Oslo krets av Norsk Kolonihageforbund er en interesseorganisation for kolonihaver og nyttehaver i Oslo. Oslo-kredsen varetager de enkelte kolonihaveforeningers interesser og samarbejder med Norsk Kolonihageforbund. De har ansvaret for Oslos ni kolonihaver med i alt 1.100 havelodder, hvor hele 9.000 står på venteliste. Nogle af dem har stået der i 15 år.
Behov for et bedre system
Oslo-kredsen har haft et specialudviklet system til at holde styr på tildeling af havelodder, ventelister og forskellige indikatorer, der påvirker tildelingen. Producenten skulle udfase dette system og gå over til et nyt.
- Vi måtte så vælge mellem at følge med over på en ny platform hos samme leverandør eller finde noget nyt. Det, vi brugte, havde mange svagheder og var dyrt at vedligeholde. Ønsket var at komme over på en platform med mange andre brugere, så leverandøren også var interesseret i at fortsætte med at videreudvikle den, forklarer Bente Mogård, formand for Oslo krets av Norsk kolonihageforbund.
Prisvenlig og skræddersyet
Mogård undersøgte leverandører af tilsvarende programmer og sendte en forespørgsel til omkring 10 med ønsker til, hvilke behov programmet skulle dække.
- Der var tre-fire, der vendte tilbage med positive svar, deriblandt Rubic. Efter endnu en runde med dem faldt valget på Rubic. Grunden var, at løsningen var bygget på en standardløsning, der kunne tilpasses vores behov, samtidig med at den var prisvenlig. Og ikke mindst, at den kræver lidt vedligeholdelse fra vores side. Det er vigtigt, da meget af det administrative arbejde er baseret på frivillighed.
Tilpasset standardløsning
Den valgte løsning er grundlæggende et standardmodul hos Rubic. Derudover er den blevet tilpasset de særlige behov, kolonihaverne har:
- For at søge om en havelod i Oslo skal du have fast bopæl i Oslo. Det kræves både, når du skriver dig på ventelisten, og når du får tildelt et hus. Systemet skal derfor kunne tjekke op mod det norske folkeregister for at sikre, at det stemmer. Samtidig kræver nogle tildelinger, at ansøgeren er en del af en børnefamilie, og derfor skal det også være muligt at registrere flere familiemedlemmer og deres alder.
Derudover har de bestilt Rubics tilmeldingsmodul, som de kalder »hyttetorget« (hyttetorvet). Huse, der bliver ledige, lægges ud her.
- Vi har en omsætning på omkring 40 huse om året, og de lægges ud på hyttetorget med billede og beskrivelser. Her kan de, der står på ventelisten, melde deres interesse for en fremvisning. Hver have har et salgsudvalg, der skal have adgang – derfor er der også behov for forskellige adgangsniveauer for, hvad den enkelte kan gøre i systemet.
En spændende kunde
For Rubic er kolonihaverne en meget spændende kunde, der bidrager til videreudviklingen af systemet og samtidig øger antallet af brugere i systemet.
- De kontaktede os før jul sidste år, og aftalen blev underskrevet i januar. Allerede i maj gik vi »live«. Det er en spændende kunde med mange medlemmer. For os var det et strategisk valg, da vi netop ønsker at tilpasse standardløsninger til den enkelte kunde. Samtidig forsøger vi at påvirke kunden til at vælge standardløsninger mest muligt, for enkle, hurtige og økonomisk fordelagtige opdateringer.
- Undervejs tager vi også erfaringerne fra den enkelte kunde med i den videre udvikling af systemerne, hvilket gør, at de passer til de fleste organisationsformer, forklarer Rune Solholm Bakken, som er en af stifterne af Rubic.
Løsningsorienteret og professionel
- For os har det været en meget positiv proces med dygtige tekniske udviklere, der har været gode til at følge op og meget strukturerede. Ikke mindst har de været gode til at levere til tiden. Det føles som en lettelse at komme over på en mere standardiseret løsning, som jeg oplever, at brugere og administratorer synes er nem at bruge, i modsætning til den forrige, der både var tidskrævende og kompliceret.
- Rubic har været meget løsningsorienterede, positive og meget professionelle. De var meget dygtige til enten at opfylde ønsker eller forklare, at det ville gøre det meget kompliceret – og så finde andre løsninger, der løser samme opgave. Vi er meget tilfredse og anbefaler Rubic videre, slutter Mogård.
Har din forening brug for et nyt medlemssystem? Book et møde med en af vores produkteksperter i dag.