Alla F&S-klubbar ska integreras med Idrettens Sentrale Database (ISD). Det är en av anledningarna till att Rubic valdes som system tidigare i år. Integrationen med NIF innebär att medlemmar överförs till ISD och att ändringar i NIF kommer tillbaka till Rubic Medlem. Det blir en del arbete nu i uppstarten, men det kommer att flyta på mer av sig självt när medlemslistorna är uppdaterade.
För att komma igång med den här integrationen rekommenderar vi följande tillvägagångssätt:
- Medlemmar som inte längre är aktiva (inte har betalat medlemsavgiften i år) avregistreras från ert medlemsregister. Ni kan hämta tillbaka dem senare via Rapporter -> Utträdda medlemmar om ni vill
- Skicka ett mejl till era medlemmar med information om vad som kommer att hända de närmaste dagarna. Se förslag på text nedan.
- Meddela Rubic (support@rubic.no) när ni är klara med att rensa era medlemslistor och har informerat era medlemmar
Rubic kommer då att förbereda integrationen och slå på den.
Vänta på bekräftelse på att detta är gjort innan ni går vidare till steg 4 - Era medlemmar kan nu överföras till NIF.
Det kan ni göra via medlemslistan: - Visa kolumnen ”NIF Status” och filtrera på alla som INTE är ”Integrerad”
- Markera hela listan och gå till menyvalet NIF -> Skicka till NIF
- NIF Status ändras då, och era medlemmar får ett mejl och ett sms från NIF med en länk för att bekräfta sitt medlemskap.
Mer utförlig information om hur integrationen upplevs för er och medlemmarna beskrivs här.
Att integrera era medlemmar är viktigt för rapporteringen till NIF, och det är också underlaget för fördelningen av stöd (som t.ex. lokala aktivitetsmedel osv.).
Det är inte avgörande att alla medlemmar är integrerade före nyår i år, eftersom NIF tillåter att ni rapporterar antalet medlemmar manuellt även för 2021 (när rapporteringen sker i mars/april).
Manuell rapportering sker via Rapporter -> Rapport för idrottsrapporteringen i Rubic, men då är det en fördel om ni åtminstone är klara med punkt 1 ovan före nyår, så att era listor i Rubic är korrekta.
När ni senare registrerar nya medlemmar i Rubic registreras de även i ISD för er klubb. Varje gång en ny medlem registreras i ISD får medlemmen ett mejl och ett sms med en länk som man måste klicka på för att bekräfta sitt medlemskap i klubben.
Om detta är okänt för era medlemmar kan en del medlemmar låta bli att bekräfta sitt medlemskap, och då blir medlemmen inte integrerad. Vi rekommenderar därför att ni informerar era medlemmar om den här ordningen innan de integreras.
Vi har därför tagit fram ett förslag på ett mejl som ni kan skicka ut innan vi börjar integrera medlemmar:
Snart får du ett mejl från Norges Idrettsforbund med en begäran om att verifiera dina personuppgifter. Som medlem i idrottsföreningen Friskis&Svettis är du nämligen också en del av Norges Idrettsforbund (NIF).
Det innebär att vi som idrottsförening måste förhålla oss till lagar och regler som NIF har fastställt. Det gäller bland annat att vi ska ha ett godkänt elektroniskt medlemssystem. Det är äntligen på plats nu när vi har börjat använda Rubic i höst.
Nästa steg är att medlemmarna i Friskis&Svettis måste verifiera sina personuppgifter gentemot NIF.
1. Du får en verifieringslänk skickad till dig via mejl eller sms.
Den är öppen i 24 timmar och avsändaren är: noreply@idrettsforbundet.no
2. Du verifierar dig med ditt personnummer. Namn och adressuppgifter hämtas från Folkeregisteret.
3. Om du inte hinner verifiera dig inom 24 timmar, kontakta Friskis&Svettis för att få en
ny verifieringslänk.
4. Om ditt medlemskap i Friskis&Svettis inte ska behållas, kontakta Friskis&Svettis så att vi kan stryka dig från vårt medlemsregister.
Varför måste NIF verifiera mitt personnummer? På NIF:s webbplats finns utförlig information om varför vi på Friskis&Svettis ber dig att verifiera ditt personnummer
Användning av personnummer i samband med inträde i en idrottsförening (idrettsforbundet.no)
Mejlet som era medlemmar får från NIF ser ut så här:
Hej
Som medlem i idrottsföreningen Friskis&Svettis är du också en del av Norges Idrettsforbund (NIF), och därför är vi som Friskis idrottsförening skyldiga att skicka dina personuppgifter till NIF.
Om du inte redan är registrerad hos NIF måste du nu verifiera dig med ditt personnummer. Namn och adressuppgifter hämtas från Folkeregisteret och fylls i automatiskt.
Om du upplever fel i registreringsprocessen kan det bero på att Friskis&Svettis skickar bristfällig eller felaktig information om dig till oss på NIF. Se de vanligaste felen och vad du behöver göra här: https://www.idrettsforbundet.no/digital/support/brukerverifisering/
Om ditt medlemskap i Friskis&Svettis inte ska behållas, kontakta Friskis&Svettis så att de kan stryka dig från sitt medlemsregister.