Många drar sig för att ta på sig rollen som medlemsansvarig i idrottsklubbar och föreningar. Det är välkänt att man som medlemsansvarig har ett ansvar som innebär mycket manuellt och administrativt arbete. Dessutom är det en mycket viktig roll, eftersom varje klubb och förening är beroende av uppdaterade medlemslistor för licenser och bidrag. Det är också dessa listor som utgör grunden för kommunikationen mellan medlemmarna och administrationen.
Varför är uppdaterade medlemslistor viktiga?
Medlemslistorna är klubbens och föreningens viktigaste verktyg. De utgör grunden för all kommunikation och alla fakturautskick samt licenser och ekonomiskt stöd. Oavsett om du ansvarar för medlemmarna i en idrottsklubb eller en förening gör uppdaterade medlemslistor vardagen enklare för alla.
Kort sagt bidrar uppdaterade medlemslistor till:
effektiv kommunikation
minskad arbetsbörda
nöjda medlemmar
Mindre administrativt arbete
Med Rubic får medlemsansvarig hjälp av hela organisationen. Det gör det enklare att hålla informationen uppdaterad och minskar arbetsbördan. Om medlemsansvarig ska sköta arbetet ensam kommer han eller hon att lägga över 50 % av sin tid bara på att hålla informationen uppdaterad. Med Rubic synkroniseras alla listor och register med medlemsregistret, så att informationen automatiskt är uppdaterad för alla i administrationen. Om du är medlemsansvarig i en idrottsklubb är det användbart när lagledaren registrerar en ny spelare i laget. Den personen hamnar då automatiskt även i medlemsregistret, så att han eller hon får nödvändig information och möjlighet att betala medlemsavgiften.
Nöjda medlemmar
Som medlem i en idrottsklubb eller förening är det frustrerande att inte få viktig information för att någon har registrerat din e-postadress fel eller för att du av misstag inte har förts in i medlemsregistret. På samma sätt kan det vara minst lika frustrerande att fortsätta få information efter att du har gått ur en organisation. Med uppdaterade medlemslistor säkerställer du att alla som ska få information får den, och att alla som inte ska få information inte får den.
Medlemsansvarig och kassör i en och samma person?
Medlemsansvarig och kassör har liknande, men inte helt likadana, ansvarsområden. Medlemsansvarig håller koll på medlemsregistret och kan behöva se vilka som har betalat och vilka som inte har gjort det. Kassören behöver i större utsträckning bara se hur många som har betalat hittills. Med Rubic kan båda delarna enkelt administreras. Många klubbar, föreningar och organisationer är för små för att medlemsansvarig och kassör ska vara två olika personer. Med två roller i samma person blir det mycket att hålla reda på. Oavsett om en eller två personer fyller dessa roller kan Rubic hjälpa till att hålla arbetsbördan under kontroll.
Effektiv kommunikation med medlemmarna
När ni har uppdaterade medlemsregister är det enkelt för administrationen att kommunicera med klubbens eller föreningens medlemmar. Det är medlemsansvarigs ansvar och gynnar både medlemmarna och alla i administrationen. Effektiv kommunikation ger nöjdare medlemmar och minskar arbetsbördan för administration och ledning.