Mange holder sig tilbage fra at påtage sig rollen som medlemsansvarlig i idrætsklubber og foreninger. Det er velkendt, at man som medlemsansvarlig har et ansvar, der indebærer meget manuelt og administrativt arbejde. Derudover er det en meget vigtig rolle, da enhver klub og forening er afhængig af opdaterede medlemslister til licenser og tilskud. Det er også disse lister, der danner grundlaget for kommunikationen mellem medlemmerne og administrationen.
Hvorfor er opdaterede medlemslister vigtige?
Medlemslisterne er klubbens og foreningens vigtigste værktøj. De danner grundlaget for al kommunikation og alle fakturaudsendelser samt licenser og økonomisk støtte. Uanset om du er ansvarlig for medlemmerne i en idrætsklub eller en forening, gør opdaterede medlemslister hverdagen nemmere for alle.
Kort fortalt bidrager opdaterede medlemslister til:
effektiv kommunikation
reduceret arbejdsbyrde
tilfredse medlemmer
Mindre administrativt arbejde
Med Rubic får den medlemsansvarlige hjælp fra hele organisationen. Det gør det nemmere at holde informationen opdateret og reducerer arbejdsbyrden. Hvis den medlemsansvarlige skal klare arbejdet alene, vil han eller hun bruge over 50 % af sin tid udelukkende på at holde informationen opdateret. Med Rubic synkroniseres alle lister og registre med medlemsregistret, så informationen automatisk er opdateret hos alle i administrationen. Hvis du er medlemsansvarlig i en idrætsklub, er det nyttigt, når holdlederen registrerer en ny spiller på holdet. Personen vil så automatisk også findes i medlemsregistret, så han eller hun får den nødvendige information og mulighed for at betale kontingent.
Tilfredse medlemmer
Som medlem af en idrætsklub eller forening er det frustrerende ikke at modtage vigtig information, fordi nogen har registreret din mailadresse forkert, eller fordi du ved en fejl ikke er blevet opført i medlemsregistret. Til sammenligning kan det være lige så frustrerende fortsat at modtage information, efter at du har meldt dig ud af en organisation. Med opdaterede medlemslister sikrer du, at alle, der skal have information, får den, og at alle, der ikke skal have information, ikke får den.
Er medlemsansvarlig og kasserer én og samme person?
Den medlemsansvarlige og kassereren har lignende, men ikke helt ens, ansvarsområder. Den medlemsansvarlige holder overblik over medlemsregistret og kan have brug for at se, hvem der har betalt, og hvem der ikke har. Kassereren vil i højere grad kun have brug for at se, hvor mange der har betalt til dato. Med Rubic kan begge dele nemt administreres. Mange klubber, foreninger og organisationer er for små til, at den medlemsansvarlige og kassereren er to forskellige personer. Med to roller i samme person bliver der meget at holde styr på. Uanset om én eller to personer udfylder disse roller, kan Rubic hjælpe med at holde arbejdsbyrden under kontrol.
Effektiv kommunikation med medlemmerne
Når I har opdaterede medlemsregistre, er det nemt for administrationen at kommunikere med klubbens eller foreningens medlemmer. Det er den medlemsansvarliges ansvar og gavner medlemmerne og alle i administrationen. Effektiv kommunikation giver mere tilfredse medlemmer og reducerer arbejdsbyrden for administration og ledelse.