Frivilligstyring
Organiser frivillige uden kaos. Vagtplaner, opgaver og personer ét sted, med live-overblik over, hvem der står hvor lige nu. Skalerer fra lokalt frivilligt arbejde til de største arrangementer.
Det kan du gøre
- Opret vagtplaner og opgaver, og få dem besat digitalt
- Live-overblik over fremmøde og bemanding i realtid
- Selvtilmelding til vagter for frivillige
- Kommuniker med crewet direkte i løsningen
- Brug samme opsætning igen næste år
Godt at vide om Frivilligstyring
Belønninger
Arrangøren kan give de frivillige goder som mad i kiosken, en T-shirt eller en kupon, med lagerbeholdning og varianter som størrelser. De frivillige indløser dem i Rubic Connect under Kuponer eller får dem udleveret ved check-in.
Læs i hjælpecentret: Belønninger (åbner i en ny fane)Tilhørsforhold
Hold, klasser eller samarbejdspartnere kan besætte deres egne vagter. Hvert tilhørsforhold får sit eget tilmeldingslink og eventuelt private vagter samt en ansvarlig, der fordeler vagter og trækker rapporter.
Læs i hjælpecentret: Tilhørsforhold (åbner i en ny fane)Ekstravagter
Ledige vagter lægges i en pulje, som godkendte hjælpere selv kan melde sig til. Det er nyttigt, når nogen melder afbud tæt på arrangementet.
Læs i hjælpecentret: Ekstravagter (åbner i en ny fane)Fremmøde og check-in
Fremmødet registreres på web, af gruppelederen i Rubic Connect, ved at scanne hjælperens QR-kode eller ved ind- og udtjekning ved et check-in-punkt.
Læs i hjælpecentret: Fremmøde og check-in (åbner i en ny fane)
Hvem passer Frivilligstyring til?
- Arrangører, der koordinerer mange frivillige på én gang
- Klubber, der vil gøre det frivillige arbejde nemmere for alle
- Organisationer, der genbruger deres frivilligopsætning år efter år
Sådan gør du i Rubic
Trin-for-trin-vejledninger til Frivilligstyring, skrevet af vores supportteam. Artiklerne er på norsk.
Alle hjælpeartikler →- Velg type påmelding: Ønskeliste, Vakt eller KategoriType påmelding bestemmer hva den frivillige faktisk gjør når vedkommende melder seg på.
- Slik kommer du i gang med Rubic OrganizerRubic Organizer er verktøyet dere bruker til å rekruttere, organisere og følge opp frivillige og funksjonærer på et arrangement.
- Opprett vakterEn vakt er et tidsrom med et bestemt antall plasser, knyttet til en funksjon.
- Tildel vakter til funksjonærerDet finnes to veier inn: du kan gå ut fra vakten og fylle den med folk, eller ut fra funksjonæren og tildele vakter.
- Oppmøteregistrering i Rubic Organizer (web)Under Vakter → Oppmøteregistrering ser du alle funksjonærer som er allokert til vakter den valgte dagen, med oppmøtestatus.
Vis alle 26 artikler
- Produkter og lagerbeholdningUnder Belønninger → Produkter registrerer du varene dere deler ut til frivillige – t-skjorter, jakker, drikkeflasker og lignende – med egen lagerbeholdning.
- Opprett et funksjonærarrangementEt funksjonærarrangement er rammen rundt alt arbeidet med de frivillige.
- Tilhørigheter – la lag og grupper fylle egne vakterEn tilhørighet er en gruppe frivillige som hører sammen – et lag, en klasse eller en ekstern samarbeidspartner.
- Legg til spørsmål i funksjonærpåmeldingenTrenger dere opplysninger utover navn og kontaktinfo – t-skjortestørrelse, førerkort, allergier – legger du inn egne spørsmål under Spørsmål.
- Legg til funksjonskategori og funksjonOrganiseringen er skjelettet i arrangementet.
- Legg til en funksjonær manueltDe fleste melder seg på selv via påmeldingslenken.
- Funksjonærlisten – oversikt og navigasjonFunksjonærlisten er arbeidsbordet ditt. Her ser du alle som har meldt seg på, behandler påmeldinger, endrer status og kommuniserer med de frivillige.
- Tilganger og tilgangstyper i Rubic OrganizerTilganger styrer hvem som kan gjøre hva i arrangementet.
- Legg dokumenter på arrangementetHar dere en frivillighetshåndbok, et områdekart eller en HMS-instruks, laster dere den opp under Dokumenter.
- Send melding, vaktliste og be om bekreftelseAll kommunikasjon med funksjonærene kan gjøres fra Rubic Organizer – som e-post, SMS eller push-varsel i Rubic Connect.
- Endre kategori og funksjon på flere funksjonærerKategori og funksjon settes normalt når funksjonæren får en vakt.
- Godkjenn funksjonærer og endre statusAlle påmeldinger kommer inn med status Registrert og må behandles før personen kan settes opp på vakt.
- Ekstravakter – fyll hullene i vaktplanenEkstravakter er en pulje med vakter som godkjente funksjonærer kan melde seg på selv.
- Rapporter og eksport til ExcelRapporter er delt i tre grupper: Vakter, Funksjonærer og Belønninger.
- Belønninger – sett opp goder til de frivilligeBelønninger er goder de frivillige får for innsatsen – mat i kiosken, en t-skjorte, en kupong.
- Visuell profil – banner og kortbildeUnder Innstillinger → Visuell profil laster du opp bildene som gir arrangementet et ansikt utad.
- Dato og dager – styr hvilke dager som er åpneUnder Innstillinger → Dato og dager bestemmer du hvilken periode arrangementet varer, og hvilke dager de frivillige kan melde seg på.
- Bekreftelsesmail til funksjonæreneNår noen melder seg som frivillig, sender Rubic en bekreftelse på e-post.
- Historikk – meldingsjobber og endringer på vakterUnder Historikk ser du hva som faktisk er sendt ut og hva som er endret.
- Integrasjoner på arrangementetUnder Innstillinger → Integrasjoner slår du på koblinger mot eksterne tjenester for dette arrangementet.
- Vanlige spørsmål om vakter (for administratorer)Svar på det arrangører oftest spør support om vakter i Rubic Organizer.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad koster frivilligstyring?
For arrangører indgår frivilligstyring i Rubic Arrangør fra 550 NOK/md. Som tillægsmodul for Sport- og Medlem-kunder koster Rubic Organizer 850 NOK/md.
Kan frivillige selv melde sig til vagter?
Ja. Frivillige tilmelder sig via et link, vælger vagter fra mobilen og får automatisk påmindelser.
Se Rubic i praksis
Book en gennemgang på 30 minutter, eller test selv i 30 dage.