Föreningar och arrangörer är helt beroende av att få in medlemsavgiften för att kunna organisera allt från månatliga aktiviteter till större sammankomster, och inte minst för att kunna sprida information till medlemmar och volontärer. Därför är det ofta en stor utmaning när föreningar och arrangörer har svårt att få in medlemsavgiften.
En av anledningarna till att det kan vara svårt att få in medlemsavgiften är att många föreningar och arrangörer fortfarande använder föråldrade och oflexibla lösningar för att driva in den. I det här sammanhanget tänker vi särskilt på brev som skickas med posten.
Det går inte att sticka under stol med att fakturor som kommer med posten ibland försvinner bland andra papper på köksbänken eller någon annanstans i hemmet. Det har du säkert också varit med om. Och då vet du att det naturligtvis inte betyder att du inte hade tänkt betala – den blev bara bortglömd och försvann i kaoset.
Medlemsavgiften är din viktigaste intäkt. Läs mer om varför den kan vara avgörande för att ni ska kunna genomföra aktiviteter här.
– Processen har blivit mycket mer rationell
De Sandvigske Samlingers Venner är en vänförening knuten till Maihaugen i Lillehammer. Med sina 2 500 medlemskap är de en av Norges största vänföreningar för museer. Under flera år upplevde föreningen att det var svårt att få in medlemsavgiften från medlemmarna. En stor del av orsaken var att fakturorna skickades ut med posten. När det handlar om över 2 000 kuvert som packas för hand av flitiga fingrar är det inte konstigt att det var både tidskrävande och kostsamt.
2017 gick de över till Rubics digitala medlemsregister, och i dag skickas all information, även fakturor, till medlemmarna via sms eller e-post. – Processen har blivit mycket mer rationell, berättar Svend Strand, ordförande i De Sandvigske Samlingers Venner.
Vill du läsa mer om De Sandvigske Samlingers Venner och deras erfarenheter av Rubic? Här berättar Svend Strand om hur övergången till det digitala systemet gav en kraftigt ökad efterfrågan på och ett större intresse för specialvisningarna på Maihaugen.
Kommer posten fram?
En annan anledning till att det kan vara problematiskt att få in medlemsavgiften när fakturan skickas med posten är att folk har en tendens att flytta och byta adress. Om du någon gång har försökt skicka ut många brev på en gång vet du hur vanligt det är att en stor andel av breven kommer i retur. Oftast beror det på att mottagaren har flyttat och bytt adress. Och det säger sig självt att fakturan inte blir betald om den aldrig kom fram.
I föreningsarbete och när det gäller att organisera volontärer handlar mycket om ett bra kommunikationsflöde. Läs mer om hur Rubic kan hjälpa dig att nå ut till både medlemmar och volontärer här.
Få in medlemsavgiften med Rubic
Genom att uppgradera ett föråldrat medlemssystem kan du få in en betydligt större andel av medlemsavgifterna. Vi kan i stort sett garantera att du har tjänat in pengarna du lägger på övergången till ett nytt system redan vid det första fakturautskicket, helt enkelt för att betydligt fler faktiskt kommer ihåg att betala i tid.