd.
Kan frivillige melde seg på vakter selv?
Ja. Frivillige melder seg på via en lenke, velger vakter fra mobilen og får påminnelser automatisk.
Se Rubic i praksis
Book en gjennomgang på 30 minutter, eller test selv i 30 dager.