Från automatisk fakturering till digital passfördelning. Konkreta tidsbesparande lösningar för idrottsföreningen.
Hur många timmar lägger din idrottsförening på administrativt arbete som en maskin skulle kunna göra på fem minuter?
Med ett ordentligt system kan mycket av det försvinna. Här är 9 konkreta sätt som idrottsföreningen sparar tid på:
1. Automatisk fakturering
Före: Kassören skriver fakturor för medlemskap, kanske i Word eller Excel. Vissa medlemmar får fel belopp. Numren blir fel.
Efter: Du lägger upp medlemskapet en gång i Rubic. Systemet skapar fakturor automatiskt på det datum du väljer — till rätt personer med rätt belopp.
2. Matchimport från FIKS eller TurneringsAdmin
Före: Tränaren eller matchansvarig skriver in alla matcher manuellt. Datum, motståndare och klockslag — allt skrivs eller kopieras för hand.
Efter: Rubic integrerar direkt med FIKS (fotboll) och TurneringsAdmin (handboll, hockey, bandy). Matcherna importeras automatiskt. Ingen manuell inmatning. En engångsinställning, sedan sköter det sig självt hela säsongen.
3. Svara på aktiviteter i appen
Före: Tränaren eller aktivitetsledaren skickar mejl eller sms och frågar vilka som kan komma på träningen. Folk svarar via olika kanaler. Några glömmer att svara. Tränaren måste ringa och kolla. Kaotisk överblick.
Efter: Med Rubic Connect-appen kan medlemmarna svara direkt på aktiviteten. Tränaren ser direkt vilka som kan komma. Systemet skickar påminnelser till dem som inte har svarat.
4. Digital passfördelning
Före: Evenemangsansvarig gör en tabell över vem som ska vara var. Ringer runt till volontärer. Några säger ja, några säger nej. Några glömmer. Kanske måste ett nytt meddelande skickas dagen före.
Efter: Med Rubic Organizer skapar du pass direkt i systemet. Volontärerna får besked i appen och anmäler sig. Systemet skickar automatiskt påminnelser dagen före. Närvaron registreras på dagen.
5. Utlägg via appen
Före: Någon köper dryck till turneringen och ber att få pengarna tillbaka. De måste komma ihåg att fråga kassören. Eller så skickar de en bild av kvittot via e-post. Kassören ska kunna hitta den igen senare.
Efter: Med modulen Utlägg i Rubic kan medlemmarna fotografera kvittot direkt i appen. Det syns i systemet direkt. Kassören godkänner eller avslår. Godkända utlägg går vidare till bokföringen.
6. Anläggningskalender med självbetjäning
Före: Någon från laget ringer och frågar om det finns en ledig plan. Den som ansvarar för anläggningskalendern måste kontrollera manuellt. Vissa bokningar glöms bort. Missförstånd uppstår.
Efter: Rubic Lokasjon har en anläggningskalender med självbetjäning. Laget ser direkt vilka tider som är lediga och bokar själv. Den som ansvarar för planen godkänner. Allt registreras automatiskt.
Särskilt relevant för föreningar som har en egen plan eller delar plan med andra.
7. Automatiska påminnelser
Före: Kassören har en lista över dem som inte har betalat. Kassören måste skriva påminnelser för hand — eller helt enkelt hoppa över det. De som glömde betalar inte eftersom de aldrig fick någon påminnelse.
Efter: Rubic skickar automatiskt påminnelser till dem som inte har betalat. Och en ny påminnelse om det fortfarande inte är betalt. Kassören gör ingenting — systemet gör det. Och i slutet av månaden kan kassören se vilka som är obetalda.
8. Närvaroregistrering
Före: Efter varje träning eller aktivitet måste tränaren eller ledaren anteckna vilka som var där. Ibland skrivs det upp på papper. Ibland måste uppgifterna föras in i Excel efteråt.
Efter: Med Rubic-appen kan tränaren registrera närvaro direkt i mobilen. Uppgifterna sparas automatiskt. Ingen manuell inmatning i efterhand.
9. Integrerad redovisning
Före: Kassören sköter redovisningen i Excel. Medlemsbetalningar ligger där. Utlägg ligger där. Utgifter ligger där. Allt måste föras in för hand, och det blir fel.
Efter: Med Rubic Regnskap flödar allt in automatiskt. Betalningar från medlemmar syns direkt. Utlägg registreras via appen och bokförs automatiskt. Utgifter från leverantörer kopplas på när de kommer in.
Mer tid till det som betyder något
Den tid som frigörs kan kassör, tränare och ordförande lägga på det som verkligen betyder något: att finnas till hands för medlemmarna, planera aktiviteter och bygga en starkare idrottsmiljö.
Vad kostar det?
Priset beror på paket och hur många medlemmar idrottsföreningen har. Se priserna för en aktuell översikt.
Inte bara kassören — alla sparar tid
Det är inte bara kassören som sparar tid. Tränaren slipper mejla alla medlemmar varje gång något ändras. Ordföranden slipper fråga kassören om läget varje gång. Medlemmarna slipper ringa och fråga när nästa träning är — de ser det i appen.
Systemet frigör tid för alla — inte bara en person.
Inställningarna gör du bara en gång
Det viktiga att förstå är att inställningarna bara görs en gång. Du lägger upp medlemskapet, konfigurerar faktureringen, integrerar matchdata — sedan sköter det sig självt år efter år.
Det första året blir tidsvinsten kanske lite mindre eftersom det handlar om uppstart och inlärning. Men från år två utnyttjas den fullt ut.
Se själv hur mycket tid du kan spara
Nyfiken på hur mycket tid din idrottsförening kan spara?
- Utforska Rubic Sport och alla tidsbesparande moduler
- Testa gratis och se hur matchimport, automatisk fakturering och appfunktionerna fungerar
- Fråga supporten om du undrar hur det fungerar i er situation
Det enda du har att förlora är den tid du lägger på manuella uppgifter i dag.