Volontärhantering
Organisera volontärer utan kaos. Passchema, uppgifter och personer på ett ställe, med live-överblick över vem som står var just nu. Skalar från lokalt ideellt arbete till de största evenemangen.
Det här kan du göra
- Lägg upp passchema och uppgifter, och fyll dem digitalt
- Live-överblick över närvaro och bemanning i realtid
- Självanmälan till pass för volontärer
- Kommunicera med crewet direkt i lösningen
- Använd samma upplägg igen nästa år
Bra att veta om Volontärhantering
Belöningar
Arrangören kan ge volontärerna förmåner som mat i kiosken, t-shirt eller kupong, med lagersaldo och varianter som storlekar. Volontärerna löser in dem i Rubic Connect under Kuponger, eller får dem utdelade vid incheckningen.
Läs i hjälpcentret: Belöningar (öppnas i en ny flik)Grupptillhörighet
Lag, klasser eller samarbetspartner kan fylla sina egna pass. Varje grupp får en egen anmälningslänk och eventuellt privata pass, samt en ansvarig som fördelar pass och tar ut rapporter.
Läs i hjälpcentret: Grupptillhörighet (öppnas i en ny flik)Extrapass
Lediga pass läggs i en pool som godkända funktionärer själva kan anmäla sig till. Det är användbart när någon lämnar återbud nära inpå evenemanget.
Läs i hjälpcentret: Extrapass (öppnas i en ny flik)Närvaro och incheckning
Närvaron registreras på webben, av gruppledaren i Rubic Connect, genom att skanna funktionärens QR-kod, eller genom in- och utcheckning vid en incheckningspunkt.
Läs i hjälpcentret: Närvaro och incheckning (öppnas i en ny flik)
Vem passar Volontärhantering för?
- Arrangörer som koordinerar många volontärer samtidigt
- Föreningar som vill göra det ideella arbetet enklare för alla
- Organisationer som återanvänder sitt volontärupplägg år efter år
Så gör du i Rubic
Steg-för-steg-guider för Volontärhantering, skrivna av vårt supportteam. Artiklarna är på norska.
Alla hjälpartiklar →- Velg type påmelding: Ønskeliste, Vakt eller KategoriType påmelding bestemmer hva den frivillige faktisk gjør når vedkommende melder seg på.
- Slik kommer du i gang med Rubic OrganizerRubic Organizer er verktøyet dere bruker til å rekruttere, organisere og følge opp frivillige og funksjonærer på et arrangement.
- Opprett vakterEn vakt er et tidsrom med et bestemt antall plasser, knyttet til en funksjon.
- Tildel vakter til funksjonærerDet finnes to veier inn: du kan gå ut fra vakten og fylle den med folk, eller ut fra funksjonæren og tildele vakter.
- Oppmøteregistrering i Rubic Organizer (web)Under Vakter → Oppmøteregistrering ser du alle funksjonærer som er allokert til vakter den valgte dagen, med oppmøtestatus.
Visa alla 26 artiklar
- Produkter og lagerbeholdningUnder Belønninger → Produkter registrerer du varene dere deler ut til frivillige – t-skjorter, jakker, drikkeflasker og lignende – med egen lagerbeholdning.
- Opprett et funksjonærarrangementEt funksjonærarrangement er rammen rundt alt arbeidet med de frivillige.
- Tilhørigheter – la lag og grupper fylle egne vakterEn tilhørighet er en gruppe frivillige som hører sammen – et lag, en klasse eller en ekstern samarbeidspartner.
- Legg til spørsmål i funksjonærpåmeldingenTrenger dere opplysninger utover navn og kontaktinfo – t-skjortestørrelse, førerkort, allergier – legger du inn egne spørsmål under Spørsmål.
- Legg til funksjonskategori og funksjonOrganiseringen er skjelettet i arrangementet.
- Legg til en funksjonær manueltDe fleste melder seg på selv via påmeldingslenken.
- Funksjonærlisten – oversikt og navigasjonFunksjonærlisten er arbeidsbordet ditt. Her ser du alle som har meldt seg på, behandler påmeldinger, endrer status og kommuniserer med de frivillige.
- Tilganger og tilgangstyper i Rubic OrganizerTilganger styrer hvem som kan gjøre hva i arrangementet.
- Legg dokumenter på arrangementetHar dere en frivillighetshåndbok, et områdekart eller en HMS-instruks, laster dere den opp under Dokumenter.
- Send melding, vaktliste og be om bekreftelseAll kommunikasjon med funksjonærene kan gjøres fra Rubic Organizer – som e-post, SMS eller push-varsel i Rubic Connect.
- Endre kategori og funksjon på flere funksjonærerKategori og funksjon settes normalt når funksjonæren får en vakt.
- Godkjenn funksjonærer og endre statusAlle påmeldinger kommer inn med status Registrert og må behandles før personen kan settes opp på vakt.
- Ekstravakter – fyll hullene i vaktplanenEkstravakter er en pulje med vakter som godkjente funksjonærer kan melde seg på selv.
- Rapporter og eksport til ExcelRapporter er delt i tre grupper: Vakter, Funksjonærer og Belønninger.
- Belønninger – sett opp goder til de frivilligeBelønninger er goder de frivillige får for innsatsen – mat i kiosken, en t-skjorte, en kupong.
- Visuell profil – banner og kortbildeUnder Innstillinger → Visuell profil laster du opp bildene som gir arrangementet et ansikt utad.
- Dato og dager – styr hvilke dager som er åpneUnder Innstillinger → Dato og dager bestemmer du hvilken periode arrangementet varer, og hvilke dager de frivillige kan melde seg på.
- Bekreftelsesmail til funksjonæreneNår noen melder seg som frivillig, sender Rubic en bekreftelse på e-post.
- Historikk – meldingsjobber og endringer på vakterUnder Historikk ser du hva som faktisk er sendt ut og hva som er endret.
- Integrasjoner på arrangementetUnder Innstillinger → Integrasjoner slår du på koblinger mot eksterne tjenester for dette arrangementet.
- Vanlige spørsmål om vakter (for administratorer)Svar på det arrangører oftest spør support om vakter i Rubic Organizer.
Vanliga frågor
Vad kostar volontärhantering?
För arrangörer ingår volontärhantering i Rubic Arrangør från 550 NOK/mån. Som tilläggsmodul för Sport- och Medlem-kunder kostar Rubic Organizer 850 NOK/mån.
Kan volontärer anmäla sig till pass själva?
Ja. Volontärer anmäler sig via en länk, väljer pass i mobilen och får påminnelser automatiskt.
Se Rubic i praktiken
Boka en genomgång på 30 minuter, eller testa själv i 30 dagar.