Både idrætsforeninger, klubber, foreninger, arrangører og mange andre organisationer er afhængige af, at medlemmerne betaler fakturaerne til tiden. Meget af dette drives på frivillig basis, så de penge, der betales ind, skal ikke nødvendigvis bruges til at lønne ledelsen. Indtægten er simpelthen det, der gør det muligt at arrangere stævner, møder, sammenkomster, specialvisninger og større arrangementer for alle medlemmerne.
Det bedste i livet er gratis, men…
Lars Tungen, næstformand i Kvam Historiske Forening, understreger, hvor vigtigt det er for en forening at have en økonomi. Man kommer langt med at tænke, at det bedste i livet er gratis, og stort set passer det jo også, men i mange tilfælde er der også brug for penge for at kunne gennemføre sjove aktiviteter.
Vores fem bedste tips
Der er mange gode grunde til at have en forening med god økonomistyring og en økonomi, der gør det muligt at organisere aktiviteter, som medlemmerne sætter pris på. Rubic har hjulpet mange klubber og foreninger med at få styr på økonomien. Rune har faktisk været med til at effektivisere over 100 klubber og foreninger, og der kommer hele tiden flere til. Vil du også have bedre styr på økonomien i din forening eller organisation? Start med at læse vores fem allerbedste tips til, hvordan du får dine medlemmer til at betale fakturaen til tiden.
1. Hav opdaterede kontaktoplysninger
For at medlemmet kan betale en faktura, er det først og fremmest afgørende, at vedkommende faktisk modtager den, og så er det igen vigtigt, at du har de rigtige kontaktoplysninger på medlemmet. Det lyder måske enkelt, men i virkeligheden er det ofte en stor udfordring.
Med Rubic kan du nemt holde styr på alle medlemmernes kontaktoplysninger. Det skyldes i høj grad, at medlemmets oplysninger opdateres problemfrit alle steder, når de først er opdateret ét sted. Det er også nemt for medlemmet at se, hvilke oplysninger vedkommende er registreret med, og derfor også nemt for ham eller hende at opdage fejl.
2. Send betalingsinformation ud elektronisk
Ud over at have medlemmets kontaktoplysninger på plads vil det i langt de fleste tilfælde betale sig at sende betalingsinformationen ud elektronisk. Selv om kontaktoplysningerne er korrekte, og en faktura, der sendes med posten, når frem til den rigtige person, er det ikke dermed nødvendigvis sagt, at den ikke går i glemmebogen. Det er meget lettere at glemme at betale en papirfaktura end at glemme at betale en faktura, som du klart og tydeligt kan se er registreret som ubetalt, når du logger ind i medlemssystemet.
Det er en funktion, du får med Rubics digitale medlemssystem. I dag er det muligt at sende en sms eller en e-mail med et link til medlemmets faktura. Medlemmet vil også kunne se, at der er registreret en eller flere udestående betalinger på vedkommende selv og andre familiemedlemmer, hver gang de logger ind på deres side. Nyt i år er også muligheden for at sende din faktura som eFaktura. Det er en betalingsløsning, der er nem at bruge for både afsender og modtager, og som desuden sikrer, at fakturaen bliver synlig i kundens netbank.
3. Sørg for et godt kommunikationsflow
Det er vigtigt at holde kontakten med sine medlemmer, så de ser værdien af deres medlemskab. Det gør du ved at sørge for et godt kommunikationsflow fra ledelse og administration. Send e-mails eller sms'er til alle dine medlemmer, eller opret egne landingssider til dit næste arrangement, så medlemmet føler sig opdateret og informeret.
Det gør du nemt med flere af vores moduler, blandt andet Rubic Medlem og Rubic Påmelding. Vil du læse mere om vores moduler? Her finder du masser af nyttig information om, hvad de forskellige moduler indeholder, og hvordan du kan bruge dem til at kommunikere med dine medlemmer.
4. Gør det nemt for medlemmerne
De allerfærreste undlader bevidst at betale en faktura. Som regel skyldes det simpelthen, at den er blevet glemt. Ved at gøre det nemt for dine medlemmer at se, om de har betalt deres faktura eller ej, kan du være ret sikker på, at flere vil sørge for at betale. Med Rubic er det supernemt at have overblik over hele familiens udestående og betalte fakturaer.
5. Brug Rubic Kompis
Når det er sagt, kan det ikke skjules, at foreninger med 1.000, 2.000 eller 10.000 medlemmer ikke nødvendigvis har kapacitet til at opretholde kommunikationsflowet med deres medlemmer. Det kan også være svært at have fuldt overblik over alle udestående betalinger, når medlemstallet passerer et vist niveau.
Overlad derfor administrationen til os i Rubic via vores tjeneste Rubic Kompis. Vi hjælper dig med at drive din forening og sørger for, at pengene ruller ind på din konto.