Norsk Selskap for Fotografi kämpade med ett gammalt system som hade lappats och lagats i många år och som till slut var omöjligt att uppdatera. Samtidigt hade de så komplexa behov att det var svårt att hitta ett standardsystem som täckte allt. Lösningen blev att få systemet anpassat efter deras behov.
Intrycket av Rubic är att det är ett innovativt företag som står nära kunden och har möjlighet att skräddarsy och anpassa lösningar snabbt. Ingen stor och tung organisation som måste lägga mycket tid på att fatta beslut – Johnny Berg, kanslichef i NSFF
Norsk selskap for fotografi (NSFF), grundat 1927, är paraplyorganisation för alla 110 amatörfotoklubbar i Norge, med omkring 3 500 medlemmar. Tidigare hade de ett hemmabyggt medlemssystem, som byggts på åt alla håll i takt med att de har vuxit.
Fem skäl att välja Rubics medlemssystem
Omöjligt att underhålla det gamla systemet
Till slut blev det ett system som var omöjligt att underhålla. Ursprungligen databasbaserat, men med mycket data direkt från Excel och kopplingar åt alla håll.
Delar av systemet var sorterade efter medlemsnummer, andra efter namn eller e-postadress, och kodningen skilde sig mellan de olika delarna. Vid uppdateringar måste ca 1 200 sidor gås igenom, vilket i sig var ett enormt jobb. När han som hade ansvaret för hela systemet slutade började vi leta efter ett färdigt system som kunde täcka alla våra behov. Det var ingen enkel uppgift, förklarar Johnny Berg, kanslichef i NSFF.
Komplexa behov
De lät en extern byrå utvärdera systemet, och domen blev att det inte gick att göra något åt det.
Då stannade det hela upp lite, eftersom vi hade så speciella behov. NSFF arrangerar bland annat norska mästerskapen i foto med flera omgångar under året, hanterar internationella tävlingar och har ett utmärkelsesystem för hedersmärken och plaketter på olika nivåer.
Medlemssystemet Rubic har funktioner för alla behov
Specialanpassat efter NSFF:s behov
Helt av en slump var Berg på Fakkelprisen-utdelningen i Lillehammer i februari 2019, där Rubics medlemssystem var nominerat till entreprenörspriset. Det väckte hans intresse, han tog kontakt och fick en grundlig presentation.
Då såg jag att deras system kunde täcka många av de behov vi hade och dessutom mycket mer, även om det samtidigt hade vissa brister. Men som medlemsregister för oss fungerade det till synes bra. Rune (Solholm Bakken på Rubic) gick grundligt igenom våra krav och vad vi redan hade och gav oss ett förmånligt erbjudande som omfattade både medlemssystem och en specialanpassad tävlingsdel som tog hänsyn till prisutdelning och poängtilldelning. Priset speglade att Rubic också såg detta som en fördel för det egna företaget och som en vidareutveckling av systemet, så att det kunde passa alla typer av organisationer.
Anpassningar och justeringar
Våren 2019 skrevs kontraktet, med en plan om start i januari 2020, men med en mängd anpassningar och justeringar som måste göras längs vägen.
Processen har gått väldigt smidigt, med många trevliga möten och genomgångar. Många av mötena i början handlade om att Rubic måste sätta sig in i vårt komplexa system. Bara den skräddarsydda tävlingsmodulen består av fyra alternativ: klubbtävlingar, som bara ska vara synliga för den aktuella klubben. Nationella tävlingar, som ska vara synliga för alla. Vissa tävlingar ger patronage (hedersmärken), vissa ger poäng, andra inte. Och allt detta, liksom själva mästerskapet, ska kopplas till ett medlemsregister.
Nära samarbete med Abaris
Abaris Consulting i Gudbrandsdalen har varit samarbetspartner sedan starten och gjorde den första versionen av det som i dag är Rubic. De har också varit en viktig pusselbit i den specialanpassade versionen för NSFF:
Det har varit en glädje för oss på Abaris att kunna leverera ett skräddarsytt tävlingssystem till NSFF i samarbete med Rubic. Rubic-plattformen har visat sin styrka och flexibilitet genom att vi har lyckats implementera det kunden ville ha med Rubics standardmedlemsadministration som kärna. Vi är stolta över att ha bidragit till att NSFF nu har en modern molnbaserad IT-lösning som medlemmarna uppskattar, förklarar Lars Tungen, vd för Abaris.
Enklare system ger ökat deltagande
Systemet startades som planerat vid nyår 2020, och de har redan genomfört del ett av ett norskt mästerskap med hjälp av den skräddarsydda lösningen.
Vi hade ju tänkt testa en del före starten, men nu blev det så att vi testar under tiden. Som det ser ut nu går allt bra. En del är annorlunda än i det gamla systemet, men det är nu mycket enklare för de lokala klubbarna att både arrangera och delta i tävlingarna. Det gör i sin tur att vi ser ett ökat deltagande. Vi arbetar fortfarande med att hitta det bästa sättet för systemet att hantera de många olika sätt vi fakturerar på: både på klubbnivå och organisationsnivå, och att flera är medlemmar i mer än en klubb men bara ska faktureras på ett ställe.
De Sandvigske Samlinger fick mycket större uppslutning med nytt system
Enbart positiv återkoppling
Våren 2020 var inte den bästa tiden att starta nya system. Ändå ser det ut som att det har gått väldigt bra för NSFF.
Jag saknar helt klart fysiska möten, det sättet att kommunicera. Samtidigt har detta gått väldigt bra, och vi har fått enbart positiv återkoppling från medlemmarna, inte minst att allt är samlat på en sida och att det ger god överblick. Jag kommer helt klart att rekommendera detta till andra. Intrycket av Rubic är att det är ett innovativt företag som står nära kunden och har möjlighet att skräddarsy och anpassa lösningar snabbt. De har ett grundpaket som kan justeras efter användarna. Vi upplever kontinuerliga förändringar till vår fördel. Inte bara det vi själva ber om, utan ständiga uppdateringar som förbättrar funktionaliteten.