Oslo krets av Norsk Kolonihageforbund är en intresseorganisation för koloniträdgårdar och odlingslotter i Oslo. Distriktsförbundet i Oslo tillvaratar de enskilda koloniföreningarnas intressen och samarbetar med Norsk Kolonihageforbund. De ansvarar för Oslos nio koloniområden, med totalt 1 100 lotter, och hela 9 000 står i kö. Några av dem har stått där i 15 år.
Behov av ett bättre system
Distriktsförbundet i Oslo hade ett specialbyggt system för att hålla ordning på tilldelningen av lotter, väntelistor och olika indikatorer som påverkar tilldelningen. Leverantören skulle avveckla systemet och gå över till ett nytt.
- Vi fick då välja mellan att följa med över till en ny plattform hos samma leverantör eller hitta något nytt. Det vi använde hade många svagheter och var dyrt att underhålla. Önskemålet var att komma över till en plattform med många andra användare, så att leverantören också var intresserad av att fortsätta vidareutveckla den, förklarar Bente Mogård, ordförande för Oslo krets av Norsk kolonihageforbund.
Prisvärd och skräddarsydd
Mogård sökte efter leverantörer av liknande program och skickade en förfrågan till omkring 10 av dem med önskemål om vilka behov programmet måste täcka.
- Tre, fyra återkom med positiva svar, däribland Rubic. Efter en ny runda med dem föll valet på Rubic. Skälet var att lösningen byggde på en standardlösning som kunde anpassas efter våra behov, samtidigt som den var prisvärd. Och inte minst att den kräver lite underhåll från vår sida. Något som är viktigt, eftersom mycket av administrationsarbetet bygger på ideella insatser.
Anpassad standardlösning
Lösningen som valdes är i grunden en standardmodul hos Rubic. Dessutom har den anpassats efter koloniträdgårdarnas särskilda behov:
- För att ansöka om en lott i Oslo måste du ha din fasta bostad i Oslo. Detta krävs både när du ställer dig i kön och när du tilldelas en stuga. Systemet måste därför kunna kontrollera mot det norska folkbokföringsregistret för att säkerställa att detta stämmer. Samtidigt kräver vissa tilldelningar att den sökande ingår i en barnfamilj, och därför måste det också gå att registrera flera familjemedlemmar och deras ålder.
Dessutom har de beställt Rubics anmälningsmodul, som de kallar ”hyttetorget” (stugtorget). Stugor som blir lediga läggs ut här.
- Omkring 40 stugor byter ägare varje år, och de läggs ut på hyttetorget med bild och beskrivningar. Där kan de som står i kön anmäla sitt intresse för visning. Varje område har en försäljningskommitté som måste ha åtkomst – därför behövs också olika behörighetsnivåer för vad var och en kan göra i systemet.
En spännande kund
För Rubic är koloniträdgårdarna en mycket spännande kund, som bidrar till vidareutvecklingen av systemet och samtidigt ökar antalet användare i systemet.
- De kontaktade oss före jul i fjol, och avtalet skrevs på i januari. Redan i maj gick vi ”live”. Det här är en spännande kund med många medlemmar. För oss var det ett strategiskt val, eftersom vi just vill anpassa standardlösningar till varje enskild kund. Samtidigt försöker vi påverka kunden att välja standardlösningar i så stor utsträckning som möjligt, för enkla, snabba och kostnadseffektiva uppdateringar.
- Under arbetets gång tar vi också med oss erfarenheter från varje enskild kund in i den fortsatta utvecklingen av systemen, vilket gör att de passar de flesta organisationsformer, förklarar Rune Solholm Bakken, en av grundarna av Rubic.
Lösningsorienterad och professionell
- För oss har det varit en mycket positiv process, med skickliga tekniska utvecklare som har varit bra på att följa upp och varit mycket strukturerade. Inte minst har de varit bra på att leverera i tid. Det känns som en lättnad att komma över till en mer standardiserad lösning, som jag upplever att användare och administratörer tycker är enkel att använda, till skillnad från den förra, som var både tidskrävande och komplicerad.
- Rubic har varit mycket lösningsorienterade, positiva och mycket professionella. De var mycket duktiga på att antingen uppfylla önskemål eller förklara att något skulle göra det väldigt komplicerat – och sedan hitta andra lösningar som löser samma uppgift. Vi är mycket nöjda och rekommenderar Rubic vidare, avslutar Mogård.
Behöver din förening ett nytt medlemssystem? Boka ett möte med en av våra produktexperter i dag.