Øyafestivalen, som fejrede sit 25-årsjubilæum i 2024, har altid været kendt for sin evne til at forny sig og skabe uforglemmelige oplevelser for både publikum, frivillige og ansatte. I 2024 deltog hele 2.554 frivillige, foruden flere grupper, der udførte frivilligt arbejde, og festivalen havde omkring 2.500 akkrediterede deltagere. For at håndtere det store antal frivillige og akkrediterede har Øyafestivalen valgt at samarbejde med Rubic, som skal bidrage til at forenkle og effektivisere processerne.
Erik Stangeby, projektleder hos Øyafestivalen, om det nye samarbejde med Rubic:
Valget af Rubic som leverandør
Valget af Rubic som leverandør var baseret på flere nøglefaktorer. Øyafestivalen ønskede en partner, der kunne hjælpe med at forenkle behandlingen af ansøgninger fra frivillige og akkrediteringsansøgninger yderligere. Rubic tilbød en løsning, der var skræddersyet til festivalens behov, med et nyt system udviklet fra bunden. Systemet tager hensyn til Øyafestivalens specifikke ønsker og behov, hvilket var afgørende for valget af ny leverandør, siger projektleder Erik Stangeby.
Med Rubic Organizer og det nye akkrediteringssystem forventer Øyafestivalen, at organiseringen bliver både enklere og mere effektiv. Det gælder både for ansøgerne og for dem, der behandler ansøgningerne. Derudover vil det nye system gøre indtjekningen af alle godkendte akkrediterede på festivalen meget smidigere næste år.
Øyafestivalens langsigtede strategi
Samarbejdet med Rubic passer perfekt ind i Øyafestivalens langsigtede strategi om at videreudvikle festivalen. Øyafestivalen har altid haft som mål at forny sig og skabe den bedste festivaloplevelse. Ved at samarbejde med Rubic om at udvikle et nyt system tager festivalen et stort skridt mod at nå dette mål.
Udfordringer og løsninger
Den største udfordring ved implementeringen af Rubics løsninger bliver oplæringen af alle involverede. Det er vigtigt, at alle forstår, hvordan det nye system fungerer, og hvilke muligheder og begrænsninger det har, siger Erik. Øyafestivalen planlægger sammen med Rubic at tackle denne udfordring ved at sørge for grundig oplæring og support til alle brugere.
Øyafestivalen håber, at det nye system bliver intuitivt og nemt at bruge, så de kan spare tid og ressourcer på oplæring. Målet er, at systemet skal være så brugervenligt som muligt, så både nye og erfarne brugere kan få gavn af det uden store udfordringer.
Feedback og fremtidige forventninger
Øyafestivalen har høje forventninger til samarbejdet med Rubic, både før og under festivalen. Vi forventer, at Rubic følger udviklingen af det nye system nøje, tager festivalens input alvorligt og betragter Øyafestivalen som en vigtig samarbejdspartner. Det er særligt vigtigt, at Rubic følger tæt op før og under selve festivalen, siger Erik.
Indtil videre har teamet hos Øyafestivalen ikke modtaget meget feedback, men der er stor spænding forbundet med at se det første udkast til det nye system i oktober. Øyafestivalen ser frem til at implementere nye løsninger, især inden for adgangskontrol, og håber at lære af Rubics erfaringer fra andre kundesegmenter, såsom idræt og idrætsarrangementer.
Med Rubic som partner ser Øyafestivalen frem til en ny æra med forbedret organisering og en endnu bedre festivaloplevelse for alle involverede.
Læs også: Palmesus: Spændende ny tilføjelse til Rubic-familien