Foreninger og arrangører er helt afhængige af at få kontingentet ind for at kunne organisere alt fra månedlige aktiviteter til større sammenkomster og ikke mindst for at kunne formidle information til medlemmer og frivillige. Derfor er det ofte en stor udfordring, når foreninger og arrangører kæmper med at få kontingentet ind.
En af grundene til, at det kan være svært at få kontingentet ind, er, at mange foreninger og arrangører stadig bruger forældede og ufleksible løsninger til at opkræve det. Her tænker vi især på brugen af breve med posten.
Det kan ikke skjules, at fakturaer, der kommer med posten, nogle gange forsvinder blandt andre papirer på køkkenbordet eller andre steder i hjemmet. Det har du helt sikkert også oplevet. Og så ved du, at det selvfølgelig ikke betyder, at du ikke havde planlagt at betale – den blev bare glemt og forsvandt i kaosset.
Kontingentet er din vigtigste indtægt. Læs mere om, hvorfor det kan være afgørende for, at I kan gennemføre aktiviteter, her.
– Processen er blevet meget mere rationel
De Sandvigske Samlingers Venner er en venneforening tilknyttet Maihaugen i Lillehammer. Med deres 2.500 medlemskaber er de en af Norges største museumsvenneforeninger. I flere år oplevede foreningen, at det var svært at få medlemmerne til at betale kontingentet. En stor del af årsagen var, at fakturaerne blev sendt ud med posten. Når der er tale om over 2.000 kuverter, der pakkes manuelt af flittige fingre, er det ikke så mærkeligt, at det var både tidskrævende og dyrt.
I 2017 gik de over til Rubics digitale medlemsregister, og i dag sendes al information, også fakturaer, til medlemmerne via sms eller e-mail. – Processen er blevet meget mere rationel, fortæller Svend Strand, formand for De Sandvigske Samlingers Venner.
Vil du læse mere om De Sandvigske Samlingers Venner og deres erfaringer med Rubic? Her fortæller Svend Strand om, hvordan overgangen til det digitale system gav en voldsom stigning i efterspørgslen og interessen for specialvisningerne på Maihaugen.
Når posten frem?
En anden grund til, at det kan være problematisk at få kontingentet ind, når fakturaen sendes med posten, er, at folk har en tendens til at flytte og skifte adresse. Hvis du nogensinde har prøvet at sende mange breve ud på én gang, ved du, hvor almindeligt det er, at en stor procentdel af brevene kommer retur. Som regel skyldes det, at modtageren er flyttet og har skiftet adresse. Og det siger sig selv, at fakturaen ikke bliver betalt, hvis den aldrig nåede frem.
I foreningsarbejde, og når det gælder organisering af frivillige, handler meget om et godt kommunikationsflow. Læs mere om, hvordan Rubic kan hjælpe dig med at nå ud til både medlemmer og frivillige, her.
Få kontingentet ind med Rubic
Ved at opgradere et forældet medlemssystem kan du få en langt større andel af kontingentet ind. Vi kan så godt som garantere dig, at du har tjent de penge, du bruger på overgangen til et nyt system, ind allerede ved den første fakturaudsendelse, simpelthen fordi langt flere faktisk vil huske at betale inden fristen.