Øyafestivalen, som firade sitt 25-årsjubileum 2024, har alltid varit känd för sin förmåga att förnya sig och skapa oförglömliga upplevelser för såväl publik som volontärer och anställda. 2024 deltog hela 2 554 volontärer, utöver flera grupper som arbetade ideellt, och festivalen hade omkring 2 500 ackrediterade deltagare. För att hantera det stora antalet volontärer och ackrediterade har Øyafestivalen valt att samarbeta med Rubic, som ska bidra till att förenkla och effektivisera processerna.
Erik Stangeby, projektledare på Øyafestivalen, om det nya samarbetet med Rubic:
Valet av Rubic som leverantör
Valet av Rubic som leverantör baserades på flera nyckelfaktorer. Øyafestivalen ville ha en partner som kunde hjälpa till att ytterligare förenkla hanteringen av volontäransökningar och ackrediteringsansökningar. Rubic erbjöd en lösning som var skräddarsydd för festivalens behov, med ett nytt system utvecklat från grunden. Systemet tar hänsyn till Øyafestivalens specifika önskemål och behov, vilket var avgörande för valet av ny leverantör, säger projektledaren Erik Stangeby.
Med Rubic Organizer och det nya ackrediteringssystemet förväntar sig Øyafestivalen att organiseringen blir både enklare och effektivare. Det gäller både för de sökande och för dem som handlägger ansökningarna. Dessutom kommer det nya systemet att göra incheckningen av alla godkända ackrediterade på festivalen mycket smidigare nästa år.
Øyafestivalens långsiktiga strategi
Samarbetet med Rubic passar perfekt in i Øyafestivalens långsiktiga strategi att vidareutveckla festivalen. Øyafestivalen har alltid haft som mål att förnya sig och skapa den bästa festivalupplevelsen. Genom att samarbeta med Rubic om att utveckla ett nytt system tar festivalen ett stort steg mot att nå det målet.
Utmaningar och lösningar
Den största utmaningen med att införa Rubics lösningar blir utbildningen av alla inblandade. Det är viktigt att alla förstår hur det nya systemet fungerar och vilka möjligheter och begränsningar det har, säger Erik. Øyafestivalen planerar tillsammans med Rubic att hantera den utmaningen genom att se till att alla användare får grundlig utbildning och support.
Øyafestivalen hoppas att det nya systemet blir intuitivt och enkelt att använda, så att de kan spara tid och resurser på utbildning. Målet är att systemet ska vara så användarvänligt som möjligt, så att både nya och erfarna användare kan dra nytta av det utan större svårigheter.
Återkoppling och framtida förväntningar
Øyafestivalen har höga förväntningar på samarbetet med Rubic, både före och under festivalen. Vi förväntar oss att Rubic följer utvecklingen av det nya systemet noga, tar festivalens synpunkter på allvar och ser Øyafestivalen som en viktig samarbetspartner. Särskilt viktigt är att Rubic följer upp tätt före och under själva festivalen, säger Erik.
Hittills har teamet på Øyafestivalen inte fått så mycket återkoppling, men det råder stor förväntan inför att få se det första utkastet till det nya systemet i oktober. Øyafestivalen ser fram emot att införa nya lösningar, särskilt inom passerkontroll, och hoppas kunna lära sig av Rubics erfarenheter från andra kundsegment, som idrott och idrottsevenemang.
Med Rubic som partner ser Øyafestivalen fram emot en ny epok med förbättrad organisering och en ännu bättre festivalupplevelse för alla inblandade.
Läs även: Palmesus: Spännande nytillskott i Rubic-familjen