Volunteer management
Organise volunteers without chaos. Shift schedules, tasks and people in one place, with a live overview of who is where right now. Scales from local volunteer work (dugnad) to the largest events.
What you can do
- Set up shift schedules and tasks, and fill them digitally
- Live overview of attendance and staffing in real time
- Self-service shift sign-up for volunteers
- Communicate with the crew directly in the system
- Reuse the same setup next year
Good to know about Volunteer management
Rewards
The event organiser can give volunteers perks such as food from the kiosk, a T-shirt or a coupon, with stock levels and variants such as sizes. Volunteers redeem them in Rubic Connect under Coupons, or receive them at check-in.
Read more in the help centre: Rewards (opens in a new tab)Affiliations
Teams, classes or partners can fill their own shifts. Each affiliation gets its own registration link and, if needed, private shifts, plus a person in charge who assigns shifts and pulls reports.
Read more in the help centre: Affiliations (opens in a new tab)Extra shifts
Vacant shifts are placed in a pool that approved event staff can sign up for themselves. This is useful when someone drops out close to the event.
Read more in the help centre: Extra shifts (opens in a new tab)Attendance and check-in
Attendance is recorded on the web, by the group leader in Rubic Connect, by scanning the staff member's QR code, or by checking in and out at a check-in point.
Read more in the help centre: Attendance and check-in (opens in a new tab)
Who is Volunteer management for?
- Event organisers who coordinate many volunteers at once
- Clubs that want to make volunteer work (dugnad) easier for everyone
- Organisations that reuse their volunteer setup year after year
How to do it in Rubic
Step-by-step guides for Volunteer management, written by our support team. The articles are in Norwegian.
All help articles →- Velg type påmelding: Ønskeliste, Vakt eller KategoriType påmelding bestemmer hva den frivillige faktisk gjør når vedkommende melder seg på.
- Slik kommer du i gang med Rubic OrganizerRubic Organizer er verktøyet dere bruker til å rekruttere, organisere og følge opp frivillige og funksjonærer på et arrangement.
- Opprett vakterEn vakt er et tidsrom med et bestemt antall plasser, knyttet til en funksjon.
- Tildel vakter til funksjonærerDet finnes to veier inn: du kan gå ut fra vakten og fylle den med folk, eller ut fra funksjonæren og tildele vakter.
- Oppmøteregistrering i Rubic Organizer (web)Under Vakter → Oppmøteregistrering ser du alle funksjonærer som er allokert til vakter den valgte dagen, med oppmøtestatus.
Show all 26 articles
- Produkter og lagerbeholdningUnder Belønninger → Produkter registrerer du varene dere deler ut til frivillige – t-skjorter, jakker, drikkeflasker og lignende – med egen lagerbeholdning.
- Opprett et funksjonærarrangementEt funksjonærarrangement er rammen rundt alt arbeidet med de frivillige.
- Tilhørigheter – la lag og grupper fylle egne vakterEn tilhørighet er en gruppe frivillige som hører sammen – et lag, en klasse eller en ekstern samarbeidspartner.
- Legg til spørsmål i funksjonærpåmeldingenTrenger dere opplysninger utover navn og kontaktinfo – t-skjortestørrelse, førerkort, allergier – legger du inn egne spørsmål under Spørsmål.
- Legg til funksjonskategori og funksjonOrganiseringen er skjelettet i arrangementet.
- Legg til en funksjonær manueltDe fleste melder seg på selv via påmeldingslenken.
- Funksjonærlisten – oversikt og navigasjonFunksjonærlisten er arbeidsbordet ditt. Her ser du alle som har meldt seg på, behandler påmeldinger, endrer status og kommuniserer med de frivillige.
- Tilganger og tilgangstyper i Rubic OrganizerTilganger styrer hvem som kan gjøre hva i arrangementet.
- Legg dokumenter på arrangementetHar dere en frivillighetshåndbok, et områdekart eller en HMS-instruks, laster dere den opp under Dokumenter.
- Send melding, vaktliste og be om bekreftelseAll kommunikasjon med funksjonærene kan gjøres fra Rubic Organizer – som e-post, SMS eller push-varsel i Rubic Connect.
- Endre kategori og funksjon på flere funksjonærerKategori og funksjon settes normalt når funksjonæren får en vakt.
- Godkjenn funksjonærer og endre statusAlle påmeldinger kommer inn med status Registrert og må behandles før personen kan settes opp på vakt.
- Ekstravakter – fyll hullene i vaktplanenEkstravakter er en pulje med vakter som godkjente funksjonærer kan melde seg på selv.
- Rapporter og eksport til ExcelRapporter er delt i tre grupper: Vakter, Funksjonærer og Belønninger.
- Belønninger – sett opp goder til de frivilligeBelønninger er goder de frivillige får for innsatsen – mat i kiosken, en t-skjorte, en kupong.
- Visuell profil – banner og kortbildeUnder Innstillinger → Visuell profil laster du opp bildene som gir arrangementet et ansikt utad.
- Dato og dager – styr hvilke dager som er åpneUnder Innstillinger → Dato og dager bestemmer du hvilken periode arrangementet varer, og hvilke dager de frivillige kan melde seg på.
- Bekreftelsesmail til funksjonæreneNår noen melder seg som frivillig, sender Rubic en bekreftelse på e-post.
- Historikk – meldingsjobber og endringer på vakterUnder Historikk ser du hva som faktisk er sendt ut og hva som er endret.
- Integrasjoner på arrangementetUnder Innstillinger → Integrasjoner slår du på koblinger mot eksterne tjenester for dette arrangementet.
- Vanlige spørsmål om vakter (for administratorer)Svar på det arrangører oftest spør support om vakter i Rubic Organizer.
Frequently asked questions
What does volunteer management cost?
For event organisers, volunteer management is included in Rubic Arrangør from NOK 550/month. As an add-on module for Sport and Medlem customers, Rubic Organizer costs NOK 850/month.
Can volunteers sign up for shifts themselves?
Yes. Volunteers sign up via a link, choose shifts on their phone and receive reminders automatically.
See Rubic in action
Book a 30-minute walkthrough, or try it yourself for 30 days.