Alle F&S-klubber skal integreres med Idrettens Sentrale Database (ISD). Det er en af grundene til, at Rubic blev valgt som system tidligere i år. Integrationen med NIF indebærer, at medlemmer overføres til ISD, og at ændringer i NIF kommer tilbage til Rubic Medlem. Det kræver en indsats nu i opstarten, men vil køre mere af sig selv, når medlemslisterne er blevet opdateret.
For at komme i gang med denne integration anbefaler vi følgende fremgangsmåde:
- Medlemmer, der ikke længere er aktive (ikke har betalt kontingent i år), meldes ud af jeres medlemsregister. I kan hente dem ind igen senere via Rapporter -> Udmeldte medlemmer, hvis I ønsker det
- Send en e-mail til jeres medlemmer med information om, hvad der kommer til at ske de næste dage. Se forslag til tekst nedenfor.
- Giv Rubic besked (support@rubic.no), når I er færdige med at rydde op i jeres medlemslister og har informeret jeres medlemmer
Rubic vil så klargøre integrationen og slå den til.
Vent på bekræftelse på, at det er gjort, før I går videre til trin 4 - Jeres medlemmer kan nu overføres til NIF.
Det kan I gøre via medlemslisten: - Vis kolonnen “NIF Status”, og filtrér på alle, der IKKE er “Integreret”
- Markér hele listen, og gå til menupunktet NIF -> Send til NIF
- NIF Status vil så ændre sig, og jeres medlemmer vil modtage en e-mail og en sms fra NIF med et link til at bekræfte deres medlemskab.
Mere udførlig information om, hvordan integrationen opleves for jer og medlemmerne, er beskrevet her.
Integrationen af jeres medlemmer er vigtig i forhold til rapporteringen til NIF, og den er desuden grundlaget for fordelingen af tilskud (som f.eks. lokale aktivitetsmidler osv.).
Det er ikke afgørende, at alle medlemmer er integreret inden nytår i år, da NIF tillader, at I også for 2021 rapporterer antallet af medlemmer manuelt (når rapporteringen finder sted i marts/april).
Manuel indrapportering sker via Rapporter -> Rapport til idrætsrapporteringen i Rubic, men så er det en fordel, at I i det mindste er færdige med punkt 1 ovenfor inden nytår, så jeres lister i Rubic er korrekte.
Når I senere melder nye medlemmer ind i Rubic, vil de også blive meldt ind i ISD for jeres klub. Hver gang et nyt medlem meldes ind i ISD, vil medlemmet modtage en e-mail og en sms med et link, man skal trykke på for at bekræfte sit medlemskab af klubben.
Hvis jeres medlemmer ikke kender til dette, kan en del medlemmer undlade at bekræfte deres medlemskab, og så bliver medlemmet ikke integreret. Vi anbefaler derfor, at I informerer jeres medlemmer om denne ordning, før de integreres.
Vi har derfor lavet et forslag til en e-mail, som I kan sende ud, før vi begynder at integrere medlemmer:
Snart vil du modtage en e-mail fra Norges Idrettsforbund med en anmodning om at verificere dine personoplysninger. Som medlem af idrætsforeningen Friskis&Svettis er du nemlig også en del af Norges Idrettsforbund (NIF).
Det betyder, at vi som idrætsforening skal overholde love og regler fastsat af NIF. Det gælder blandt andet, at vi skal have et godkendt elektronisk medlemssystem. Det er endelig på plads, nu hvor vi har taget Rubic i brug i efteråret.
Næste skridt er, at medlemmerne af Friskis&Svettis skal verificere deres personoplysninger over for NIF.
1. Du vil få tilsendt et verificeringslink på e-mail eller sms.
Det er åbent i 24 timer, og afsenderen er: noreply@idrettsforbundet.no
2. Du verificerer dig med dit personnummer. Navn og adresseoplysninger vil blive hentet fra Folkeregisteret.
3. Hvis du ikke når at verificere dig inden for 24 timer, så kontakt Friskis&Svettis for at få tilsendt
et nyt verificeringslink.
4. Hvis dit medlemskab af Friskis&Svettis ikke skal opretholdes, så kontakt Friskis&Svettis, så vi kan slette dig fra vores medlemsregister.
Hvorfor skal NIF verificere mit personnummer? På NIFs hjemmeside finder du udførlig information om, hvorfor vi i Friskis&Svettis beder dig om at verificere dit personnummer
Brug af personnummer i forbindelse med indmeldelse i en idrætsforening (idrettsforbundet.no)
Den e-mail, som jeres medlemmer vil modtage fra NIF, ser sådan ud:
Hej
Som medlem af idrætsforeningen Friskis&Svettis er du også en del af Norges Idrettsforbund (NIF), og derfor er vi som Friskis idrætsforening forpligtet til at sende dine personoplysninger til NIF.
Hvis du ikke allerede er registreret hos NIF, skal du nu verificere dig med dit personnummer. Navn og adresseoplysninger vil blive hentet fra Folkeregisteret og udfyldt automatisk.
Hvis du oplever fejl i registreringsprocessen, kan det skyldes, at Friskis&Svettis sender mangelfulde eller forkerte oplysninger om dig til os i NIF. Se de mest almindelige fejl, og hvad du skal gøre, her: https://www.idrettsforbundet.no/digital/support/brukerverifisering/
Hvis dit medlemskab af Friskis&Svettis ikke skal opretholdes, så kontakt Friskis&Svettis, så de kan slette dig fra deres medlemsregister.