Fra automatisk fakturering til digital vagtfordeling. Konkrete tidsbesparende løsninger til idrætsforeningen.
Hvor mange timer bruger din idrætsforening på administrativt arbejde, som en maskine kunne klare på fem minutter?
Med et ordentligt system kan meget af det forsvinde. Her er 9 konkrete måder, idrætsforeningen sparer tid på:
1. Automatisk fakturering
Før: Kassereren skriver fakturaer for medlemskab, måske i Word eller Excel. Nogle medlemmer får forkert beløb. Numrene bliver forkerte.
Efter: Du opsætter medlemskabet én gang i Rubic. Systemet laver fakturaer automatisk på den dato, du vælger — til de rigtige personer med det rigtige beløb.
2. Kampimport fra FIKS eller TurneringsAdmin
Før: Træneren eller den kampansvarlige skriver alle kampe ind manuelt. Dato, modstander og klokkeslæt — alt skrives eller kopieres i hånden.
Efter: Rubic integrerer direkte med FIKS (fodbold) og TurneringsAdmin (håndbold, hockey, bandy). Kampene importeres automatisk. Ingen manuel indtastning. Én opsætning, og så kører det af sig selv hele sæsonen.
3. Svar på aktiviteter i appen
Før: Træneren eller aktivitetslederen sender en mail eller sms og spørger, hvem der kan komme til træning. Folk svarer via forskellige kanaler. Nogle glemmer at svare. Træneren må ringe rundt og tjekke. Kaotisk overblik.
Efter: Med Rubic Connect-appen kan medlemmerne svare direkte på aktiviteten. Træneren ser med det samme, hvem der kan komme. Systemet sender påmindelser til dem, der ikke har svaret.
4. Digital vagtfordeling
Før: Den arrangementsansvarlige laver en tabel over, hvem der skal være hvor. Ringer rundt til frivillige. Nogle siger ja, nogle siger nej. Nogle glemmer det. Måske skal der sendes en ny besked dagen før.
Efter: Med Rubic Organizer opretter du vagter direkte i systemet. De frivillige får besked i appen og melder sig til. Systemet sender automatisk påmindelser dagen før. Fremmødet registreres på dagen.
5. Udlæg via appen
Før: Nogen køber drikkevarer til turneringen og beder om at få pengene tilbage. De skal huske at spørge kassereren. Eller de sender et billede af kvitteringen på e-mail. Kassereren skal kunne finde det igen senere.
Efter: Med Udlæg-modulet i Rubic kan medlemmerne tage et billede af kvitteringen direkte i appen. Det vises i systemet med det samme. Kassereren godkender eller afviser. Godkendte udlæg går videre til regnskabet.
6. Banekalender med selvbetjening
Før: Nogen fra holdet ringer og spørger, om der er en ledig bane. Den ansvarlige for banekalenderen må tjekke manuelt. Nogle reservationer bliver glemt. Der opstår misforståelser.
Efter: Rubic Lokasjon har en banekalender med selvbetjening. Holdet ser direkte, hvilke tider der er ledige, og booker selv. Den baneansvarlige godkender. Alt registreres automatisk.
Særligt relevant for klubber, der har deres egen bane eller deler bane med andre.
7. Automatiske rykkere
Før: Kassereren har en liste over folk, der ikke har betalt. Kassereren må skrive rykkere i hånden — eller bare springe det over. Folk, der glemte det, betaler ikke, fordi de ikke blev rykket.
Efter: Rubic sender automatisk rykkere til dem, der ikke har betalt. Og en ny rykker, hvis der stadig ikke er betalt. Kassereren gør ingenting — systemet gør det. Og i slutningen af måneden kan kassereren se, hvilke der er ubetalte.
8. Fremmøderegistrering
Før: Efter hver træning eller aktivitet skal træneren eller lederen notere, hvem der var til stede. Nogle gange skrives det ned på papir. Nogle gange skal dataene føres ind i Excel bagefter.
Efter: Med Rubic-appen kan træneren registrere fremmøde direkte på mobilen. Dataene gemmes automatisk. Ingen manuel indtastning bagefter.
9. Integreret regnskab
Før: Kassereren fører regnskab i Excel. Medlemsbetalinger ligger der. Udlæg ligger der. Udgifter ligger der. Alt skal tastes ind i hånden, og der opstår fejl.
Efter: Med Rubic Regnskap flyder alt automatisk ind. Betalinger fra medlemmer vises med det samme. Udlæg registreres via appen og bogføres automatisk. Udgifter fra leverandører kobles på, når de kommer ind.
Mere tid til det, der betyder noget
Den tid, der frigøres, kan kasserer, træner og formand bruge på det, der faktisk betyder noget: at være tilgængelig for medlemmerne, at planlægge aktiviteter og at opbygge et stærkere idrætsmiljø.
Hvad koster det?
Prisen afhænger af pakken og af, hvor mange medlemmer idrætsforeningen har. Se priserne for et opdateret overblik.
Ikke kun kassereren — alle sparer tid
Det er ikke kun kassereren, der sparer tid. Træneren slipper for at maile alle medlemmer, hver gang noget ændres. Formanden slipper for at spørge kassereren om status hver gang. Medlemmerne slipper for at ringe og spørge, hvornår næste træning er — de kan se det i appen.
Systemet frigør tid for alle — ikke kun én person.
Opsætningen gør du kun én gang
Det vigtige at forstå er, at opsætningen kun skal laves én gang. Du opsætter medlemskabet, konfigurerer faktureringen, integrerer kampdata — og så kører det af sig selv år efter år.
Det første år er tidsbesparelsen måske lidt mindre, fordi der er opstart og læring. Men fra år to er den fuldt udnyttet.
Se selv, hvor meget tid du kan spare
Interesseret i at se, hvor meget tid din idrætsforening kan spare?
- Udforsk Rubic Sport og alle de tidsbesparende moduler
- Test gratis, og se, hvordan kampimport, automatisk fakturering og app-funktionerne fungerer
- Spørg supporten, hvis du er i tvivl om, hvordan det fungerer i jeres situation
Det eneste, du har at tabe, er den tid, du bruger på manuelle opgaver i dag.