Med god hjälp från World Cup Kvitfjell utvecklar Rubic nu en egen app för funktionärer och volontärer. Den ska göra det enklare att kommunicera med och organisera funktionärer och volontärer på evenemang. I lösningen ingår en egen ackrediteringsfunktion med namn och bild.
Ett bra verktyg för volontärer
Lillehammerregionen är ett område med många stora och små evenemang året runt, som Para-VM, World Cup Kvitfjell och World Cup Lillehammer. Evenemang som är beroende av stora mängder frivilliga funktionärer. Efter ungdoms-OS i Lillehammer 2016 såg evenemangsledningen ett behov av att göra detta bättre.
Vi såg behovet av att hitta ett funktionärssystem som klarade runt 500 volontärer. För oss är de frivilliga funktionärerna själva grunden. Det är viktigt att behandla dem väl och se till att kommunikationen alltid är så bra som möjligt.
Då föll det sig naturligt att prata med Rubic, eftersom de redan kommunicerade med många av distriktets idrottsföreningar, förklarar Stein B. Olsen på Visit Lillehammer, som också sitter i evenemangskommittén för World Cup Kvitfjell.
FOLKFEST: World Cup i Kvitfjell är en folkfest och viktig för Ringebu kommun. Bakom ligger tusentals volontärtimmar. (Foto: Stein B. Olsen)
Kommunikationsplattform
World Cup Kvitfjell är en del av Hafjell – Kvitfjell Alpin AS, som är teknisk arrangör för de stora evenemangen i samarbete med Norges Skiforbund. Det är evenemang med ett stort antal backpersonal, tidtagare, deltagarstöd, organisering med mera. Behovet av god kommunikation som når ut till dem som behöver den är stort och mycket viktigt för att allt ska fungera optimalt.
Med lärdomar från World Cup Kvitfjell och andra större evenemang ville vi ha ett system som kunde fungera lite som Facebook, där alla har en egen användare med namn och bild.
En plats för att bygga en kultur, där man både kan kommunicera som grupp och välja att kommunicera med enskilda personer eller ett urval, fortsätter Ole Kristian Kirkerud, verksamhetschef för Hafjell – Kvitfjell Alpin AS.
Spännande projekt
Anders Retterås, vid den tiden delägare och utvecklare på Rubic, nappade på idén. 2018 stod Rubic Funksjonær klart.
I det här systemet anmäler sig volontärerna till de områden och tider de önskar, samtidigt som arrangörerna kunde skicka e-post och sms till dem. Men vi såg att det inte skapade så mycket engagemang hos funktionärerna.
Kirkerud önskade en social plattform där alla inblandade kunde starta eller delta i en dialog. En plats som knöt samman funktionärerna som grupp, och där de inte bara fick information utan också själva deltog.
Peer Gynt-lekene använder Rubic
Inte bara för idrotten
Många av Rubics kunder är inte idrottsföreningar, även om det var där allt började. Därför vill de utveckla system som passar alla, även arrangörer av andra typer av evenemang och föreningar.
Vi börjar lite från början med den här appen, även om Rubic Funksjonær ligger i botten. Huvudfokus är kommunikation, men som med allt vi gör kommer nya funktioner att tillkomma efter hand som vi får feedback och önskemål från kunder och användare. Det är ofta på det sättet våra system utvecklas, fortsätter Retterås.
Ackrediteringslösning
Ett annat viktigt behov var ackreditering, inte mindre viktigt i dessa tider av smittspårning.
Tidigare har vi gjort det här manuellt och så enkelt som möjligt. Nya krav och nya tider gör att vi nu måste ha kontroll på alla som befinner sig inne på anläggningen. Vi tittade på internationella lösningar, men ville ju lösa även detta lokalt, så vi frågade Rubic om även detta kunde bli en del av systemet, utvecklar Kirkerud.
Det är ju egentligen två sidor av samma mynt, eftersom funktionärerna också ska registreras med namn och bild. Vi vill ligga i framkant; proaktiva och innovativa. Då är det extra roligt att vi får till det med en lokal aktör, fortsätter Olsen.
FIS har en version där man kan exportera data för att få med namn och bilder för att skriva ut ackrediteringskort. Dessa kan i sin tur hämtas in i den nya appen.
Utvecklas efter verkliga behov
Rune Solholm Bakken och Anders Retterås, som står bakom Rubic, är båda själva engagerade i idrotten. Detta, och att de lyssnar på all feedback och alla önskemål om nya funktioner från kunderna, är ofta det som driver utvecklingen av nya system och funktioner framåt.
Samarbetet med Rubic har varit väldigt bra hela vägen, och nu tar vi ett stort kliv framåt. Det här är en utpräglad win-win-situation, där vi samarbetar nära, lyssnar på varandra och samtidigt har en dialog från dem som känner av detta på riktigt till dem som utvecklar.
Vi har haft med alla led i organisationen, vilket gör att lösningen utvecklas efter verkliga behov. Att Rubic känner idrotten och vet vad det handlar om hjälper också, avslutar Kirkerud.