Såväl idrottsföreningar, klubbar, föreningar och arrangörer som många andra organisationer är beroende av att medlemmarna betalar fakturorna i tid. Mycket av detta drivs ideellt, så pengarna som betalas in ska inte nödvändigtvis användas till att avlöna ledningen. Intäkterna är helt enkelt det som gör det möjligt att arrangera tävlingar, möten, sammankomster, specialvisningar och större evenemang för alla medlemmar.
Det bästa i livet är gratis, men…
Lars Tungen, vice ordförande i Kvam Historiske Forening, understryker hur viktigt det är för en förening att ha en ekonomi. Man kommer långt med att tänka att det bästa i livet är gratis, och i stort sett stämmer det ju, men i många fall behövs det också pengar för att kunna genomföra roliga aktiviteter.
Våra fem bästa tips
Det finns många goda skäl att ha en förening med god ekonomisk styrning och en ekonomi som gör det möjligt att organisera aktiviteter som medlemmarna uppskattar. Rubic har hjälpt många klubbar och föreningar att få ordning på ekonomin. Rune har faktiskt varit med och effektiviserat över 100 klubbar och föreningar, och det kommer ständigt fler. Vill du också få bättre kontroll över ekonomin i din förening eller organisation? Börja med att läsa våra fem allra bästa tips för hur du får dina medlemmar att betala fakturan i tid.
1. Ha uppdaterade kontaktuppgifter
För att en medlem ska kunna betala en faktura är det först och främst avgörande att fakturan faktiskt når fram, och då är det i sin tur viktigt att du har rätt kontaktuppgifter till medlemmen. Det låter kanske enkelt, men i verkligheten är det ofta en stor utmaning.
Med Rubic kan du enkelt hålla koll på alla medlemmars kontaktuppgifter. Det beror till stor del på att medlemmens uppgifter uppdateras sömlöst överallt så snart de har uppdaterats på ett ställe. Det är också enkelt för medlemmen att se vilka uppgifter han eller hon är registrerad med, och därmed också enkelt för honom eller henne att upptäcka fel.
2. Skicka ut betalningsinformation elektroniskt
Utöver att ha medlemmens kontaktuppgifter på plats lönar det sig i de allra flesta fall att skicka ut betalningsinformationen elektroniskt. Även om kontaktuppgifterna stämmer och en faktura som skickas med posten når rätt person, betyder det inte nödvändigtvis att den inte faller i glömska. Det är mycket lättare att glömma att betala en pappersfaktura än att glömma att betala en faktura som du klart och tydligt ser är registrerad som obetald när du loggar in i medlemssystemet.
Det här är en funktion du får med Rubics digitala medlemssystem. I dag är det möjligt att skicka ut ett sms eller ett e-postmeddelande med en länk till medlemmens faktura. Medlemmen ser också att det finns en eller flera utestående betalningar registrerade på hen och andra familjemedlemmar varje gång de loggar in på sin sida. Nytt för i år är också möjligheten att skicka ut din faktura som eFaktura. Det är en betalningslösning som är enkel att använda för både avsändare och mottagare, och som dessutom säkerställer att fakturan syns i kundens internetbank.
3. Se till att ha ett bra kommunikationsflöde
Det är viktigt att hålla kontakten med medlemmarna så att de ser värdet av sitt medlemskap. Det gör du genom att se till att det finns ett bra kommunikationsflöde från ledning och administration. Skicka ut e-post eller sms till alla dina medlemmar eller skapa egna landningssidor för ditt nästa evenemang, så att medlemmarna känner sig uppdaterade och informerade.
Det gör du enkelt med flera av våra moduler, bland annat Rubic Medlem och Rubic Påmelding. Vill du läsa mer om våra moduler? Här hittar du massor av användbar information om vad de olika modulerna innehåller och hur du kan använda dem för att kommunicera med dina medlemmar.
4. Gör det enkelt för medlemmarna
Väldigt få låter bli att betala en faktura med flit. Oftast beror det helt enkelt på att den har glömts bort. Genom att göra det enkelt för dina medlemmar att se om de har betalat sin faktura eller inte kan du vara ganska säker på att fler kommer att se till att betala. Med Rubic är det jätteenkelt att ha överblick över hela familjens utestående och betalda fakturor.
5. Använd Rubic Kompis
Med det sagt går det inte att sticka under stol med att föreningar med 1 000, 2 000 eller 10 000 medlemmar inte nödvändigtvis har kapacitet att upprätthålla kommunikationsflödet med sina medlemmar. Det kan också vara svårt att ha full överblick över alla utestående betalningar när antalet medlemmar passerar en viss nivå.
Lägg därför ut administrationen på oss på Rubic via vår tjänst Rubic Kompis. Vi hjälper dig att driva din förening och ser till att pengarna rullar in på ditt konto.